Organiser une journée portes ouvertes au camping

Une journée portes ouvertes au camping se prépare d’abord comme une visite guidée, puis comme une journée d’accueil. Commencez par fixer la date, les horaires et le programme avant de réserver le matériel ou de communiquer. Les inscriptions vous donnent une estimation des visiteurs, des besoins alimentaires et du nombre de bénévoles à prévoir. Gardez enfin du temps pour contrôler le site, les livraisons, la signalétique et la météo : ce sont les points qui bloquent le plus souvent la veille.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Vérifier le lieu d’ouverture
2 personnes
3
Composer le programme des activités
2 personnes
4
Faire les réservations de matériel
5
Vérifier les autorisations et les déclarations
6
Planifier les livraisons pour le site
7
Concevoir les invitations
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Ouvrir le formulaire d’inscription
10
Publier des messages promotionnels
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Répartir les bénévoles
2 personnes
14
Confirmer les fournisseurs
15
Vérifier les prévisions météo
16
Établir la liste définitive des visiteurs
2 personnes
17
Imprimer le déroulé
18
Créer les panneaux d'itinéraire et de stationnement
2 personnes
19
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
20
Vérifier le matériel d'activités
2 personnes
21
Vérifier la liste des courses
22
Faire les courses
3 personnes
23
Refroidir les boissons
2 personnes
24
Stocker les aliments à conservation longue
2 personnes
25
Inspecter le site
2 personnes
26
Monter les tentes de réception
4 personnes
27
Installer les tables et les chaises
4 personnes
28
Créer un espace de présentation sans scène
2 personnes
29
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
30
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
31
Baliser le parking
2 personnes
32
Suspendre la décoration
3 personnes
33
Installer les panneaux d'information
2 personnes
34
Installer les stands d’activités
4 personnes
35
Installer le point café et thé
2 personnes
36
Installer le buffet
3 personnes
37
Remplir les glacières
2 personnes
38
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
39
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
40
Tester le son et le micro
2 personnes
41
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes
42
Faire le briefing de l’équipe activité
4 personnes
43
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes

Événement

44
Accueillir les visiteurs
4 personnes
45
Cocher les inscriptions
2 personnes
46
Présenter le programme
2 personnes
47
Assurer les visites guidées
3 personnes
48
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
49
Faire la démonstration des équipements de camping
2 personnes
50
Servir des amuse-bouches
3 personnes
51
Servir le café et le thé
2 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Rassembler les déchets
2 personnes
54
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
55
Accompagner le barbecue
3 personnes
56
Mettre les plats végétariens à part
57
Allumer l’éclairage du soir
2 personnes
58
Informer les visiteurs de la fermeture
2 personnes
59
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes

Suivi

60
Finaliser la nourriture et les boissons
2 personnes
61
Démonter le matériel d’activités
4 personnes
62
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
63
Démonter les tentes de fête
4 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
66
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
67
Nettoyer le site
4 personnes
68
Vérifier et nettoyer les toilettes
2 personnes
69
Ranger l'éclairage
2 personnes
70
Retirer les panneaux et les décorations
2 personnes
71
Inventorier le matériel
2 personnes
72
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
73
Stocker les restes alimentaires
2 personnes
74
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tables hautesqté 6
Tables de buffetqté 4
Nappesqté 14
Poteaux de balisageqté 12

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 120
Bols réutilisablesqté 80
Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 80
Couvertsqté 120
Assiettes de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Louches à soupeqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Barbecuesqté 2
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Bougies de tableqté 4

Équipement

Système de sonorisation mobile
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Lampes LEDqté 6
Lampes de pocheqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 150
Pompe à ballonsqté 2
Panneau d’accueil
Panneaux d'informationqté 8
Panneaux en ardoiseqté 6

Matériel de sport

Ballons de footballqté 4
Jeu de kubbqté 2
Frisbeesqté 10
Cordes à sauterqté 8
Cônesqté 20
Craie de trottoirqté 12
Tapis de jeuqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balaiqté 4
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Chiffons microfibresqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Gel désinfectantqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez les horaires avant de concevoir les invitations : prévoyez notamment un créneau d’accueil, les visites du camping, les activités et le moment de clôture. Un programme imprimé évite que les bénévoles donnent des informations différentes.
Ouvrez les inscriptions assez tôt pour obtenir une liste fiable des visiteurs et recueillir les besoins alimentaires. Arrêtez une date de clôture quelques jours avant l’événement afin de pouvoir ajuster les achats, les badges et les places assises.
Réservez le matériel après avoir estimé l’affluence : tentes, tables, chaises et tables de buffet doivent être confirmées avec les livraisons. Vérifiez aussi les rallonges, multiprises et microphones, car leur absence se découvre souvent au moment de l’installation.
Préparez l’arrivée avant le jour J avec des panneaux d’itinéraire et de stationnement visibles depuis l’entrée. Répartissez les bénévoles entre l’accueil, les visites, les activités et le buffet, plutôt que de laisser une seule personne gérer toutes les questions.
Faites une inspection complète du site la veille : accès, éclairage, branchements, zones d’activités et emplacement des tentes. Consultez les prévisions météo à ce moment-là et gardez une solution claire pour les activités en cas de pluie ou de vent.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il préparer une journée portes ouvertes au camping ?: Commencez l’organisation au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Les autorisations, les réservations de matériel, les invitations et les inscriptions doivent être lancées dans cet ordre pour disposer d’une estimation fiable des visiteurs.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes ?: Envoyez-les environ 4 semaines avant l’événement et laissez le formulaire d’inscription ouvert pendant 2 à 3 semaines. Fixez ensuite la liste définitive quelques jours avant la journée pour préparer les badges, les achats et les équipes.
Combien de bénévoles prévoir pour une journée portes ouvertes au camping ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour les visites et 1 pour les activités, puis ajoutez une personne par zone très fréquentée. Pour 50 visiteurs, une équipe de 5 à 6 bénévoles permet généralement de couvrir les rotations et les pauses.
Que vérifier la veille d’une journée portes ouvertes au camping ?: Contrôlez le site, les accès, la signalétique, les livraisons, le matériel d’activités et les branchements électriques. Vérifiez aussi les prévisions météo, refroidissez les boissons et imprimez le déroulé au plus tard la veille.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.