Organiser une journée frères et sœurs sans rien oublier

Une journée frères et sœurs demande surtout une bonne coordination entre les inscriptions, les activités et les repas. Commencez par fixer la date, le programme et le lieu, puis laissez assez de temps pour recueillir les réponses et les besoins alimentaires. Les jeux, la répartition des équipes et le matériel se préparent ensuite à partir du nombre réel de participants. La veille, concentrez-vous sur les achats frais, les boissons, les portions et l’installation prévue le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Choisir les activités et les jeux
3 personnes
4
Créer les invitations
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
8
Envoyer un rappel aux participants
9
Imprimer la liste des participants
10
Établir la répartition des équipes
2 personnes
11
Vérifier le matériel d'activités
2 personnes
12
Vérifier la liste des courses
2 personnes
13
Faire les courses
3 personnes
14
Acheter des produits frais
2 personnes
15
Refroidir les boissons
2 personnes
16
Préparer les en-cas
3 personnes
17
Préparer le dîner
4 personnes
18
Mettre les portions végétariennes de côté
2 personnes
19
Installer les tables et les chaises
4 personnes
20
Marquer les zones d'activités
3 personnes
21
Installer les tentes de fête
4 personnes
22
Suspendre la décoration
3 personnes
23
Installer l'éclairage
3 personnes
24
Brancher la musique
2 personnes
25
Aménager le stand d’information
2 personnes
26
Préparer les kits de bienvenue
2 personnes
27
Préparer le matériel de jeu
4 personnes
28
Aménager l’espace photo
2 personnes
29
Vérifier les toilettes
30
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
31
Faire une ronde de sécurité
2 personnes
32
Faire le briefing d’équipe
4 personnes

Événement

33
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
34
Enregistrer les participants
2 personnes
35
Distribuer les kits de bienvenue
2 personnes
36
Présenter le programme
2 personnes
37
Animer le jeu de présentation
3 personnes
38
Encadrer les jeux d'équipe
6 personnes
39
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
40
Servir les fruits et les en-cas
2 personnes
41
Encadrer les activités de jeu libre
4 personnes
42
Prendre des photos
43
Servir le dîner
4 personnes
44
Servir les repas adaptés
2 personnes
45
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
46
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
47
Expliquer le jeu du soir
2 personnes
48
Animer le jeu du soir
5 personnes
49
Animer la musique et la danse
2 personnes
50
Servir le dessert
3 personnes
51
Organiser les adieux et les remerciements
2 personnes
52
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
53
Faire partir les participants en toute sécurité
3 personnes

Suivi

54
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
55
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
56
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
57
Démonter les tentes de fête
4 personnes
58
Retirer la décoration
3 personnes
59
Éteindre l’équipement
2 personnes
60
Faire la vaisselle
3 personnes
61
Nettoyer la cuisine
3 personnes
62
Nettoyer le site
4 personnes
63
Nettoyer les toilettes
2 personnes
64
Fermer le lieu
2 personnes
65
Rapporter le matériel
2 personnes
66
Rendre les articles empruntés
2 personnes
67
Archiver les photos et les documents
68
Rappeler pour les objets trouvés
69
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 48
Tables de bièreqté 4
Nappesqté 8
Tables de buffetqté 3
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 55
Bols réutilisablesqté 55
Gobelets réutilisablesqté 70
Couteauxqté 55
Fourchettesqté 55
Cuillèresqté 55
Louchesqté 8
Petits bolsqté 12
Plateaux de serviceqté 6
Carafes d’eauqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Papier aluminiumqté 2

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Piles rechargeablesqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 6
Lampes de pocheqté 4

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandes de fanionsqté 8
Panneau d’accueil
Marqueursqté 12
Ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 6
Cordeqté 2

Matériel de sport

Ballons de footballqté 4
Balles souplesqté 8
Frisbeesqté 6
Cerceauxqté 8
Cônesqté 24
Cordes à sauterqté 8
Gobelets d’eau pour les jeuxqté 20
Craie de trottoirqté 12
Corde de tir à la corde
Masquesqté 10
Puzzlesqté 6
Cartes de jeuqté 4
Jeux de sociétéqté 8
Sachets de prixqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 6
Pinces à déchetsqté 2
Seauxqté 4
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date, le programme et le lieu avant d’envoyer les invitations. Prévoyez un délai d’au moins trois semaines entre l’envoi et la journée pour traiter les inscriptions et les besoins alimentaires.
Demandez dans l’inscription les allergies, régimes particuliers et portions végétariennes. Mettez ces portions de côté avant le service afin qu’elles ne soient pas prises par erreur.
Préparez les équipes après la clôture des inscriptions, pas avant. Imprimez la liste des participants et affichez la répartition près du stand d’information le jour J.
Contrôlez le matériel des activités et les rallonges avant les courses. Pour la musique et l’éclairage, testez les haut-parleurs, le microphone, les multiprises et les piles rechargeables au moins la veille.
Faites les achats non périssables deux ou trois jours avant, puis les produits frais la veille. Refroidissez les boissons à l’avance et gardez les plats, saladiers, louches et plateaux de service prêts près du buffet.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser une journée frères et sœurs ?: Commencez idéalement quatre semaines avant la date prévue. Gardez au moins trois semaines pour envoyer les invitations, recueillir les inscriptions, répartir les équipes et commander ou emprunter le matériel nécessaire.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une journée frères et sœurs ?: Envoyez-les environ trois semaines avant l’événement, avec une date limite de réponse située 7 à 10 jours avant la journée. Vous aurez ainsi le nombre de participants pour les repas, les jeux et les équipes.
Quand préparer le repas et les boissons ?: Achetez les produits frais la veille et préparez les en-cas ainsi que le dîner selon leur conservation. Refroidissez les boissons plusieurs heures avant l’arrivée des participants, puis gardez-les dans des glacières ou des carafes prévues à cet effet.
Que faut-il vérifier la veille d’une journée frères et sœurs ?: Vérifiez la liste des courses, le matériel des activités, les branchements, l’éclairage et les inscriptions. Imprimez aussi la liste des participants et la répartition des équipes afin de ne pas devoir les reconstituer le matin même.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.