Organiser une journée portes ouvertes dans une ferme pédagogique

Une journée portes ouvertes réussie commence par un parcours clair, des horaires réalistes et une équipe répartie sur chaque zone. Avant d’inviter le public, vérifiez les autorisations, les enclos, les toilettes, les points d’alimentation et les besoins des animaux. Prévoyez ensuite l’accueil, les activités, les ravitaillements et le rangement, dans cet ordre. Ce plan vous aide à coordonner les 71 tâches et les 64 éléments nécessaires sans attendre la dernière semaine pour régler les détails pratiques.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
2
Vérifier les autorisations et les déclarations
3
Informer le soin des animaux
4
Recruter des bénévoles
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Publier la journée portes ouvertes en ligne
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Réserver la livraison des courses
10
Vérifier les toilettes
11
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
12
Vérifier les enclos des animaux
2 personnes
13
Définir le parcours des visiteurs
2 personnes
14
Créer le programme et le plan
2 personnes
15
Établir le planning des bénévoles
16
Vérifier le matériel d'activités
2 personnes
17
Vérifier les stocks de nourriture pour animaux
18
Commander la liste de courses
19
Réceptionner les courses
2 personnes
20
Stocker les denrées non périssables
2 personnes
21
Mettre les produits réfrigérés au frais
2 personnes
22
Préparer la décoration
2 personnes
23
Faire des badges pour les bénévoles
24
Vérifier les prévisions météo
25
Inspecter le site
2 personnes
26
Nourrir les animaux
2 personnes
27
Monter les tentes de réception
4 personnes
28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
29
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
30
Aménager les tables de catering
3 personnes
31
Mettre les boissons au frais
2 personnes
32
Mettre en place le coin café et thé
2 personnes
33
Préparer les en-cas
3 personnes
34
Préparer les portions de nourriture pour animaux
2 personnes
35
Aménager un coin câlins en toute sécurité
2 personnes
36
Installer les activités pour enfants
3 personnes
37
Placer les panneaux d’information
2 personnes
38
Installer les flèches d'orientation
2 personnes
39
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
40
Tester le système de sonorisation
2 personnes
41
Briefer les bénévoles
3 personnes
42
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

43
Accueillir les visiteurs
3 personnes
44
Annoncer le programme
45
Accompagner les visites guidées
3 personnes
46
Encadrer le nourrissage des animaux
3 personnes
47
Encadrer le coin câlins
2 personnes
48
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
49
Servir le café et le thé
2 personnes
50
Servir des amuse-bouches
2 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Vider les poubelles
2 personnes
53
Vérifier les toilettes
54
Contrôler le terrain et les animaux
2 personnes
55
Annoncer le dernier élément du programme
56
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
57
Isoler et nourrir les animaux
2 personnes

Suivi

58
Clôturer le catering
3 personnes
59
Rassembler la vaisselle
3 personnes
60
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
61
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
62
Démonter les tentes de fête
4 personnes
63
Nettoyer le site
3 personnes
64
Faire la vaisselle
2 personnes
65
Contrôler les produits réfrigérés
66
Retirer la décoration
2 personnes
67
Rapporter le matériel
2 personnes
68
Rendre les articles empruntés
2 personnes
69
Ranger le stock restant
70
Réévaluer les enclos des animaux
2 personnes
71
Nettoyer les sanitaires en profondeur
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 60
Tables hautesqté 4
Accueil
Portants à vêtementsqté 2
Couverturesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pincesqté 8

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Système de sonorisation
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 4
Piles rechargeablesqté 16
Caisse à espèces
Terminal de paiement
Batteries externesqté 3

Cuisine

Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Verres doseursqté 3
Pains de glaceqté 20
Thermomètres de réfrigérationqté 4
Boîtes repasqté 12
Bouteilles isothermesqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Nappesqté 12
Badges nominatifsqté 40
Panneaux en ardoiseqté 8
Marqueursqté 12
Affiches du programmeqté 20
Plansqté 150
Flèches de directionqté 20
Ruban de masquageqté 6
Attaches-câblesqté 200

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes à pilesqté 8

Matériel de sport

Jeu de lancer en boisqté 2
Cerceauxqté 10
Balles souplesqté 12
Cordes à sauterqté 8
Coloriagesqté 150
Crayons de couleurqté 10
Cartes quiz sur les animauxqté 100
Bacs à eauqté 6
Barrièresqté 12
Gants de travailqté 12

Catering

Courses

Nettoyage

Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Poubellesqté 10
Gantsqté 12
Porte-essuie-tout en papierqté 4

Conseils

Fixez les horaires avant toute communication, puis construisez le planning des bénévoles autour des moments d’affluence. Prévoyez au moins une personne à l’accueil, une par zone d’activité et un responsable capable de gérer les imprévus.
Dessinez le parcours des visiteurs avant d’installer les tables, les tentes et la sonorisation. Gardez les passages vers les enclos dégagés et placez les panneaux aux changements de direction, pas seulement à l’entrée.
Ne commandez pas les courses au dernier moment : réservez la livraison plusieurs jours à l’avance et prévoyez une zone distincte pour les produits non périssables et les produits réfrigérés. Contrôlez les quantités dès la réception pour éviter de manquer de gobelets, d’assiettes ou de boissons chaudes.
Vérifiez le matériel au moins 48 heures avant l’ouverture, notamment les machines à café, bouilloires, rallonges, multiprises, glacières et microphone. Testez chaque branchement sur place plutôt que de découvrir un problème au moment de l’accueil.
Faites une inspection complète du site la veille et consultez les prévisions météo le même jour. Les tentes, les tables, les chaises, les badges des bénévoles et les solutions de rangement doivent être prêts avant l’arrivée du public, pas pendant les premières visites.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes à la ferme ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour fixer la date, vérifier les autorisations, recruter les bénévoles et publier les invitations. Gardez les 7 derniers jours pour les contrôles du site, les courses, le programme et les derniers ajustements.
Combien de bénévoles faut-il pour une journée portes ouvertes dans une ferme pédagogique ?: Le nombre dépend du parcours et du nombre d’activités, mais prévoyez au minimum 1 personne à l’accueil, 1 responsable des animaux et 1 bénévole par zone ouverte au public. Ajoutez 2 personnes pour les pauses, le ravitaillement et les imprévus.
Quand faut-il vérifier les enclos et les toilettes avant l’événement ?: Faites une première vérification environ une semaine avant pour repérer les réparations ou le nettoyage nécessaires. Réalisez ensuite une inspection finale la veille, puis un dernier tour 1 à 2 heures avant l’ouverture.
Quelle quantité de vaisselle prévoir pour une journée portes ouvertes ?: Prévoyez au moins 1 gobelet, 1 assiette et 1 jeu de couverts par visiteur attendu, puis ajoutez 10 à 15 % de réserve. Si le public reste plusieurs heures, augmentez surtout le stock de gobelets et de tasses à café.

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