Organiser une journée des bénévoles, étape par étape

Une journée des bénévoles se prépare d’abord comme une petite production : date, lieu, réservations et inscriptions, puis programme et répartition des rôles. Les besoins alimentaires doivent être recueillis avant de confirmer le traiteur et les achats. Le jour J, prévoyez une équipe en avance pour ouvrir le lieu, contrôler l’espace, installer les tables, les tentes et l’accueil. Ce déroulé évite les oublis qui ralentissent l’inscription et le démarrage de la journée.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Faire les réservations
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Élaborer le programme
2 personnes
7
Répartir les tâches des bénévoles
2 personnes
8
Confirmer les fournisseurs
9
Partager l’itinéraire
10
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
11
Imprimer le programme
12
Imprimer la liste des participants
13
Vérifier les prévisions météo
14
Faire les courses
3 personnes
15
Récupérer le matériel
2 personnes
16
Mettre les boissons au frais
2 personnes
17
Préparer le service traiteur
4 personnes
18
Installer le tableau des tâches
19
Ouvrir le lieu
2 personnes
20
Inspecter le site
2 personnes
21
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
22
Monter les tentes de réception
4 personnes
23
Installer les tables
3 personnes
24
Installer les chaises
3 personnes
25
Installer la table d'inscription
2 personnes
26
Monter le buffet
4 personnes
27
Préparer la vaisselle
2 personnes
28
Mettre en place le point café
2 personnes
29
Installer la décoration
3 personnes
30
Tester le matériel sonore
2 personnes
31
Préparer les activités
4 personnes
32
Accueillir l'équipe de briefing
3 personnes

Événement

33
Faire le briefing des bénévoles
3 personnes
34
Accueillir les participants
3 personnes
35
Enregistrer la présence
2 personnes
36
Distribuer les badges
2 personnes
37
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
38
Présenter le programme
39
Encadrer les activités
8 personnes
40
Tenir les points d’eau
2 personnes
41
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
42
Ramasser les déchets entre-temps
2 personnes
43
Servir des amuse-bouches
4 personnes
44
Vérifier le buffet
2 personnes
45
Servir le dîner
6 personnes
46
Servir les repas diététiques
2 personnes
47
Débarrasser la vaisselle
4 personnes
48
Servir le café et le thé
3 personnes
49
Préparer le mot de remerciement
50
Prononcer le discours de remerciement
51
Fournir la musique
52
Faire ses adieux
3 personnes
53
Accompagner les derniers participants
2 personnes

Suivi

54
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
55
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
56
Démonter les tentes de fête
4 personnes
57
Retirer la décoration
3 personnes
58
Trier les déchets
3 personnes
59
Faire la vaisselle
4 personnes
60
Nettoyer le lieu
4 personnes
61
Éteindre l’équipement
2 personnes
62
Inventorier le matériel
2 personnes
63
Rendre les articles empruntés
2 personnes
64
Ranger le stock restant
2 personnes
65
Évacuer les déchets
2 personnes
66
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 10
Chaisesqté 70
Tables de buffetqté 3
Table d'inscription
Tables hautesqté 6
Nappesqté 12
Chariots de transportqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 80
Bols réutilisablesqté 80
Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 70
Couteauxqté 80
Fourchettesqté 80
Cuillèresqté 80
Louchesqté 12
Petits bolsqté 16
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Carafes d’eauqté 8
Thermosqté 6

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 4
Mégaphones manuels
Imprimante d'étiquettes

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 2
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Pinces de cuisineqté 4
Gants de cuisineqté 4
Pains de glaceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Badges nominatifsqté 70
Décoration de tableqté 12
Panneau d’accueil
Pupitres de programmeqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lanternes LEDqté 8
Pilesqté 24

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Poubellesqté 6
Bacs de tri des déchetsqté 3

Activités

Cônesqté 30
Cordeqté 2
Ballonsqté 12
Cerceauxqté 8
Cartes de jeuqté 6
Stylosqté 30
Blocs-notesqté 30
Coupes de prixqté 12
Panneaux de scoreqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant d’envoyer les invitations. Gardez au moins deux semaines entre l’envoi et la clôture des inscriptions pour récupérer les besoins alimentaires et ajuster le programme.
Répartissez les responsabilités avant la dernière semaine. Désignez notamment une personne pour l’accueil, une pour le traiteur, une pour le matériel et une pour le suivi du tableau des tâches.
Préparez les badges, la liste des participants et le programme au plus tard la veille. Imprimez quelques exemplaires supplémentaires pour les arrivées non prévues ou les documents égarés.
Planifiez l’installation en remontant depuis l’heure d’accueil : prévoyez généralement 2 à 3 heures pour ouvrir le lieu, inspecter le site, monter les tentes et placer tables, chaises et table d’inscription.
Ne laissez pas la météo et les boissons au dernier moment. Vérifiez les prévisions 48 heures avant, puis mettez les boissons au frais et récupérez le matériel suffisamment tôt pour corriger un oubli avant l’arrivée des bénévoles.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée des bénévoles ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date. Fixez la clôture des inscriptions environ 10 à 14 jours avant afin de confirmer le repas, le programme et les quantités.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la journée des bénévoles ?: Comptez 2 à 3 heures avant l’accueil pour l’ouverture, l’inspection du site, les tentes, les tables, les chaises et l’espace d’inscription. Ajoutez du temps si le matériel doit être transporté depuis un autre lieu.
Quand confirmer le traiteur et les fournisseurs ?: Confirmez-les au moins 7 jours avant l’événement, après avoir traité les inscriptions et les besoins alimentaires. Faites un dernier point 48 heures avant pour vérifier les horaires de livraison et les quantités.
Que préparer la veille d’une journée des bénévoles ?: Préparez les badges, le programme, la liste des participants et le tableau des tâches la veille. Réunissez aussi le matériel, les rallonges, les multiprises et les supports d’accueil pour ne pas les chercher le matin même.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.