Organiser une Journée de réemploi, étape par étape
Une Journée de réemploi avec des animaux demande une préparation plus précise qu’une simple rencontre de visiteurs. Commencez par confirmer la date et le lieu, puis structurez les inscriptions, les profils des animaux et les besoins des participants. Prévoyez ensuite les bénévoles, les transports et les entretiens de prise de contact. Les dernières heures servent surtout à aménager les espaces, installer l’accueil et vérifier que les documents et le matériel sont prêts.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Confirmer la date et le lieu
- 2
Enregistrer les animaux participants
2 personnes
- 3
Collecter les profils des animaux
2 personnes
- 4
Vérifier les données médicales
2 personnes
- 5
Publier le formulaire d'inscription
- 6
Envoyer les invitations
2 personnes
- 7
Installer la promotion
2 personnes
- 8
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 9
Recueillir les besoins alimentaires
- 10
Planifier les bénévoles
2 personnes
- 11
Coordonner les transports d'animaux
2 personnes
- 12
Planifier les entretiens de prise de contact
2 personnes
- 13
Créer une réservation pour les visiteurs
- 14
Imprimer les informations sur les animaux
2 personnes
- 15
Imprimer les formulaires d’adoption
2 personnes
- 16
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
- 17
Faire les courses
2 personnes
- 18
Refroidir les boissons
- 19
Préparer le matériel pour animaux
2 personnes
- 20
Vérifier le lieu
2 personnes
- 21
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 22
Aménager les enclos des animaux
4 personnes
- 23
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
- 24
Installer les tables d’information
2 personnes
- 25
Suspendre la décoration
2 personnes
- 26
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
- 27
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
- 28
Briefer les bénévoles
3 personnes
- 29
Laisser les animaux s’habituer calmement
4 personnes
Événement
- 30
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
- 31
Accueillir les visiteurs
2 personnes
- 32
Présenter les profils des animaux
4 personnes
- 33
Animer la rencontre avec les animaux
5 personnes
- 34
Déplacer les animaux en toute sécurité
3 personnes
- 35
Conduire les entretiens d’adoption
3 personnes
- 36
Remplir les formulaires d’adoption
2 personnes
- 37
S’occuper des animaux
4 personnes
- 38
Servir les boissons
2 personnes
- 39
Servir des amuse-bouches
2 personnes
- 40
Réapprovisionner les boissons
- 41
Ramasser les déchets entre-temps
2 personnes
- 42
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes
- 43
Ramener les animaux
4 personnes
Suivi
- 44
Faire la vaisselle
2 personnes
- 45
Ranger le lieu
4 personnes
- 46
Nettoyer les enclos des animaux
4 personnes
- 47
Évacuer les déchets
2 personnes
- 48
Inventorier le matériel
2 personnes
- 49
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
- 50
Traiter les données d'adoption
2 personnes
- 51
Relancer les visiteurs et les adoptants
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 24
- Bancs pliantsqté 3
Soins aux animaux
- Chenils pour chiensqté 8
- Cages de transport pour chatsqté 6
- Courses d'animauxqté 4
- Laisses pour chiensqté 10
- Colliersqté 10
- Gamellesqté 20
- Bacs à eauqté 12
- Caisses de transportqté 6
- Tapis pour animauxqté 15
- Bacs à litièreqté 6
- Pelles à litièreqté 3
- Distributeurs de sacs à déjectionsqté 4
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 60
- Assiettesqté 50
- Couvertsqté 50
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Plateaux de serviceqté 8
- Ciseauxqté 3
Équipement
- Ordinateur portableqté 2
- Imprimante
- Terminal de paiement
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
Communication
- Brochures d’information sur les animauxqté 60
- Formulaires d'adoptionqté 50
- Presse-papiersqté 12
- Stylosqté 30
- Badges nominatifsqté 50
- Panneaux directionnelsqté 10
Décoration
- Nappesqté 8
- Guirlandes de fanionsqté 6
- Ballonsqté 50
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Seauxqté 4
- Serpillièresqté 4
- Sets de balaiqté 3
- Gants de nettoyageqté 8
Courses
- Courses
Conseils
- Fixez la capacité d’accueil avant de publier le formulaire d’inscription. Gardez une marge pour les visiteurs sans rendez-vous et prévoyez une réservation distincte pour les personnes qui viennent rencontrer un animal.
- Demandez les informations médicales et alimentaires dès l’inscription, puis relisez-les au moins 48 heures avant l’événement. Une donnée manquante peut retarder un entretien ou compliquer l’accueil d’un animal.
- Attribuez les bénévoles par créneau et par zone : accueil, animaux, circulation et entretiens. Prévoyez au moins 30 minutes de chevauchement entre deux équipes pour transmettre les informations sans laisser un poste vide.
- Imprimez les profils des animaux, les brochures et les formulaires d’adoption avant l’installation. Préparez environ 10 % d’exemplaires supplémentaires afin de ne pas interrompre les entretiens si plusieurs visiteurs arrivent en même temps.
- Installez les enclos, cages et zones de circulation avant les tables d’information et la décoration. Testez aussi les rallonges, multiprises, terminal de paiement et imprimante au moins une heure avant l’ouverture.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une Journée de réemploi ?
- Prévoyez au moins 3 à 4 semaines pour confirmer le lieu, ouvrir les inscriptions, organiser les transports et planifier les bénévoles. Gardez les 2 derniers jours pour les impressions, les achats et la vérification du matériel.
- Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour une Journée de réemploi ?
- Ouvrez le formulaire environ 2 à 3 semaines avant la date prévue. Fermez-le 48 heures avant l’événement pour traiter les profils, les besoins alimentaires et les rendez-vous restants.
- Comment préparer l’accueil des animaux le jour de l’événement ?
- Installez les chenils, cages de transport, gamelles, bacs à eau et tapis avant l’arrivée des premiers participants. Prévoyez une zone séparée pour les entretiens et vérifiez chaque laisse, collier ou caisse au moins 60 minutes avant l’ouverture.
- Quels documents faut-il imprimer pour une Journée de réemploi ?
- Préparez les profils des animaux, les brochures d’information et les formulaires d’adoption. Imprimez environ 10 % de copies supplémentaires et terminez cette préparation au plus tard la veille.
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