Tag der offenen Tür organisieren: der praktische Ablauf

Bei einem Tag der offenen Tür entscheidet nicht nur das Programm über den Ablauf, sondern vor allem die Besucherführung. Lege zuerst Ziel, Öffnungszeit, Räume und Zugang fest, bevor du Einladungen verschickst oder Material bestellst. Danach folgen Anmeldungen, Helferplan, Beschilderung und Verpflegung. Plane spätestens am Vortag einen Rundgang durch den Veranstaltungsort ein: Dabei fallen fehlende Namensschilder, unklare Wege oder nicht geprüfte Aktivitätsmaterialien noch rechtzeitig auf.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Programm finalisieren
2 Personen
2
Ort und Zugang bestätigen
3
Möbelreservierungen vornehmen
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Anmeldungen bearbeiten
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Freiwillige bestätigen
8
Freiwilligeneinsätze einteilen
9
Aktivitätenbetreuer bestätigen
10
Genehmigungen und Absprachen prüfen
11
Veranstaltungsort im Voraus besichtigen
2 Personen
12
Einen Lageplan für den Aufbau erstellen
2 Personen
13
Beschilderung entwerfen
14
Programmflyer gestalten
15
Besucherliste vorbereiten
16
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
17
Informationsblätter sammeln
2 Personen
18
Aktivitätsmaterial kontrollieren
2 Personen
19
Dekoration vorbereiten
3 Personen
20
Vorratskisten zusammenstellen
2 Personen
21
Einkaufen gehen
2 Personen
22
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
23
Frischprodukte kontrollieren
2 Personen
24
Snacks vorbereiten
4 Personen
25
Allergene bei Gerichten kennzeichnen
2 Personen
26
Getränke kalt stellen
2 Personen
27
Werkzeuge und Kabel kontrollieren
2 Personen
28
Geräte aufladen
29
Wettervorhersage prüfen
30
Indoor-Alternative bereithalten
3 Personen
31
Location reinigen
3 Personen
32
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
33
Informationstische einrichten
3 Personen
34
Empfangstheke einrichten
2 Personen
35
Cateringbuffet aufbauen
4 Personen
36
Aktivitätsecken aufbauen
5 Personen
37
Dekoration aufhängen
3 Personen
38
Beschilderung anbringen
2 Personen
39
Beleuchtung testen
2 Personen
40
Sichere Laufwege freiräumen
2 Personen
41
Toiletten kontrollieren
2 Personen
42
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

43
Empfangstheke besetzen
2 Personen
44
Besucher begrüßen
2 Personen
45
Programm verteilen
2 Personen
46
Namensschilder verteilen
2 Personen
47
Eröffnung ankündigen
48
Besucher zu Aktivitäten begleiten
3 Personen
49
Kreative Aktivität begleiten
2 Personen
50
Spielaktivitäten betreuen
3 Personen
51
Informationen bereitstellen
3 Personen
52
Kinder bei Aktivitäten betreuen
3 Personen
53
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
54
Snacks servieren
3 Personen
55
Getränke nachfüllen
2 Personen
56
Buffet ordentlich halten
2 Personen
57
Mülleimer leeren
2 Personen
58
Toiletten zwischendurch kontrollieren
59
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
60
Abendprogramm ankündigen
61
Letzte Runde servieren
2 Personen
62
Besucher freundlich verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

63
Material für Aktivitäten sammeln
3 Personen
64
Dekoration entfernen
3 Personen
65
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
66
Geschirr abwaschen
3 Personen
67
Kühlboxen leeren und reinigen
2 Personen
68
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
69
Küche reinigen
3 Personen
70
Toiletten reinigen
2 Personen
71
Location reinigen
4 Personen
72
Fundsachen sammeln
73
Materialien zurückbringen
2 Personen
74
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
75
Restbestand verstauen
2 Personen
76
Teilnehmerdaten sicher aufbewahren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 12
StühleAnz. 80
BarhockerAnz. 8
TischdeckenAnz. 12
PartyzelteAnz. 2
KleiderständerAnz. 2
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 180
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 150
DesserttellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 150
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 8

Catering

KühlboxenAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 4
BuffetbehälterAnz. 8
BrotkörbeAnz. 6
KuchenständerAnz. 4
GetränkespenderAnz. 4
ServiettenhalterAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 4
BrotmesserAnz. 3
RührschüsselnAnz. 6
MessbecherAnz. 3
OfenblecheAnz. 6
PfannenAnz. 2
AluminiumfolieAnz. 2

Ausstattung

WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
PowerbanksAnz. 4
PinnwändeAnz. 4

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 6
BatterielaternenAnz. 6

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
BallonsAnz. 150
BlumenarrangementsAnz. 6
Fotowand
WegweiserAnz. 12
NamensschildhalterAnz. 4

Sportmaterial

Tischfußballspiel
Cornhole-Brettset
BälleAnz. 12
ReifenAnz. 8
KegelAnz. 20
SpringseileAnz. 8
SpieleAnz. 12
BasteltischdeckenAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
Staubsauger
BesenAnz. 3
MülleimerAnz. 4
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8
HandseifenspenderAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 4
Erste-Hilfe-Koffer
FeuerlöscherAnz. 2

Informationen

Empfangstresen
KlemmbretterAnz. 6
StifteAnz. 30
NamensschilderAnz. 150
ProgrammschilderAnz. 6
MenükartenAnz. 6
ProspektständerAnz. 8
ArmbänderAnz. 150

Einkäufe

Einkäufe

Tipps

Schließe das Programm mindestens 3 bis 4 Wochen vorher ab. Plane feste Zeitfenster für Führungen und Aktivitäten ein und versehe den Programmflyer mit Startzeiten, damit sich Besucher nicht an einer einzigen Station sammeln.
Bestätige Zugang, Genehmigungen und Möbel frühzeitig und erstelle einen Lageplan für den Aufbau. Markiere darin Eingang, Informationspunkt, Sitzplätze, Aktivitätsbereiche, Buffet und Ausgänge; so stehen Tische, Stühle und Beschilderung am Veranstaltungstag nicht im Weg.
Teile freiwillige Helfer spätestens 7 Tage vorher konkreten Einsätzen zu. Besetze besonders Eingang, Information, Aktivitäten und Verpflegung jeweils mit einer verantwortlichen Person und halte Ersatzkontakte bereit.
Bereite eine Besucherliste, Namensschilder und Informationsblätter in getrennten Vorratskisten vor. Rechne pro erwarteten Besucher mit einem Namensschild und lege mindestens 10 Prozent Reserve an, weil Nachzügler und falsch ausgefüllte Schilder sonst schnell zum Engpass werden.
Kennzeichne Allergene direkt an jedem Gericht und trenne haltbare Vorräte von Frischprodukten. Kontrolliere Snacks, Kuchen, Getränke, Mehrwegbecher, Teller und Besteck am Vortag; frische Speisen sollten erst am Veranstaltungstag vorbereitet oder ausgegeben werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Tag der offenen Tür planen?: Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Ort, Programm und Genehmigungen. Einladungen und Anmeldungen können anschließend 3 bis 4 Wochen vor dem Termin starten.
Wie viele Helfer braucht man für einen Tag der offenen Tür?: Plane mindestens eine verantwortliche Person pro Bereich ein: Eingang, Information, Aktivitäten und Verpflegung. Bei vier Bereichen sind das mindestens 4 Helfer gleichzeitig; für Pausen und Ausfälle solltest du 2 bis 3 zusätzliche Personen einteilen.
Was muss man am Tag vor dem Tag der offenen Tür erledigen?: Gehe den Veranstaltungsort einmal vollständig ab, stelle Möbel und Beschilderung nach Lageplan bereit und prüfe Aktivitätsmaterial sowie Vorratskisten. Namensschilder, Informationsblätter und haltbare Getränke sollten spätestens am Vorabend fertig sortiert sein.
Wie viel Essen und Getränke braucht man beim Tag der offenen Tür?: Rechne für das erste Aufenthaltsstündchen mit 2 bis 3 Getränken pro Person und biete zusätzlich Wasser an. Bei Snacks genügen meist 2 bis 3 kleine Portionen pro Besucher; plane bei offenen Einladungen etwa 10 bis 15 Prozent Reserve ein.

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