Organiser une journée des fournisseurs sans rien laisser au dernier moment

Une journée des fournisseurs se prépare en plusieurs flux qui doivent se rejoindre le jour J : invitations, inscriptions, intervenants, repas et technique. Commencez par vérifier la liste des fournisseurs et fixez rapidement la date, le programme et les besoins de la salle. Les oublis les plus coûteux concernent souvent les régimes alimentaires, les présentations, les badges et les câbles nécessaires aux interventions. Utilisez le plan ci-dessous pour avancer dans l’ordre et garder une marge de contrôle avant l’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Vérifier la liste des fournisseurs
2 personnes
2
Rédiger les invitations
3
Envoyer les invitations
4
Enregistrer les inscriptions
5
Traiter les inscriptions
6
Envoyer un rappel
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Transmettre les besoins alimentaires
9
Finaliser le programme
2 personnes
10
Confirmer les intervenants
11
Rassembler les présentations
12
Vérifier les présentations
2 personnes
13
Faire les réservations
14
Commander le catering
15
Confirmer la technique
16
Planifier le transport du matériel
17
Créer des badges nominatifs
18
Imprimer la liste de présence
19
Imprimer le programme
20
Créer des panneaux de direction
21
Acheter des cadeaux pour les intervenants
22
Faire les courses
2 personnes
23
Rassembler le matériel
2 personnes
24
Refroidir les boissons
2 personnes
25
Préparer l’accueil traiteur
2 personnes
26
Ouvrir le lieu
2 personnes
27
Vérifier les espaces
2 personnes
28
Installer les tables
4 personnes
29
Installer les chaises
4 personnes
30
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
31
Préparer les badges nominatifs
32
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
33
Brancher le vidéoprojecteur
2 personnes
34
Tester le son
2 personnes
35
Vérifier l'éclairage
36
Monter le buffet
3 personnes
37
Mettre en place le point café
2 personnes
38
Préparer les boissons
2 personnes
39
Suspendre la décoration
2 personnes
40
Installer les panneaux d'itinéraire
41
Vérifier les toilettes
42
Briefer l'équipe d'inscription
2 personnes
43
Aménager le vestiaire
2 personnes

Événement

44
Accueillir les fournisseurs
3 personnes
45
Enregistrer la présence
2 personnes
46
Distribuer les badges
2 personnes
47
Servir le café et le thé
2 personnes
48
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
49
Assurer la présentation d’ouverture
50
Soutenir les présentations
2 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Assurer la pause café
3 personnes
53
Servir des amuse-bouches
3 personnes
54
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
55
Servir le dîner
4 personnes
56
Servir les repas diététiques
2 personnes
57
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
58
Aménager l'espace réseau
2 personnes
59
Servir les boissons d’au revoir
2 personnes
60
Saluer les fournisseurs au départ
2 personnes
61
Rassembler les objets trouvés

Suivi

62
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes
63
Ranger les boissons
2 personnes
64
Démonter le buffet
3 personnes
65
Rassembler la vaisselle
3 personnes
66
Rassembler les déchets
2 personnes
67
Démonter les tables
4 personnes
68
Ranger les chaises
4 personnes
69
Débrancher la technique
2 personnes
70
Retirer la décoration
2 personnes
71
Nettoyer les espaces
4 personnes
72
Nettoyer les toilettes
2 personnes
73
Inventorier le matériel
2 personnes
74
Retourner les matériels de location
2 personnes
75
Évacuer les déchets résiduels
2 personnes
76
Renvoyer les objets trouvés
77
Envoyer un message de remerciement
78
Relancer les présentations
79
Mettre à jour les coordonnées des fournisseurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables cocktailqté 8
Tables à mangerqté 8
Chaisesqté 80
Tables de buffetqté 4
Table d'inscription
Portantsqté 2
Cintres de vestiaireqté 80
Lutrin
Poubellesqté 8

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 90
Assiettes à dessertqté 90
Tasses à caféqté 90
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 90
Cuillères à caféqté 90
Couteaux à dînerqté 90
Fourchettes de tableqté 90
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Mixeur audio
Câbles HDMIqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Goulottes de câblesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Pinces de serviceqté 12
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6

Décoration

Chemins de tableqté 8
Compositions floralesqté 8
Arches de ballonsqté 2
Bannières au logo de l’entrepriseqté 3
Porte-nomsqté 80
Décoration de tableqté 8

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 10
Guirlandes lumineusesqté 4
Piles de rechangeqté 24

Présentation

Cliqueur de présentation
Paperboardqté 2
Feutres pour paperboardqté 12
Blocs-notesqté 80
Stylos à billeqté 100
Badges nominatifsqté 80
Brochures du programmeqté 90
Présentoirsqté 4

Nettoyage

Chiffons microfibresqté 12
Gants de nettoyageqté 6
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balayette et pelleqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Sécurité

Marquages de câblesqté 30
Tapis antidérapantsqté 6
Lampes de pocheqté 2

Catering

Courses

Conseils

Lancez les invitations assez tôt pour laisser au moins deux semaines aux fournisseurs invités, puis prévoyez un rappel 5 à 7 jours avant la journée. Ce délai vous laisse le temps de traiter les inscriptions et de relancer les absents.
Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription et transmettez-les au traiteur au plus tard 5 jours avant l’événement. Vérifiez ensuite que les quantités correspondent au nombre d’inscrits confirmés, plutôt qu’au nombre d’invitations envoyées.
Bloquez le programme avant de confirmer définitivement les intervenants. Rassemblez leurs présentations au moins 3 jours avant, testez-les sur l’ordinateur portable et vérifiez les câbles HDMI, le vidéoprojecteur, les microphones et le mixeur audio.
Préparez l’accueil comme un poste séparé : table d’inscription, liste de présence imprimée, badges nominatifs et panneaux de direction doivent être prêts la veille. Prévoyez aussi les portants et cintres si les participants déposent leurs manteaux.
Organisez la livraison et l’installation du matériel avant l’arrivée des fournisseurs. Refroidissez les boissons, préparez l’accueil traiteur et gardez une réserve de rallonges, multiprises et goulottes de câbles pour éviter un branchement improvisé dans une zone de passage.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée des fournisseurs ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Faites partir un rappel 5 à 7 jours avant, puis arrêtez la liste opérationnelle quelques jours avant de confirmer le traiteur et les badges.
Quand confirmer le traiteur pour une journée des fournisseurs ?: Confirmez la commande environ 5 jours avant, après avoir traité les inscriptions et recueilli les besoins alimentaires. Gardez une petite marge pour les dernières confirmations, sans baser les quantités sur toute la liste initiale.
Combien de temps avant tester la technique ?: Faites un test complet au moins 24 heures avant, puis un contrôle sur place avant l’arrivée des participants. Vérifiez chaque présentation, le son, les microphones, le vidéoprojecteur, les câbles HDMI et les multiprises.
Quand préparer les badges et la liste de présence ?: Préparez-les la veille, une fois les inscriptions traitées. Imprimez une liste de présence à jour et gardez quelques badges vierges pour les changements ou inscriptions de dernière minute.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.