Cómo organizar un día de networking de golf sin improvisar
Un día de networking de golf combina rondas, conversaciones y una parte social, así que la coordinación empieza mucho antes de llegar al campo. Primero fija el campo, el programa y el número máximo de participantes; después organiza invitaciones, inscripciones y preferencias dietéticas. En la última semana se cierran los vuelos, el catering, los ponentes y el material. El día del evento, recepción, señalización, bebidas y café deben estar listos antes de que llegue el primer grupo.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el campo de golf
- 2
Registrar el programa y las rondas de golf
2 personas
- 3
Determinar el número de participantes
- 4
Redactar invitaciones
2 personas
- 5
Enviar invitaciones
- 6
Gestionar inscripciones
- 7
Recoger preferencias dietéticas
- 8
Enviar un recordatorio a los participantes
- 9
Hacer la distribución de los vuelos
2 personas
- 10
Encargar polos y acreditaciones
- 11
Confirmar el menú de catering
- 12
Confirmar a los ponentes y acompañantes
- 13
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 14
Imprimir la lista de participantes
- 15
Hacer la compra
2 personas
- 16
Comprobar el material de golf
2 personas
- 17
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
- 18
Crear señales de ruta y aparcamiento
- 19
Montar mesas y sillas
3 personas
- 20
Montar el mostrador de recepción
2 personas
- 21
Montar mesas de buffet y aperitivo
3 personas
- 22
Colgar la decoración
2 personas
- 23
Colocar carteles y señalización
2 personas
- 24
Enfriar las bebidas
2 personas
- 25
Montar el punto de café
2 personas
- 26
Preparar palos y pelotas de golf
2 personas
- 27
Repartir las tarjetas de puntuación
- 28
Dar briefing al equipo de recepción
Evento
- 29
Recepción de participantes
3 personas
- 30
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
- 31
Servir café de bienvenida
2 personas
- 32
Dar la bienvenida
- 33
Explicar las reglas del golf y la distribución de los flights
2 personas
- 34
Guiar los flights hacia los hoyos
4 personas
- 35
Rellenar las bebidas
2 personas
- 36
Montar el aperitivo de networking
3 personas
- 37
Servir aperitivos
3 personas
- 38
Recoger las tarjetas de puntuación
2 personas
- 39
Determinar los ganadores
2 personas
- 40
Abrir el bufé de la cena
3 personas
- 41
Reponer el buffet de cena
3 personas
- 42
Gestionar la entrega de premios
2 personas
- 43
Coordinar la velada de networking
3 personas
- 44
Rellenar las bebidas
2 personas
- 45
Coordinar la despedida y la salida
3 personas
Seguimiento
- 46
Recoger material de golf
3 personas
- 47
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 48
Retirar restos de comida y basura
3 personas
- 49
Lavar la vajilla
3 personas
- 50
Limpiar el lugar
3 personas
- 51
Retirar la decoración
2 personas
- 52
Devolver el material prestado
2 personas
- 53
Registrar objetos perdidos
- 54
Enviar mensaje de agradecimiento
- 55
Compartir fotos con los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas altascant. 8
- Mesas de comedorcant. 6
- Sillascant. 50
- Mostrador de recepción
- Carpa plegablecant. 2
Vajilla
- Platoscant. 60
- Platos de postrecant. 60
- Tazas de cafécant. 50
- Vasos para aguacant. 60
- Copas de vinocant. 60
- Cubiertoscant. 60
- Bandejas para servircant. 12
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas para mantener calientecant. 6
- Micrófono
- Altavoz portátil
Material deportivo
- Set de palos de golfcant. 8
- Pelotas de golfcant. 80
- Tés de golfcant. 200
- Tarjetas de puntuacióncant. 60
- Lápicescant. 60
Decoración
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Manteles runnerscant. 8
- Arreglos floralescant. 6
- Globoscant. 80
- Troféos de premiocant. 3
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Cubos de limpiezacant. 2
- Escobascant. 2
- Limpiacristalescant. 2
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de cocinacant. 4
- Pinzas de servircant. 8
- Cubiterascant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Reserva el campo antes de enviar las invitaciones y define desde el principio cuántas rondas y participantes admite el programa. Si esperas cambios, fija una fecha límite de inscripción para poder cerrar la distribución de los vuelos con tiempo.
- Envía un recordatorio entre 5 y 7 días antes y pide en ese momento las preferencias dietéticas que falten. Así puedes confirmar el menú de catering sin llamar uno por uno a los asistentes.
- Prepara la distribución de los vuelos y las tarjetas de nombre como documentos separados, y lleva una lista de participantes impresa en recepción. Los cambios de última hora son más fáciles de resolver cuando no dependes de una sola pantalla.
- Comprueba el pronóstico del tiempo 48 horas antes y decide dónde colocar la carpa plegable, las mesas y la recepción si llueve. Las señales de ruta y aparcamiento deben colocarse antes de abrir el mostrador, no cuando ya estén llegando los invitados.
- Enfría las bebidas y monta el punto de café antes de la primera ronda, calculando al menos 2 tazas por persona para la parte de recepción. Revisa también palos, pelotas, tees, tarjetas de puntuación y lápices para evitar interrupciones durante el juego.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que reservar un campo para un día de networking de golf?
- Haz la reserva al menos 8-12 semanas antes, sobre todo si necesitas varias rondas o un programa cerrado. Confirma por escrito los horarios, el número máximo de jugadores y las condiciones para modificar participantes.
- ¿Cuándo debo enviar las invitaciones para un networking de golf?
- Envíalas entre 4 y 6 semanas antes del evento e incluye una fecha límite de inscripción. Cierra la lista definitiva 7 días antes para preparar vuelos, nombres, catering y tarjetas de puntuación.
- ¿Cuántos participantes caben en cada vuelo de golf?
- Un vuelo suele estar formado por 4 jugadores, así que divide el número confirmado de participantes en grupos de cuatro. Si sobra una persona, decide antes del evento si tendrá un vuelo de tres o si ajustarás otro grupo según el programa del campo.
- ¿Cuándo hay que confirmar el catering y las preferencias dietéticas?
- Recoge las preferencias dietéticas al inscribirse y confirma el menú con el proveedor entre 7 y 10 días antes. Guarda una lista final en recepción para que el equipo pueda identificar rápidamente las opciones especiales.
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