Cómo organizar un Día familiar paso a paso

Organizar un Día familiar resulta más sencillo si primero cierras la fecha, el lugar y el programa, y después trabajas con un número real de asistentes. Las inscripciones no solo sirven para calcular comida: también revelan alergias, necesidades dietéticas y datos de contacto incompletos. Reserva tiempo para coordinar juegos, monitores y voluntarios, y decide antes del evento qué harás si llueve. La última semana debe centrarse en compras, refrigeración, señalización y pequeños detalles como las tarjetas de nombre.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Reservar el lugar
3
Confirmar la reserva por escrito
4
Redactar invitaciones
2 personas
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Registrar inscripciones
7
Gestionar inscripciones
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Comprobar datos de contacto
10
Hacer la lista definitiva de invitados
11
Comunicar las necesidades dietéticas a cocina
12
Elaborar el programa de juegos
2 personas
13
Asignar monitores del juego
2 personas
14
Preparar la selección musical
15
Crear el horario de voluntarios
2 personas
16
Enviar la información de aparcamiento
17
Comprobar el pronóstico del tiempo
18
Confirmar el plan para mal tiempo
2 personas
19
Finalizar la lista de compras
2 personas
20
Comprobar el stock de productos no perecederos
21
Hacer la compra
3 personas
22
Guardar las bebidas refrigeradas
2 personas
23
Guardar la carne y los lácteos en refrigeración
2 personas
24
Crear el menú y las tarjetas de alérgenos
2 personas
25
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
26
Clasificar el material de juego
2 personas
27
Dejar listos los premios y diplomas
28
Cargar las baterías
29
Llenar las neveras portátiles
2 personas
30
Lavar y cortar las verduras
3 personas
31
Preparar ensaladas
3 personas
32
Porcionar postres
2 personas
33
Preparar salsas y toppings
2 personas
34
Clasificar platos y cubiertos
2 personas
35
Montar mesas
4 personas
36
Colocar las sillas
4 personas
37
Montar las carpas
6 personas
38
Montar mesas de buffet
3 personas
39
Montar los puntos de bebidas
2 personas
40
Colgar la decoración
3 personas
41
Colgar las mangueras de luz
3 personas
42
Montar las estaciones de juego
4 personas
43
Montar el rincón de juegos para niños
2 personas
44
Montar la zona de grill y cocina
3 personas
45
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
46
Comprobar los baños
2 personas
47
Preparar el material de primeros auxilios
48
Probar el sistema de sonido
2 personas
49
Preparar la mesa de registro
2 personas
50
Realizar briefing al personal
8 personas

Evento

51
Atender la mesa de recepción
2 personas
52
Registrar a los invitados
2 personas
53
Presentar el programa
54
Repartir bebidas de bienvenida
3 personas
55
Hacer foto de familia
2 personas
56
Coordinar la ronda del juego
6 personas
57
Acompañar a los niños
4 personas
58
Rellenar las bebidas
2 personas
59
Servir café y té
2 personas
60
Servir aperitivos
3 personas
61
Abrir el buffet
2 personas
62
Preparar platos a la parrilla
4 personas
63
Reponer el bufé
3 personas
64
Servir comidas especiales
2 personas
65
Recoger la vajilla
3 personas
66
Servir el postre
3 personas
67
Guiar el juego final
4 personas
68
Entregar premios
2 personas
69
Proporcionar la música
2 personas
70
Comprobar la iluminación
71
Guiar la despedida
2 personas
72
Guardar los restos refrigerados
2 personas
73
Recoger la basura durante el evento
2 personas

Seguimiento

74
Retirar la vajilla de las mesas
4 personas
75
Lavar la vajilla
4 personas
76
Limpiar la cocina
3 personas
77
Limpiar la parrilla
2 personas
78
Retirar los residuos
3 personas
79
Retirar la decoración
3 personas
80
Retirar las luces de cuerda
3 personas
81
Reunir el material de juego
3 personas
82
Desmontar las carpas
6 personas
83
Recoger mesas y sillas
4 personas
84
Limpiar el recinto
4 personas
85
Comprobar el inventario
2 personas
86
Guardar los materiales en seco
3 personas
87
Devolver los objetos prestados
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpa plegablecant. 2
Mesas plegablescant. 10
Mesas de buffetcant. 4
Sillas plegablescant. 90
Mesas de cervezacant. 4
Mesas altascant. 4
Mantelcant. 14
Pinzas para mesacant. 28

Vajilla

Platos reutilizablescant. 100
Platos de postrecant. 100
Vasos reutilizablescant. 150
Copas de vinocant. 80
Tazas de cafécant. 60
Cuchilloscant. 100
Tenedorescant. 100
Cucharascant. 100
Cucharonescant. 16
Bandejas de servircant. 16
Bandejas de serviciocant. 6
Jarras de cafécant. 4
Termoscant. 6

Catering

Jarras de aguacant. 10
Dispensadores de bebidascant. 4
Neveras portátilescant. 6
Acumuladores de fríocant. 24
Pinzas de servircant. 8
Cestas de pancant. 6
Etagèrescant. 4
Compras

Cocina

Barbacoacant. 2
Botellas de gascant. 2
Parrillascant. 4
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Cuencos para mezclarcant. 6
Bandejas de aluminiocant. 12
Sartenescant. 4
Pinzas de cocinacant. 6
Jarras medidorascant. 3
Guantes de hornocant. 4
Termómetro de frigoríficocant. 2

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Altavoces Bluetoothcant. 2
Micrófono
Baterías externascant. 4

Decoración

Globoscant. 100
Cinta para globoscant. 2
Guirnaldascant. 8
Tarjetas de nombrecant. 100
Carteles del menúcant. 4
Carteles direccionalescant. 8

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas LEDcant. 12
Farolescant. 8

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 4
Balones de baloncestocant. 2
Voleibolcant. 2
Sets de bádmintoncant. 4
Conoscant. 30
Aroscant. 12
Cuerdas para saltarcant. 10
Globos de aguacant. 200
Tiza para aceracant. 12
Tablero de cornholecant. 2
Set de lanzamiento de anillascant. 2
Cuerda para tira y afloja
Burbujascant. 6
Mantas de picniccant. 8

Limpieza

Papeleracant. 8
Pinzas para residuoscant. 2
Fregaderoscant. 4
Esponjascant. 12
Cepillos para fregarcant. 4
Cubos de limpiezacant. 4
Fregonascant. 4
Escoba y recogedorcant. 3
Escoba de manocant. 2
Paños de microfibracant. 20
Escobillas de bañocant. 2
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Otros

Botiquín de primeros auxilios
Portapapelescant. 4
Bolígrafoscant. 20
Rotuladores permanentescant. 12
Cinta adhesivacant. 4
Cuerdacant. 2
Tijerascant. 4
Cajonescant. 12
Alfombrilla portátil refrigerantecant. 2

Consejos

Cierra la fecha, el horario y el lugar antes de enviar las invitaciones. Confirma la reserva por escrito y comunica también las indicaciones de aparcamiento, porque suelen quedarse fuera del primer mensaje.
Establece una fecha límite de inscripción al menos 7 días antes del Día familiar. Después, comprueba teléfonos y correos, prepara la lista definitiva y entrega a cocina las alergias y preferencias dietéticas con tiempo.
Divide el programa de juegos en bloques de 30 a 45 minutos y asigna un monitor responsable a cada uno. Añade 15 minutos de margen para cambios, descansos y niños que se incorporen tarde.
Comprueba la previsión meteorológica 48 horas antes y confirma un plan alternativo para la lluvia. Una carpa plegable protege la comida y las mesas, pero no sustituye a un espacio cubierto si también deben continuar los juegos.
Haz las compras perecederas como carne, lácteos y bebidas refrigeradas entre 24 y 48 horas antes. Prepara además las tarjetas de alérgenos, las tarjetas de nombre y el horario de voluntarios para no resolverlo todo durante la llegada de las familias.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Día familiar?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar el lugar, fijar el programa y enviar las invitaciones. Deja la última semana para cerrar inscripciones, compras, voluntarios y el plan de mal tiempo.
¿Cuándo debo cerrar las inscripciones de un Día familiar?: Cierra las inscripciones 7 días antes del evento. Así puedes preparar la lista definitiva, revisar los datos de contacto y comunicar a cocina las alergias y necesidades dietéticas.
¿Cuánta comida y bebida necesito para un Día familiar?: Calcula las raciones según el número definitivo de inscritos y añade aproximadamente un 10 % de margen para imprevistos. Para el primer tramo del evento, cuenta con 2 o 3 bebidas por persona y mantén carne, lácteos y bebidas refrigeradas hasta el servicio.
¿Qué hago si llueve el día del Día familiar?: Decide el plan alternativo al menos 48 horas antes, después de revisar la previsión. Confirma qué actividades pasan a interior y dónde colocarás la carpa, las mesas, el buffet y las bebidas para evitar reorganizarlo todo cuando lleguen los invitados.

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