Zo organiseer je een familiedag zonder last-minute stress
Begin een familiedag niet met boodschappen, maar met datum, locatie en een programma op hoofdlijnen. Leg daarna vast hoeveel mensen komen, wie helpt en hoe je omgaat met dieetwensen, parkeren en slecht weer. Pas wanneer de gastenlijst bijna definitief is, bestel je eten en richt je het spelprogramma en de tafels in. Reken op een korte controleweek waarin je reservering, vrijwilligers, weersverwachting en koeling nog één keer nakijkt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en programma vastleggen
2 personen
- 2
Locatie reserveren
- 3
Reservering schriftelijk bevestigen
- 4
Uitnodigingen opstellen
2 personen
- 5
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 6
Aanmeldingen registreren
- 7
Aanmeldingen verwerken
- 8
Dieetwensen verzamelen
- 9
Contactgegevens controleren
- 10
Definitieve gastenlijst maken
- 11
Dieetwensen aan keuken doorgeven
- 12
Spelprogramma uitwerken
2 personen
- 13
Spelbegeleiders indelen
2 personen
- 14
Muziekselectie samenstellen
- 15
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
- 16
Parkeerinformatie versturen
- 17
Weersverwachting controleren
- 18
Slechtweerplan bevestigen
2 personen
- 19
Boodschappenlijst afronden
2 personen
- 20
Voorraad houdbare spullen controleren
- 21
Boodschappen doen
3 personen
- 22
Dranken gekoeld opslaan
2 personen
- 23
Vlees en zuivel gekoeld opslaan
2 personen
- 24
Menukaart en allergenenkaarten maken
2 personen
- 25
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
- 26
Spelmateriaal sorteren
2 personen
- 27
Prijsjes en diploma's klaarleggen
- 28
Batterijen opladen
- 29
Koelboxen vullen
2 personen
- 30
Groenten wassen en snijden
3 personen
- 31
Salades voorbereiden
3 personen
- 32
Desserts portioneren
2 personen
- 33
Sausen en beleg klaarzetten
2 personen
- 34
Borden en bestek sorteren
2 personen
- 35
Tafels opstellen
4 personen
- 36
Stoelen plaatsen
4 personen
- 37
Partytenten opbouwen
6 personen
- 38
Buffettafels inrichten
3 personen
- 39
Drankpunten inrichten
2 personen
- 40
Versiering ophangen
3 personen
- 41
Lichtslangen ophangen
3 personen
- 42
Spelstations uitzetten
4 personen
- 43
Kinderspeelhoek inrichten
2 personen
- 44
Grill en kookplek opbouwen
3 personen
- 45
Afvalpunten plaatsen
2 personen
- 46
Toiletten controleren
2 personen
- 47
EHBO-materiaal klaarleggen
- 48
Geluidsinstallatie testen
2 personen
- 49
Aanmeldtafel klaarzetten
2 personen
- 50
Crewbriefing houden
8 personen
Event
- 51
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
- 52
Gasten registreren
2 personen
- 53
Programma toelichten
- 54
Welkomstdrankjes uitdelen
3 personen
- 55
Familiefoto maken
2 personen
- 56
Spelronde begeleiden
6 personen
- 57
Kinderen begeleiden
4 personen
- 58
Dranken bijvullen
2 personen
- 59
Koffie en thee serveren
2 personen
- 60
Hapjes serveren
3 personen
- 61
Buffet openen
2 personen
- 62
Grillgerechten bereiden
4 personen
- 63
Buffet aanvullen
3 personen
- 64
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
- 65
Servies afruimen
3 personen
- 66
Dessert serveren
3 personen
- 67
Finalespel begeleiden
4 personen
- 68
Prijsjes uitreiken
2 personen
- 69
Muziek verzorgen
2 personen
- 70
Licht controleren
- 71
Afscheid begeleiden
2 personen
- 72
Restanten gekoeld opslaan
2 personen
- 73
Afval tussentijds verzamelen
2 personen
Nazorg
- 74
Tafels afruimen
4 personen
- 75
Servies afwassen
4 personen
- 76
Keuken schoonmaken
3 personen
- 77
Grill schoonmaken
2 personen
- 78
Afval afvoeren
3 personen
- 79
Versiering verwijderen
3 personen
- 80
Lichtslangen verwijderen
3 personen
- 81
Spelmateriaal verzamelen
3 personen
- 82
Partytenten afbreken
6 personen
- 83
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 84
Terrein schoonmaken
4 personen
- 85
Voorraad controleren
2 personen
- 86
Materialen droog opslaan
3 personen
- 87
Geleende spullen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentaantal 2
- Klaptafelsaantal 10
- Buffettafelsaantal 4
- Klapstoelenaantal 90
- Biertafelsaantal 4
- Statafelsaantal 4
- Tafelkleedaantal 14
- Tafelklemmenaantal 28
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 100
- Dessertbordenaantal 100
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Wijnglazenaantal 80
- Koffiekopjesaantal 60
- Messenaantal 100
- Vorkenaantal 100
- Lepelsaantal 100
- Opscheplepelsaantal 16
- Serveerschalenaantal 16
- Serveerbladenaantal 6
- Koffiekannenaantal 4
- Thermoskannenaantal 6
Catering
- Waterkannenaantal 10
- Drankdispensersaantal 4
- Koelboxenaantal 6
- Koelelementenaantal 24
- Serveertangenaantal 8
- Broodmandenaantal 6
- Etagèresaantal 4
- Boodschappen
Keuken
- Barbecueaantal 2
- Gasflessenaantal 2
- Grillroostersaantal 4
- Snijplankenaantal 6
- Koksmessenaantal 6
- Mengkommenaantal 6
- Aluminium schalenaantal 12
- Pannenaantal 4
- Keukentangenaantal 6
- Maatbekersaantal 3
- Ovenwantenaantal 4
- Koelkastthermometeraantal 2
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Bluetoothspeakersaantal 2
- Microfoon
- Powerbanksaantal 4
Decoratie
- Ballonnenaantal 100
- Ballonnenlintaantal 2
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Naamkaartjesaantal 100
- Menubordenaantal 4
- Pijlbordenaantal 8
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 6
- Ledlampenaantal 12
- Lantaarnsaantal 8
Sportmateriaal
- Voetballenaantal 4
- Basketballenaantal 2
- Volleybalaantal 2
- Badmintonsetsaantal 4
- Pionnenaantal 30
- Hoepelsaantal 12
- Springtouwenaantal 10
- Waterballonnenaantal 200
- Stoepkrijtaantal 12
- Cornholebordaantal 2
- Ringwerpsetaantal 2
- Touwtrektouw
- Bellenblaasaantal 6
- Picknickdekensaantal 8
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Afvalgrijpersaantal 2
- Afwasbakkenaantal 4
- Sponzenaantal 12
- Afwasborstelsaantal 4
- Schoonmaakemmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Bezem en blikaantal 3
- Handvegeraantal 2
- Microvezeldoekenaantal 20
- Toiletborstelsaantal 2
- Handzeepdispensersaantal 4
Overig
- EHBO-koffer
- Klembordenaantal 4
- Pennenaantal 20
- Watervaste stiftenaantal 12
- Plakbandaantal 4
- Touwaantal 2
- Schaaraantal 4
- Krattenaantal 12
- Draagbare koelmataantal 2
Tips
- Reserveer de locatie minimaal 8 weken vooraf en vraag de bevestiging schriftelijk op. Controleer meteen of een partytent, barbecue, gasflessen en eigen muziek zijn toegestaan.
- Stuur de uitnodigingen uiterlijk 6 weken vooraf en geef een duidelijke antwoorddatum, bijvoorbeeld 3 weken voor de familiedag. Vraag tegelijk om dieetwensen, contactgegevens en parkeerbehoefte.
- Maak 10 dagen vooraf de voorlopige gastenlijst en geef allergenen en dieetwensen direct door aan de keuken. Maak menukaart- en allergenenkaarten voordat het buffet wordt opgebouwd, niet tijdens het serveren.
- Plan per spelonderdeel één begeleider en maak daarnaast een vrijwilligersrooster met blokken van 60 tot 90 minuten. Zo blijft er iemand beschikbaar voor ontvangst, buffet, koffie en opruimen.
- Controleer de weersverwachting 5 dagen vooraf en bevestig het slechtweerplan uiterlijk 48 uur voor aanvang. Zet gekoelde dranken, vlees en zuivel pas kort voor het event in koelboxen met voldoende koelelementen en reserveer ruimte in de koelkast.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een familiedag organiseren?
- Begin 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma en locatie. Verstuur uitnodigingen ongeveer 6 weken vooraf en sluit de aanmeldingen 3 weken voor de familiedag.
- Hoeveel eten en drinken heb je nodig voor een familiedag?
- Gebruik de definitieve gastenlijst als basis en reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon. Voor een familiedag met meerdere eetmomenten maak je uiterlijk 10 dagen vooraf een portie- en boodschappenberekening, inclusief dieetwensen en alcoholvrije opties.
- Wanneer maak je het programma van een familiedag?
- Werk het programma uiterlijk 4 weken vooraf uit, zodat spelbegeleiders en vrijwilligers kunnen worden ingedeeld. Bevestig de definitieve tijden en taken nog één keer in de week voor het event.
- Wat doe je bij slecht weer tijdens een familiedag?
- Controleer de weersverwachting 5 dagen vooraf en neem uiterlijk 48 uur vooraf een besluit over het slechtweerplan. Leg vast waar eten, spellen en zitplaatsen komen en wie de partytent of andere inrichting controleert.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Gebruik dit planGratis te starten — geen creditcard nodig.