Organiser une journée de jeux de quartier, étape par étape

Une journée de jeux de quartier réussie se prépare dans cet ordre : lieu et autorisations, programme, inscriptions, bénévoles, matériel, puis installation. Commencez au moins 6 semaines avant la date pour laisser le temps de réserver, distribuer les invitations et traiter les besoins alimentaires. Le jour même, prévoyez un accueil identifiable, des zones de jeu bien séparées et un briefing court pour chaque animateur. Le plan complet vous aide à suivre les 70 tâches et les 64 éléments à prévoir sans rien laisser au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Gérer les autorisations et les déclarations
2 personnes
3
Faire les réservations
4
Préparer le programme et les blocs de jeu
2 personnes
5
Concevoir les invitations
6
Distribuer les invitations
3 personnes
7
Ouvrir les inscriptions
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Répartir les bénévoles
2 personnes
11
Briefer les animateurs de jeu
2 personnes
12
Vérifier les prévisions météo
13
Vérifier la liste des courses
2 personnes
14
Faire les courses
3 personnes
15
Récupérer le matériel
3 personnes
16
Vérifier le matériel de jeu
2 personnes
17
Refroidir les consommations
2 personnes
18
Laver les fruits et les légumes
2 personnes
19
Préparer les sandwichs
3 personnes
20
Préparer les en-cas
3 personnes
21
Balisage du parcours et du parking
2 personnes
22
Vérifier la sécurité du site
2 personnes
23
Monter les tentes de réception
4 personnes
24
Installer les tables et les chaises
4 personnes
25
Délimiter les zones de jeu
3 personnes
26
Installer le château gonflable
3 personnes
27
Préparer le matériel de jeu
3 personnes
28
Suspendre la décoration
3 personnes
29
Tester le système de sonorisation
2 personnes
30
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
31
Aménager la table pour manger et boire
3 personnes
32
Installer la table de premiers secours
2 personnes
33
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes

Événement

34
Accueillir les bénévoles
2 personnes
35
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
36
Distribuer les informations de bienvenue
2 personnes
37
Encadrer le jeu libre
4 personnes
38
Encadrer la chasse au trésor
3 personnes
39
Encadrer les relais
4 personnes
40
Encadrer l’activité de bricolage
3 personnes
41
Encadrer le maquillage
3 personnes
42
Encadrer le château gonflable
2 personnes
43
Encadrer les activités nautiques
3 personnes
44
Animer la musique et la danse
2 personnes
45
Servir les boissons
3 personnes
46
Servir des amuse-bouches
3 personnes
47
Servir des sandwiches
3 personnes
48
Servir le café et le thé
2 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Vider les poubelles
2 personnes
51
Réapprovisionner le matériel de jeu
2 personnes
52
Surveiller les zones de jeu
4 personnes
53
Fournir les premiers secours
54
Enregistrer les objets trouvés
55
Annoncer le tour d’adieu
56
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes

Suivi

57
Rassembler le matériel de jeu
4 personnes
58
Ranger le château gonflable
3 personnes
59
Démonter les tentes
4 personnes
60
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
61
Rassembler les déchets
3 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Nettoyer les tables à manger
2 personnes
64
Nettoyer le site
4 personnes
65
Retirer la décoration
2 personnes
66
Éteindre l’équipement
2 personnes
67
Rapporter le matériel
3 personnes
68
Rendre les articles empruntés
2 personnes
69
Stocker les restes alimentaires
2 personnes
70
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 50
Tables de pique-niqueqté 4
Nappesqté 8
Tables hautesqté 4

Matériel de sport

Ballons de footballqté 4
balles souplesqté 12
Cônesqté 30
Cerceauxqté 12
Cordes à sauterqté 12
Témoins de relaisqté 8
Bacs à eauqté 4
Balles épongeqté 20
Château gonflable
Cartes de chasse au trésorqté 80
Rubans de médailleqté 80
Craie de trottoirqté 20
Bulles de savonqté 12
Tissu parachute
Cônesqté 12
Masquesqté 8
Corde de tir à la corde

Décoration

Ballonsqté 150
Guirlandesqté 12
Guirlandes de fanionsqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Étiquettes nominativesqté 120
Marqueursqté 30
Décoration de tableqté 8

Équipement

Enceinte Bluetoothqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Pompe à airqté 2
Lampes rechargeablesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Assiettes réutilisablesqté 100
Couverts réutilisablesqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8
Tasses à caféqté 40
Carafes d’eauqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 6
Verres doseursqté 2
Pains de glaceqté 20
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balais à mainqté 3
Pelle et balayetteqté 3
Kit de lavageqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Gel désinfectantqté 4
Trousse de premiers secours
Fil de ligneqté 2
Paniers à lingeqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu au moins 6 semaines à l’avance. Vérifiez immédiatement les autorisations, les déclarations nécessaires et les réservations : une tente, des tables ou un château gonflable ne se trouvent pas toujours en quelques jours.
Construisez le programme en blocs de 20 à 30 minutes plutôt qu’en activités qui s’enchaînent sans pause. Prévoyez une zone calme et des jeux de durée différente, comme les relais, le tir à la corde, la chasse au trésor ou les bulles de savon.
Ouvrez les inscriptions 3 à 4 semaines avant la journée et demandez dès le départ les besoins alimentaires. Faites une relance 7 jours avant afin d’obtenir un effectif fiable pour les sandwichs, les en-cas et les boissons.
Répartissez les bénévoles par créneaux d’au moins 2 heures et briefez les animateurs avant l’arrivée du public. Une personne doit savoir où se trouvent les cônes, les balles souples, les cordes et le matériel de premiers secours.
Faites le contrôle météo et la vérification du matériel la veille, puis installez les zones 2 à 3 heures avant le début. Posez d’abord le balisage du parcours et du parking, délimitez les jeux, montez la tente et installez ensuite les tables et les chaises.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée de jeux de quartier ?: Prévoyez idéalement 6 semaines. Ce délai permet de régler les autorisations, réserver le lieu et le matériel, distribuer les invitations, ouvrir les inscriptions et organiser les bénévoles.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une journée de jeux ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant l’événement, avec une date limite d’inscription fixée environ 7 jours avant. Vous pourrez ainsi ajuster les achats et les quantités de nourriture.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour la circulation et 1 animateur par zone de jeu active. Pour plusieurs activités simultanées, ajoutez une personne de remplacement par tranche de 3 à 4 postes.
Quand installer le matériel le jour même ?: Commencez 2 à 3 heures avant l’arrivée des participants. Réservez les 30 dernières minutes au contrôle de la sécurité, au balisage visible, au briefing des animateurs et à la vérification des inscriptions.

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