Camping-Tag der offenen Tür organisieren
Ein Camping-Tag der offenen Tür braucht mehr als ein ansprechendes Programm. Besucher müssen ankommen, parken, sich orientieren und mehrere Aktivitäten ohne Wartechaos ausprobieren können. Beginne deshalb mit Datum, Startort und Ablauf, bevor du Material reservierst oder Einladungen verschickst. Plane außerdem früh für Genehmigungen, Lieferungen, Helfer und eine wetterfeste Alternative. Die letzten Kontrollen entscheiden, ob der Tag auf dem Gelände ruhig und sicher läuft.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Startort prüfen
2 Personen
- 3
Aktivitätsprogramm zusammenstellen
2 Personen
- 4
Materialreservierungen erstellen
- 5
Genehmigungen und Meldungen prüfen
- 6
Lieferungen für das Gelände planen
- 7
Einladungen gestalten
- 8
Einladungen verschicken
2 Personen
- 9
Anmeldeformular öffnen
- 10
Werbebeiträge veröffentlichen
- 11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 12
Ernährungswünsche erfassen
- 13
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 14
Lieferanten bestätigen
- 15
Wettervorhersage prüfen
- 16
Endgültige Besucherliste erstellen
2 Personen
- 17
Drehbuch ausdrucken
- 18
Route- und Parkschilder erstellen
2 Personen
- 19
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 20
Aktivitätsmaterial kontrollieren
2 Personen
- 21
Einkaufsliste prüfen
- 22
Einkaufen gehen
3 Personen
- 23
Getränke kühlen
2 Personen
- 24
Lebensmittel haltbar lagern
2 Personen
- 25
Gelände inspizieren
2 Personen
- 26
Partyzelte aufbauen
4 Personen
- 27
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 28
Präsentationsraum ohne Bühne einrichten
2 Personen
- 29
Empfangstheke einrichten
2 Personen
- 30
Wegweiser aufstellen
2 Personen
- 31
Parkplatz markieren
2 Personen
- 32
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 33
Infotafeln aufstellen
2 Personen
- 34
Aktivitätsstationen aufbauen
4 Personen
- 35
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
- 36
Buffet aufbauen
3 Personen
- 37
Kühlboxen füllen
2 Personen
- 38
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
- 39
Müllstationen aufstellen
2 Personen
- 40
Ton und Mikrofon testen
2 Personen
- 41
Briefing für das Empfangsteam geben
3 Personen
- 42
Briefing für das Aktivitätsteam geben
4 Personen
- 43
Letzte Sicherheitsrunde durchführen
2 Personen
Event
- 44
Besucher empfangen
4 Personen
- 45
Anmeldungen abhaken
2 Personen
- 46
Programm vorstellen
2 Personen
- 47
Führungen durchführen
3 Personen
- 48
Kinderaktivitäten betreuen
4 Personen
- 49
Campingausstattung vorführen
2 Personen
- 50
Snacks servieren
3 Personen
- 51
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 52
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 53
Abfall sammeln
2 Personen
- 54
Buffet auffüllen
3 Personen
- 55
Grill begleiten
3 Personen
- 56
Vegetarische Gerichte getrennt halten
- 57
Abendbeleuchtung einschalten
2 Personen
- 58
Besucher über Schließung informieren
2 Personen
- 59
Die letzten Besucher verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 60
Essen und Getränke abschließen
2 Personen
- 61
Material für Aktivitäten abbauen
4 Personen
- 62
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
- 63
Partyzelte abbauen
4 Personen
- 64
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 65
Kühlboxen leeren und reinigen
2 Personen
- 66
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
- 67
Gelände reinigen
4 Personen
- 68
Toiletten überprüfen und reinigen
2 Personen
- 69
Beleuchtung abbauen
2 Personen
- 70
Schilder und Dekoration entfernen
2 Personen
- 71
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 72
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 73
Übrig gebliebenes Essen lagern
2 Personen
- 74
Fundgegenstände registrieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 3
- KlappischeAnz. 10
- KlappstühleAnz. 80
- StehtischeAnz. 6
- BuffetischeAnz. 4
- TischdeckenAnz. 14
- AbsperrpfostenAnz. 12
Geschirr
- Mehrweg-TellerAnz. 120
- Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 80
- Wiederverwendbare BecherAnz. 180
- KaffeetassenAnz. 80
- BestecksetsAnz. 120
- ServiertellerAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
- SuppenkellenAnz. 4
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- GrillsAnz. 2
- KühlboxenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- TischanzünderAnz. 4
Ausstattung
- Mobiles Soundsystem
- FunkmikrofoneAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 8
- LED-LampenAnz. 6
- TaschenlampenAnz. 6
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 12
- BallonsAnz. 150
- BallonpumpeAnz. 2
- Willkommensschild
- InfotafelnAnz. 8
- KreidetafelnAnz. 6
Sportmaterial
- FußbälleAnz. 4
- Kubb-SpielAnz. 2
- FrisbeesAnz. 10
- SpringseileAnz. 8
- KegelAnz. 20
- KreideAnz. 12
- SpielteppichAnz. 3
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 10
- BesenAnz. 4
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 4
- MikrofasertücherAnz. 20
- HandseifenspenderAnz. 6
- DesinfektionsgelAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege zuerst den Zeitplan fest: Plane einen klaren Startpunkt, feste Programmblöcke und Übergänge zwischen den Aktivitäten. So kannst du später Helfer, Durchsagen, Beschilderung und Material passend einteilen.
- Öffne die Anmeldung früh genug, um Ernährungswünsche und die endgültige Besucherzahl zu erfassen. Schließe die Liste einige Tage vor dem Termin, damit Verpflegung, Namensschilder und Sitzplätze nicht nur nach Schätzung geplant werden.
- Prüfe Genehmigungen, Meldungen und Lieferungen spätestens mehrere Wochen vor dem Termin. Besonders bei Zelten, Grills, Stromkabeln oder einer Besucherroute entstehen Verzögerungen, wenn Zuständigkeiten erst kurz vorher geklärt werden.
- Plane die Ankunft als eigenen Ablauf: Route-, Park- und Zugangsschilder sollten vor dem Aufbau fertig sein. Absperrpfosten helfen dabei, Fahrwege, Aktivitätsflächen und Bereiche für Lieferungen sichtbar zu trennen.
- Mache am Vortag eine Geländekontrolle und am Veranstaltungstag eine zweite kurze Prüfung. Kontrolliere dabei Aktivitätsmaterial, Strom, Kühlung, Beleuchtung und die Wetterlage; ein ausgedrucktes Drehbuch bleibt verfügbar, falls Technik oder Mobilfunk ausfallen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Camping-Tag der offenen Tür planen?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm, Genehmigungen und Materialreservierungen. Einladungen und Anmeldungen können danach starten; die endgültige Besucherzahl sollte einige Tage vor dem Termin feststehen.
- Wie viele Helfer braucht ein Camping-Tag der offenen Tür?
- Plane mindestens eine verantwortliche Person pro Aktivitätsbereich, zusätzlich Helfer für Empfang, Parken und Verpflegung. Bei fünf Aktivitätsstationen sind damit meist mindestens 8 bis 10 Personen sinnvoll, damit niemand dauerhaft allein bleibt.
- Wann sollte man Getränke und Lebensmittel vorbereiten?
- Kühle Getränke am Vortag und lagere verderbliche Lebensmittel bis zur Ausgabe haltbar. Prüfe am Veranstaltungstag frühzeitig Kühlboxen, Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Grillzubehör, damit fehlendes Material noch vor dem Besucherstart auffällt.
- Was braucht ein Camping-Tag der offenen Tür bei schlechtem Wetter?
- Lege spätestens eine Woche vorher fest, welche Programmpunkte unter Partyzelte verlegt oder abgesagt werden. Prüfe am Vortag die Wettervorhersage und halte Beleuchtung, Verlängerungskabel, trockene Lagerflächen sowie einen angepassten Besucherweg bereit.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!