Cómo organizar una jornada de proveedores
Una jornada de proveedores funciona cuando el programa, las inscripciones y la logística se cierran en el orden correcto. Empieza revisando la lista de proveedores y enviando las invitaciones con un plazo claro para responder. Después confirma asistentes, preferencias dietéticas, ponentes y necesidades técnicas antes de pedir el catering o preparar la sala. En los últimos días, reúne materiales, imprime acreditaciones y programa, prueba la presentación y deja lista la recepción.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Revisar la lista de proveedores
2 personas
- 2
Redactar invitaciones
- 3
Enviar invitaciones
- 4
Registrar inscripciones
- 5
Gestionar inscripciones
- 6
Enviar recordatorio
- 7
Recoger preferencias dietéticas
- 8
Comunicar necesidades dietéticas
- 9
Definir el programa final
2 personas
- 10
Confirmar ponentes
- 11
Recopilar las presentaciones
- 12
Revisar las presentaciones
2 personas
- 13
Hacer reservas
- 14
Pedir el catering
- 15
Confirmar la técnica
- 16
Planificar el transporte de materiales
- 17
Hacer tarjetas con nombres
- 18
Imprimir la lista de asistencia
- 19
Imprimir el programa
- 20
Hacer carteles de ruta
- 21
Comprar regalos para los ponentes
- 22
Hacer la compra
2 personas
- 23
Reunir los materiales
2 personas
- 24
Enfriar bebidas
2 personas
- 25
Preparar la recepción de catering
2 personas
- 26
Abrir la ubicación
2 personas
- 27
Comprobar los espacios
2 personas
- 28
Montar mesas
4 personas
- 29
Colocar las sillas
4 personas
- 30
Montar el mostrador de registro
2 personas
- 31
Preparar tarjetas con nombres
- 32
Preparar el espacio de presentación
3 personas
- 33
Conectar el proyector
2 personas
- 34
Probar el sonido
2 personas
- 35
Comprobar la iluminación
- 36
Montar el buffet
3 personas
- 37
Montar el punto de café
2 personas
- 38
Preparar las bebidas
2 personas
- 39
Colgar la decoración
2 personas
- 40
Colocar señales de ruta
- 41
Comprobar los baños
- 42
Instruir al equipo de registro
2 personas
- 43
Montar el guardarropa
2 personas
Evento
- 44
Recibir a los proveedores
3 personas
- 45
Registrar la asistencia
2 personas
- 46
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
- 47
Servir café y té
2 personas
- 48
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
- 49
Presentar la apertura
- 50
Apoyar las presentaciones
2 personas
- 51
Rellenar las bebidas
2 personas
- 52
Organizar la pausa del café
3 personas
- 53
Servir aperitivos
3 personas
- 54
Reponer el bufé
3 personas
- 55
Servir la cena
4 personas
- 56
Servir comidas especiales
2 personas
- 57
Recoger la vajilla
3 personas
- 58
Gestionar el espacio de red
2 personas
- 59
Servir las bebidas de despedida
2 personas
- 60
Despedir a los proveedores
2 personas
- 61
Recoger objetos perdidos
Seguimiento
- 62
Guardar los restos de forma segura
2 personas
- 63
Recoger las bebidas
2 personas
- 64
Desmontar el buffet
3 personas
- 65
Recoger la vajilla
3 personas
- 66
Recoger la basura
2 personas
- 67
Desmontar las mesas
4 personas
- 68
Recoger sillas
4 personas
- 69
Desconectar la técnica
2 personas
- 70
Retirar la decoración
2 personas
- 71
Limpiar espacios
4 personas
- 72
Limpiar los baños
2 personas
- 73
Inventariar materiales
2 personas
- 74
Devolver el material alquilado
2 personas
- 75
Retirar residuos mixtos
2 personas
- 76
Devolver objetos perdidos
- 77
Enviar mensaje de agradecimiento
- 78
Dar seguimiento a las presentaciones
- 79
Actualizar los datos de los proveedores
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas altascant. 8
- Mesas de comedorcant. 8
- Sillascant. 80
- Mesas de buffetcant. 4
- Mesa de registro
- Percheroscant. 2
- Perchas para el guardarropacant. 80
- Atril
- Papeleracant. 8
Vajilla
- Platos de cenacant. 90
- Platos de postrecant. 90
- Tazas de cafécant. 90
- Vasos para aguacant. 100
- Copas de vinocant. 90
- Cucharillas de cafécant. 90
- Cuchillos de cenacant. 90
- Tenedores de cenacant. 90
- Cucharonescant. 12
- Bandejas para servircant. 12
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Cables HDMIcant. 3
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Canaletas para cablescant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Cubiterascant. 4
- Pinzas de servircant. 12
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 6
Decoración
- Manteles runnerscant. 8
- Arreglos floralescant. 8
- Arcos de globoscant. 2
- Banners con el logotipo de la empresacant. 3
- Portanombrescant. 80
- Decoración de mesacant. 8
Iluminación
- Luces decorativascant. 10
- Cables de lucescant. 4
- Baterías de repuestocant. 24
Presentación
- Clic de presentación
- Pizarra de hojascant. 2
- Rotuladores para pizarracant. 12
- Bloc de notascant. 80
- Bolígrafoscant. 100
- Tarjetas de nombrecant. 80
- Folletos del programacant. 90
- Soportes de presentacióncant. 4
Limpieza
- Paños de microfibracant. 12
- Guantes de limpiezacant. 6
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Recogedor y escobacant. 2
- Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Seguridad
- Marcadores de cablecant. 30
- Alfombrillas antideslizantescant. 6
- Linternascant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Envía las invitaciones con al menos 3 semanas de antelación y fija una fecha límite de respuesta de 7 días antes del encuentro. Así puedes cerrar la lista de asistencia y comunicar las necesidades dietéticas al catering.
- Cierra el programa final antes de confirmar a los ponentes y recopilar sus presentaciones. Pide los archivos como mínimo 3 días antes para revisarlos en el portátil y probar el proyector, la pantalla, los micrófonos y los altavoces.
- Calcula el montaje de la sala por zonas: una mesa de registro en la entrada, mesas y sillas para las sesiones, mesas de buffet para el catering y un atril en el punto de exposición. Deja libres los recorridos hacia el guardarropa y la salida.
- No dejes la técnica para el mismo día. Comprueba cables HDMI, alargadores, regletas y canaletas con 24 horas de margen, y lleva una copia local de cada presentación por si falla la conexión.
- Prepara la recepción el día anterior: enfría las bebidas, reúne vajilla y bandejas, coloca las tarjetas con nombres e imprime la lista de asistencia, el programa y los carteles de ruta. Reserva al menos 45 minutos antes de la llegada para revisar la mesa de registro y el catering.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de proveedores?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Envía las invitaciones al menos 3 semanas antes y cierra las inscripciones 7 días antes para poder confirmar catering, sala, materiales y técnica.
- ¿Cuándo hay que pedir el catering para una jornada de proveedores?
- Haz el pedido cuando falten unos 7 días y ya conozcas el número de asistentes y sus preferencias dietéticas. Confirma cantidades y horario de entrega 48 horas antes.
- ¿Cuándo deben entregar los ponentes sus presentaciones?
- Pide las presentaciones al menos 3 días antes. Revísalas y pruébalas con el portátil, el proyector y la pantalla como mínimo 24 horas antes del evento.
- ¿Cuánto tiempo hace falta para preparar la sala?
- Reserva entre 60 y 90 minutos para colocar mesas, sillas, atril, carteles, técnica y materiales. Añade otros 45 minutos antes de abrir para comprobar el registro, las bebidas y la recepción del catering.
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