Zo organiseer je een leveranciersdag zonder losse eindjes
Begin een leveranciersdag niet met de catering, maar met de leverancierslijst en het doel van de bijeenkomst. Verstuur daarna de uitnodigingen, registreer aanmeldingen en verzamel dieetwensen voordat je programma en catering definitief maakt. Bevestig sprekers, presentaties, reserveringen en techniek ruim vooraf. In de laatste week controleer je materialen, naamkaartjes, routebordjes en de ontvangst; op de dag zelf moeten registratie, catering en audiovisuele techniek gelijktijdig kunnen starten.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Leverancierslijst controleren
2 personen
- 2
Uitnodigingen opstellen
- 3
Uitnodigingen versturen
- 4
Aanmeldingen registreren
- 5
Aanmeldingen verwerken
- 6
Herinnering versturen
- 7
Dieetwensen verzamelen
- 8
Dieetwensen doorgeven
- 9
Programma definitief maken
2 personen
- 10
Sprekers bevestigen
- 11
Presentaties verzamelen
- 12
Presentaties controleren
2 personen
- 13
Reserveringen maken
- 14
Catering bestellen
- 15
Techniek bevestigen
- 16
Vervoer van materialen plannen
- 17
Naamkaartjes maken
- 18
Aanwezigheidslijst afdrukken
- 19
Programma afdrukken
- 20
Routebordjes maken
- 21
Cadeaus voor sprekers kopen
- 22
Boodschappen doen
2 personen
- 23
Materialen verzamelen
2 personen
- 24
Dranken koelen
2 personen
- 25
Catering ontvangst voorbereiden
2 personen
- 26
Locatie openen
2 personen
- 27
Ruimtes controleren
2 personen
- 28
Tafels opstellen
4 personen
- 29
Stoelen plaatsen
4 personen
- 30
Registratiebalie inrichten
2 personen
- 31
Naamkaartjes klaarleggen
- 32
Presentatieruimte inrichten
3 personen
- 33
Beamer aansluiten
2 personen
- 34
Geluid testen
2 personen
- 35
Verlichting controleren
- 36
Buffet opbouwen
3 personen
- 37
Koffiepunt inrichten
2 personen
- 38
Dranken klaarzetten
2 personen
- 39
Versiering ophangen
2 personen
- 40
Routebordjes plaatsen
- 41
Toiletten controleren
- 42
Registratieteam instrueren
2 personen
- 43
Garderobe inrichten
2 personen
Event
- 44
Leveranciers ontvangen
3 personen
- 45
Aanwezigheid registreren
2 personen
- 46
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
- 47
Koffie en thee serveren
2 personen
- 48
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
- 49
Openingspresentatie verzorgen
- 50
Presentaties ondersteunen
2 personen
- 51
Dranken bijvullen
2 personen
- 52
Koffiepauze verzorgen
3 personen
- 53
Hapjes serveren
3 personen
- 54
Buffet aanvullen
3 personen
- 55
Diner serveren
4 personen
- 56
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
- 57
Servies afruimen
3 personen
- 58
Netwerkruimte verzorgen
2 personen
- 59
Afscheidsdrankjes serveren
2 personen
- 60
Leveranciers uitzwaaien
2 personen
- 61
Gevonden voorwerpen verzamelen
Nazorg
- 62
Restanten veilig opbergen
2 personen
- 63
Dranken opruimen
2 personen
- 64
Buffet afbouwen
3 personen
- 65
Servies verzamelen
3 personen
- 66
Afval verzamelen
2 personen
- 67
Tafels afbreken
4 personen
- 68
Stoelen opruimen
4 personen
- 69
Techniek loskoppelen
2 personen
- 70
Versiering verwijderen
2 personen
- 71
Ruimtes schoonmaken
4 personen
- 72
Toiletten schoonmaken
2 personen
- 73
Materialen inventariseren
2 personen
- 74
Huurmaterialen retourneren
2 personen
- 75
Restafval afvoeren
2 personen
- 76
Gevonden voorwerpen terugsturen
- 77
Bedankbericht versturen
- 78
Presentaties nabesturen
- 79
Leveranciersgegevens bijwerken
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Cocktailtafelsaantal 8
- Eettafelsaantal 8
- Stoelenaantal 80
- Buffettafelsaantal 4
- Registratietafel
- Garderoberekkenaantal 2
- Garderobehangersaantal 80
- Lessenaar
- Afvalbakkenaantal 8
Servies
- Dinerbordenaantal 90
- Dessertbordenaantal 90
- Koffiekopjesaantal 90
- Waterglazenaantal 100
- Wijnglazenaantal 90
- Koffielepelsaantal 90
- Dinermessenaantal 90
- Dinervorkenaantal 90
- Opscheplepelsaantal 12
- Serveerplateausaantal 12
Apparatuur
- Beamer
- Projectiescherm
- Laptop
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Audiomixer
- HDMI-kabelsaantal 3
- Verlengsnoerenaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Kabelgotenaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- IJsblokbakkenaantal 4
- Serveertangenaantal 12
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 6
Decoratie
- Tafellopersaantal 8
- Bloemstukkenaantal 8
- Ballonnenbogenaantal 2
- Bedrijfslogo-bannersaantal 3
- Naamkaartjeshoudersaantal 80
- Tafeldecoratieaantal 8
Verlichting
- Sfeerlampenaantal 10
- Lichtslangenaantal 4
- Reservebatterijenaantal 24
Presentatie
- Presentatieklikker
- Flip-overaantal 2
- Flip-overstiftenaantal 12
- Notitieblokkenaantal 80
- Balpennenaantal 100
- Naamkaartjesaantal 80
- Programmafoldersaantal 90
- Presentatiestandaardsaantal 4
Schoonmaak
- Microvezeldoekenaantal 12
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
- Emmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Stoffer en blikaantal 2
- Handzeepdispensersaantal 6
Veiligheid
- Kabelmarkeringenaantal 30
- Antislipmattenaantal 6
- Zaklampenaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan een eerste inschrijfdeadline op 3 weken voor de leveranciersdag en stuur daarna uiterlijk 7 dagen vooraf een herinnering. Zo kun je aantallen, dieetwensen en naamkaartjes tijdig verwerken.
- Maak het programma pas definitief nadat alle sprekers hun deelname hebben bevestigd. Vraag presentaties minimaal 5 werkdagen vooraf op en test ieder bestand op de laptop waarop je presenteert.
- Controleer techniek niet alleen op aanwezigheid, maar ook op aansluitingen: test beamer, projectiescherm, microfoons, luidsprekers, audiomixer en HDMI-kabels minimaal 2 uur voor de start.
- Richt registratie en garderobe vóór de ontvangst in met een registratietafel, aanwezigheidslijst, naamkaartjes, garderoberekken en hangers. Leg routebordjes en programma’s klaar voordat de eerste leverancier binnenkomt.
- Plan cateringontvangst en drankenkoeling als afzonderlijke momenten. Zet buffettafels, serveerplateaus, servies en afvalbakken klaar en controleer bij levering direct aantallen, dieetmaaltijden en ontbrekende onderdelen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een leveranciersdag organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 10 weken vooraf met de leverancierslijst, uitnodigingen en locatieafspraken. Leg programma, sprekers, catering en techniek uiterlijk 3 weken vooraf vast; gebruik de laatste 7 dagen voor controles en ontvangstvoorbereiding.
- Wanneer verstuur je de uitnodigingen voor een leveranciersdag?
- Verstuur de eerste uitnodiging ongeveer 6 weken voor de bijeenkomst en geef een aanmeldtermijn van 3 weken. Stuur 7 dagen voor de leveranciersdag een herinnering met programma, route en praktische informatie.
- Wanneer moet je de techniek voor een leveranciersdag testen?
- Bevestig de technische benodigdheden minimaal 2 weken vooraf en test alles op de locatie minstens 2 uur voor aanvang. Controleer daarbij ook stroompunten, verlengsnoeren, stekkerdozen, kabelgoten en reservekabels.
- Hoeveel tijd heb je nodig voor de ontvangst van catering?
- Reserveer minimaal 45 minuten voor de cateringontvangst en controleer direct de aantallen en dieetwensen. Laat dranken minstens 2 uur vooraf koelen en zorg dat buffettafels, servies en afvalbakken klaarstaan voordat de gasten arriveren.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!