Cómo organizar un Día de hermanos y hermanas

Organizar un Día de hermanos y hermanas resulta más sencillo si divides el trabajo en fases: primero defines la fecha, el programa y el lugar; después gestionas las invitaciones y las inscripciones. Con el número de participantes confirmado puedes repartir equipos, comprar comida y preparar las zonas de actividades. El último tramo se centra en enfriar las bebidas, separar las raciones vegetarianas y montar mesas, iluminación, música y señalización sin prisas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Reservar el lugar
3
Elegir actividades y juegos
3 personas
4
Crear invitaciones
2 personas
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Gestionar inscripciones
2 personas
7
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
8
Enviar recordatorio a los participantes
9
Imprimir la lista de participantes
10
Hacer la distribución del equipo
2 personas
11
Comprobar el material de actividades
2 personas
12
Comprobar la lista de la compra
2 personas
13
Hacer la compra
3 personas
14
Comprar productos frescos
2 personas
15
Enfriar bebidas
2 personas
16
Preparar aperitivos
3 personas
17
Preparar la cena
4 personas
18
Separar las porciones vegetarianas
2 personas
19
Montar mesas y sillas
4 personas
20
Marcar zonas de actividades
3 personas
21
Montar carpas
4 personas
22
Colgar la decoración
3 personas
23
Colgar la iluminación
3 personas
24
Conectar la música
2 personas
25
Montar la mesa de información
2 personas
26
Dejar listos los paquetes de bienvenida
2 personas
27
Preparar los materiales del juego
4 personas
28
Montar zona de fotos
2 personas
29
Comprobar los baños
30
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
31
Realizar la ronda de seguridad
2 personas
32
Hacer briefing al equipo
4 personas

Evento

33
Atender la mesa de recepción
2 personas
34
Registrar a los participantes
2 personas
35
Repartir los paquetes de bienvenida
2 personas
36
Presentar el programa
2 personas
37
Guiar el juego de presentación
3 personas
38
Coordinar juegos de equipo
6 personas
39
Rellenar las bebidas
2 personas
40
Servir fruta y aperitivos
2 personas
41
Supervisar actividades de juego libre
4 personas
42
Tomar fotos
43
Servir la cena
4 personas
44
Entregar comidas especiales
2 personas
45
Reponer el bufé
2 personas
46
Recoger la vajilla
3 personas
47
Explicar el juego nocturno
2 personas
48
Coordinar el juego nocturno
5 personas
49
Coordinar la música y el baile
2 personas
50
Servir el postre
3 personas
51
Organizar la despedida y el agradecimiento
2 personas
52
Recoger objetos perdidos
2 personas
53
Hacer que los participantes salgan con seguridad
3 personas

Seguimiento

54
Recoger comida y bebida
3 personas
55
Clasificar y retirar residuos
3 personas
56
Recoger mesas y sillas
4 personas
57
Desmontar las carpas
4 personas
58
Retirar la decoración
3 personas
59
Apagar el equipo
2 personas
60
Lavar la vajilla
3 personas
61
Limpiar la cocina
3 personas
62
Limpiar el recinto
4 personas
63
Limpiar los baños
2 personas
64
Cerrar el recinto
2 personas
65
Devolver los materiales
2 personas
66
Devolver los objetos prestados
2 personas
67
Archivar fotos y documentos
68
Llamar para los objetos perdidos
69
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 48
Mesas de cervezacant. 4
Mantelescant. 8
Mesas de buffetcant. 3
Percheroscant. 2

Vajilla

Platos reutilizablescant. 55
Cuencos reutilizablescant. 55
Vasos reutilizablescant. 70
Cuchilloscant. 55
Tenedorescant. 55
Cucharascant. 55
Cucharonescant. 8
Cuencoscant. 12
Bandejas de serviciocant. 6
Jarras de aguacant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Jarras medidorascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 4
Papel de aluminiocant. 2

Equipo

Altavoces Bluetoothcant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Baterías recargablescant. 12

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas LEDcant. 6
Linternascant. 4

Decoración

Globoscant. 100
Guirnaldascant. 8
Cartel de bienvenida
Rotuladorescant. 12
Cinta adhesivacant. 6
Tijerascant. 6
Cuerdacant. 2

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 4
Pelotas blandascant. 8
Frisbeescant. 6
Aroscant. 8
Conoscant. 24
Cuerdas para saltarcant. 8
Vasos de agua para los juegoscant. 20
Tiza para aceracant. 12
Cuerda para tira y afloja
Antifacescant. 10
Puzlescant. 6
Cartas de juegocant. 4
Juegos de mesacant. 8
Bolsitas de premiocant. 12

Limpieza

Papeleracant. 6
Pinzas para residuoscant. 2
Cuboscant. 4
Fregonascant. 3
Escoba y recogedorcant. 3
Guantes de limpiezacant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y el lugar antes de enviar las invitaciones. Deja al menos 3 semanas para recibir inscripciones y reunir las preferencias dietéticas.
Envía un recordatorio entre 5 y 7 días antes y lleva impresa la lista de participantes. Así puedes repartir los equipos y comprobar quién necesita una ración vegetariana.
Comprueba el material de cada actividad con 2 días de margen. Las carpas, mesas, sillas, altavoces, micrófono, cables alargadores y regletas suelen olvidarse hasta el momento del montaje.
Haz la compra principal 1 o 2 días antes y compra los productos frescos el mismo día o la víspera. Enfría las bebidas con varias horas de antelación y prepara los aperitivos antes de empezar la cena.
Reserva una franja de montaje de al menos 2 horas. Marca las zonas de actividades, monta la mesa de información y deja libres los accesos antes de colgar la decoración y conectar la música.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Día de hermanos y hermanas?: Empieza entre 3 y 4 semanas antes. Ese margen permite fijar el programa, reservar el lugar, enviar invitaciones y cerrar las inscripciones con tiempo para comprar y repartir las tareas.
¿Cuándo debo enviar las invitaciones?: Envíalas al menos 3 semanas antes de la celebración. Pide que las inscripciones y las preferencias dietéticas lleguen 7 días antes, y manda un recordatorio entre 5 y 7 días antes.
¿Cuándo hay que preparar la comida y enfriar las bebidas?: Haz la compra principal 1 o 2 días antes y compra los productos frescos el mismo día o la víspera. Enfría las bebidas como mínimo 4 horas antes y separa las porciones vegetarianas antes de servir.
¿Cuánto tiempo hace falta para montar el espacio?: Calcula al menos 2 horas para montar carpas, mesas, sillas, zonas de actividades, iluminación, música y la mesa de información. Haz una comprobación final 30 minutos antes de que lleguen los participantes.

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