Organiser une journée en famille, étape par étape

Une journée en famille se prépare d’abord sur le papier : date, lieu, programme et nombre de participants. Ensuite, les inscriptions permettent de confirmer les coordonnées, les besoins alimentaires et l’encadrement nécessaire pour les jeux. Prévoyez un plan précis pour les repas, le stationnement et la météo, surtout si une tente ou un barbecue sont prévus. Les derniers jours servent à finaliser les achats, le froid, les badges et la répartition des bénévoles.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Confirmer la réservation par écrit
4
Rédiger les invitations
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Enregistrer les inscriptions
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Vérifier les coordonnées
10
Établir la liste définitive des invités
11
Transmettre les besoins alimentaires à la cuisine
12
Élaborer le programme de jeu
2 personnes
13
Répartir les encadrants de jeu
2 personnes
14
Composer la sélection musicale
15
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
16
Envoyer les infos de parking
17
Vérifier les prévisions météo
18
Confirmer le plan en cas de mauvais temps
2 personnes
19
Finaliser la liste de courses
2 personnes
20
Contrôler le stock de produits non périssables
21
Faire les courses
3 personnes
22
Stocker les boissons au frais
2 personnes
23
Stocker la viande et les produits laitiers au frais
2 personnes
24
Créer le menu et les cartes des allergènes
2 personnes
25
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
26
Trier le matériel de jeu
2 personnes
27
Préparer les prix et les diplômes
28
Recharger les batteries
29
Remplir les glacières
2 personnes
30
Laver et couper les légumes
3 personnes
31
Préparer les salades
3 personnes
32
Portionner les desserts
2 personnes
33
Préparer les sauces et les garnitures
2 personnes
34
Trier les assiettes et les couverts
2 personnes
35
Installer les tables
4 personnes
36
Installer les chaises
4 personnes
37
Monter les tentes de réception
6 personnes
38
Installer les tables de buffet
3 personnes
39
Mettre en place les points boissons
2 personnes
40
Suspendre la décoration
3 personnes
41
Suspendre les guirlandes lumineuses
3 personnes
42
Installer les postes de jeu
4 personnes
43
Aménager le coin jeux pour enfants
2 personnes
44
Monter le grill et l’espace de cuisson
3 personnes
45
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
46
Vérifier les toilettes
2 personnes
47
Préparer le matériel de premiers secours
48
Tester le système de sonorisation
2 personnes
49
Installer la table d’inscription
2 personnes
50
Tenir le briefing de l’équipe
8 personnes

Événement

51
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
52
Enregistrer les invités
2 personnes
53
Présenter le programme
54
Distribuer les boissons de bienvenue
3 personnes
55
Prendre une photo de famille
2 personnes
56
Animer le tour de jeu
6 personnes
57
Accompagner les enfants
4 personnes
58
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
59
Servir le café et le thé
2 personnes
60
Servir des amuse-bouches
3 personnes
61
Ouvrir le buffet
2 personnes
62
Préparer les plats au grill
4 personnes
63
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
64
Servir les repas diététiques
2 personnes
65
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
66
Servir le dessert
3 personnes
67
Accompagner le match final
4 personnes
68
Remettre les prix
2 personnes
69
Fournir la musique
2 personnes
70
Vérifier l'éclairage
71
Accompagner les adieux
2 personnes
72
Stocker les restes au frais
2 personnes
73
Ramasser les déchets entre-temps
2 personnes

Suivi

74
Dégager les tables
4 personnes
75
Faire la vaisselle
4 personnes
76
Nettoyer la cuisine
3 personnes
77
Nettoyer le grill
2 personnes
78
Évacuer les déchets
3 personnes
79
Retirer la décoration
3 personnes
80
Retirer les guirlandes lumineuses
3 personnes
81
Rassembler le matériel de jeu
3 personnes
82
Démonter les tentes de fête
6 personnes
83
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
84
Nettoyer le site
4 personnes
85
Vérifier les stocks
2 personnes
86
Stocker le matériel au sec
3 personnes
87
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 10
Tables de buffetqté 4
Chaises pliantesqté 90
Tables de bièreqté 4
Tables hautesqté 4
Nappeqté 14
Pinces de tableqté 28

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Gobelets réutilisablesqté 150
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 60
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 16
Plateaux de serviceqté 16
Plateaux de serviceqté 6
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6

Catering

Carafes d’eauqté 10
Distributeurs de boissonsqté 4
Glacièresqté 6
Pains de glaceqté 24
Pinces de serviceqté 8
Corbeilles à painqté 6
Présentoirs à étagesqté 4
Courses

Cuisine

Barbecueqté 2
Bouteilles de gazqté 2
Grilles de barbecueqté 4
Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 6
Plateaux en aluminiumqté 12
Casserolesqté 4
Pinces de cuisineqté 6
Verres doseursqté 3
Gants de cuisineqté 4
Thermomètre de réfrigérateurqté 2

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Batteries externesqté 4

Décoration

Ballonsqté 100
Ruban à ballonsqté 2
Guirlandes de fanionsqté 8
Badges nominatifsqté 100
Panneaux de menuqté 4
Panneaux indicateursqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 12
Lanternesqté 8

Matériel de sport

Ballons de footballqté 4
Ballons de basketqté 2
Volley-ballqté 2
Sets de badmintonqté 4
Cônesqté 30
Cerceauxqté 12
Cordes à sauterqté 10
Balles d'eauqté 200
Craie de trottoirqté 12
Panneau de cornholeqté 2
Set de lancer d’anneauxqté 2
Corde de tir à la corde
Machine à bullesqté 6
Couvertures de pique-niqueqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 8
Pinces à déchetsqté 2
Bacs à vaisselleqté 4
Épongesqté 12
Brosses à vaisselleqté 4
Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Balai et pelleqté 3
Balayetteqté 2
Chiffons microfibresqté 20
Brosses de toilettesqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Autre

Trousse de premiers secours
Presse-papiersqté 4
Stylosqté 20
Marqueurs indélébilesqté 12
Ruban adhésifqté 4
Cordeqté 2
Ciseauxqté 4
Caissesqté 12
Tapis de refroidissement portableqté 2

Conseils

Commencez par fixer la date, le programme et le lieu, puis confirmez la réservation par écrit. Gardez une marge d’au moins 2 semaines entre l’envoi des invitations et la clôture des inscriptions pour obtenir un nombre fiable de participants.
Traitez les inscriptions au fur et à mesure au lieu d’attendre la dernière semaine. Vérifiez les coordonnées et demandez les besoins alimentaires avant de transmettre la liste définitive à la cuisine.
Prévoyez un encadrant pour chaque activité de jeu et établissez le planning des bénévoles avec des créneaux précis. Une personne doit aussi rester responsable des changements le jour même.
Préparez deux scénarios météo au moins 48 heures avant l’événement. Si une tente est nécessaire, vérifiez sa fixation, les tables, les chaises et les pinces de table avant l’arrivée des familles.
Faites les courses après avoir contrôlé le stock des produits non périssables. Mettez les boissons au frais à l’avance, gardez la viande et les produits laitiers au réfrigérateur, et préparez les cartes des allergènes avec le menu.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée en famille ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite de réponse environ 10 jours avant l’événement afin de finaliser les repas, les jeux et le matériel.
Combien de temps avant faut-il confirmer le lieu ?: Réservez le lieu dès que la date et le programme sont arrêtés, de préférence 6 à 8 semaines à l’avance. Demandez ensuite une confirmation écrite pour éviter les problèmes d’horaires ou d’installation.
Quand vérifier la météo pour une journée en famille ?: Consultez les prévisions 5 jours avant, puis de nouveau 48 heures avant et le matin même. Le plan de mauvais temps doit être décidé au plus tard 2 jours avant pour déplacer les jeux ou installer la tente.
Quand préparer les boissons et les aliments frais ?: Achetez les produits frais 1 à 2 jours avant, puis stockez les boissons, la viande et les produits laitiers au frais dès que possible. Utilisez des glacières et des pains de glace si le réfrigérateur ne suffit pas.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.