Organiser une journée de sécurité à vélo, étape par étape

Commencez par fixer la date, le lieu et un itinéraire adapté aux exercices prévus. Avant d’ouvrir les inscriptions, vérifiez les autorisations, la circulation et la couverture d’assurance, puis réservez les moniteurs, les contrôleurs et le réparateur. Les inscriptions servent aussi à recueillir les besoins alimentaires et à préparer les badges, les cartes et les consignes. La dernière semaine, confirmez chaque livraison et répartissez clairement les bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Vérifier les autorisations
3
Déterminer un itinéraire vélo sécurisé
2 personnes
4
Vérifier la situation de circulation sur le site
2 personnes
5
Contacter les contrôleurs de vélo
6
Réserver des moniteurs d’auto-école
7
Réserver un réparateur de vélos
8
Confirmer la réservation du matériel
9
Rédiger les invitations
2 personnes
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Ouvrir le formulaire d’inscription
12
Traiter les inscriptions
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Répartir les bénévoles
2 personnes
15
Publier le programme
16
Informer le quartier des perturbations de circulation
17
Confirmer les livraisons et les réservations
18
Vérifier l’assurance
19
Vérifier les prévisions météo
20
Établir la liste définitive des participants
21
Préparer les badges nominaux
2 personnes
22
Imprimer les cartes d'itinéraire
2 personnes
23
Imprimer les consignes de sécurité
24
Le réparateur de vélos reçoit la liste des participants
25
Faire les courses
2 personnes
26
Refroidir les boissons
2 personnes
27
Préparer les en-cas
3 personnes
28
Rassembler le matériel
2 personnes

Événement

29
Délimiter le parking à vélos
2 personnes
30
Barrer la route de circulation
3 personnes
31
Monter les tentes de réception
4 personnes
32
Installer les tables et les chaises
4 personnes
33
Aménager le poste de contrôle vélo
3 personnes
34
Mettre en place le parcours de circulation
3 personnes
35
Installer les vélos de démonstration
2 personnes
36
Tester le système de sonorisation
2 personnes
37
Installer la table d'inscription
2 personnes
38
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
39
Préparer le matériel de sécurité
2 personnes
40
Accueillir les bénévoles
2 personnes
41
Briefer les bénévoles
2 personnes
42
Enregistrer les participants
3 personnes
43
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
44
Assurer l’ouverture
2 personnes
45
Vérifier les casques de vélo
2 personnes
46
Vérifier techniquement les vélos
3 personnes
47
Montrer les règles de circulation
2 personnes
48
Encadrer le parcours de circulation
4 personnes
49
Faire la démonstration de l’éclairage de vélo
2 personnes
50
Animer le cours sur l’angle mort
2 personnes
51
S’entraîner à la technique de freinage
3 personnes
52
Faire du vélo sur un itinéraire sécurisé
5 personnes
53
Servir les amuse-bouches et les boissons
3 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Animer le quiz vélo
2 personnes
56
Remettre les prix
2 personnes
57
Tester l’éclairage du soir
2 personnes
58
Assurer la clôture
2 personnes
59
Faire le check-out des participants
2 personnes
60
Contrôler le parking à vélos
2 personnes

Suivi

61
Démonter le parcours et l’itinéraire
4 personnes
62
Démonter les tentes et le mobilier
4 personnes
63
Rassembler les déchets
3 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Nettoyer le lieu
3 personnes
66
Rapporter le matériel
2 personnes
67
Rendre les vélos empruntés
2 personnes
68
Ranger les restes
2 personnes
69
Enregistrer les objets trouvés
70
Envoyer le message aux participants
71
Archiver les photos et les matériels

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 40
Tabourets de barqté 4
Portant à vêtements
Râteliers à vélosqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 120
Bolsqté 30
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 60
Louchesqté 8

Équipement

Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Ordinateur portable
Imprimante

Matériel de sport

Plots de circulationqté 24
Disques de marquageqté 30
Casques de véloqté 20
Vélos d'entraînementqté 8
Pompes à véloqté 4
Démonte-pneusqté 8
Jeux de clés Allenqté 4
Clés à moletteqté 4
Poinçons à chaîneqté 2
Kits de réparation de pneusqté 8
Chambres à air de rechangeqté 12
Kits de démonstration d'éclairage véloqté 6
Gilets réfléchissantsqté 20
Panneaux de signalisationqté 8
Rétroviseurs pour angle mortqté 2
Vélo de démonstration
Vélo-cargo
Remorques à véloqté 2
Supports à vélosqté 4
Chronomètreqté 2
Siffletsqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 4
Pilesqté 24

Décoration

Panneaux indicateursqté 12
Panneaux d’informationqté 8
Bannière sécurité à véloqté 2
Nappesqté 8
Porte-nomsqté 10

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6
Pains de glaceqté 16

Nettoyage

Seauxqté 3
Épongesqté 6
Brosses à vaisselleqté 3
Balais à mainqté 2
Ouvre-boîtesqté 2
Poubellesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le parcours au moins 6 semaines à l’avance. Vérifiez les croisements, les zones de circulation et les emplacements des plots avant de publier le programme.
Réservez rapidement les trois intervenants qui structurent la journée : contrôleurs de vélo, moniteurs d’auto-école et réparateur. Demandez au réparateur la liste définitive des participants quelques jours avant l’événement.
Fermez les inscriptions 7 jours avant la journée afin d’imprimer les badges, les cartes d’itinéraire et les consignes de sécurité avec les bons effectifs.
Prévoyez une zone distincte pour les vélos, les exercices et l’accueil. Les râteliers, casques, vélos d’entraînement et outils doivent être livrés et vérifiés avant l’arrivée du public.
La veille, consultez la météo et confirmez les livraisons, les réservations et les bénévoles. Informez aussi le quartier des éventuelles perturbations de circulation, plutôt que de le faire le matin même.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il préparer une journée de sécurité à vélo ?: Commencez environ 6 semaines avant la date prévue. Les autorisations, le parcours sécurisé et la réservation des intervenants prennent souvent plus de temps que l’installation du matériel.
Quand faut-il ouvrir et fermer les inscriptions ?: Ouvrez le formulaire dès que le lieu, le programme et les intervenants sont confirmés. Fermez-le environ 7 jours avant l’événement pour traiter les besoins alimentaires et préparer les documents nominatifs.
Que faut-il vérifier la veille d’une journée de sécurité à vélo ?: Vérifiez la météo, l’assurance, les livraisons et toutes les réservations. Contrôlez aussi les casques, les vélos, les pompes et les outils, puis confirmez la présence des bénévoles et des intervenants.
Comment sécuriser l’itinéraire vélo le jour de l’événement ?: Repérez le parcours avant l’ouverture et placez les plots et disques de marquage aux points convenus. Prévoyez un responsable aux croisements sensibles et confirmez les conditions de circulation avec les contrôleurs avant le premier départ.

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