Organiser une journée clients, étape par étape
Une journée clients se prépare d’abord avec une liste d’invités fiable, puis avec un suivi précis des inscriptions. La réservation de la salle, les besoins alimentaires et les informations pratiques doivent être réglés avant de confirmer le traiteur. Ensuite, préparez l’accueil, les badges, le programme et l’installation pour que les participants trouvent facilement leur place. Le jour J, gardez une personne responsable des livraisons, du buffet et des dernières vérifications.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Réserver la salle
- 2
Établir la liste des invités
2 personnes
- 3
Envoyer les invitations
2 personnes
- 4
Ouvrir le formulaire d’inscription
- 5
Traiter les inscriptions
- 6
Recueillir les besoins alimentaires
- 7
Envoyer les infos de parking
- 8
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
- 9
Établir le plan de table
2 personnes
- 10
Imprimer le programme
- 11
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
- 12
Confirmer les livraisons
- 13
Clôturer les inscriptions
- 14
Communiquer les chiffres définitifs
- 15
Envoyer un rappel
- 16
Faire les courses
2 personnes
- 17
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 18
Préparer les en-cas
3 personnes
- 19
Mettre de côté les repas spéciaux
2 personnes
- 20
Nettoyer l’espace
2 personnes
- 21
Installer les tables
3 personnes
- 22
Installer les chaises
3 personnes
- 23
Installer la table d'inscription
2 personnes
- 24
Monter le buffet
3 personnes
- 25
Suspendre la décoration
2 personnes
- 26
Installer l’éclairage
2 personnes
- 27
Tester la musique
- 28
Préparer le programme
- 29
Briefer l’équipe d’accueil
3 personnes
Événement
- 30
Enregistrer les invités
3 personnes
- 31
Accueillir les invités
2 personnes
- 32
Servir le café et le thé
2 personnes
- 33
Annoncer le programme
- 34
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 35
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 36
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
- 37
Indiquer les options adaptées
- 38
Dégager les tables utilisées
2 personnes
- 39
Vider les poubelles
- 40
Vérifier les toilettes
- 41
Servir le dernier tour
2 personnes
- 42
Raccompagner les invités
2 personnes
Suivi
- 43
Emballer les restes
2 personnes
- 44
Faire la vaisselle
3 personnes
- 45
Remettre le mobilier en place
3 personnes
- 46
Nettoyer l’espace
3 personnes
- 47
Évacuer les déchets
2 personnes
- 48
Trier les matériaux
2 personnes
- 49
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 50
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 10
- Chaisesqté 70
- Tables d’inscriptionqté 2
- Tables de buffetqté 3
- Porte-manteauxqté 2
Vaisselle
- Tasses à caféqté 70
- Verres à eauqté 80
- Verres à vinqté 80
- Assiettesqté 80
- Couvertsqté 80
- Plateaux de serviceqté 12
- Pinces de serviceqté 8
Équipement
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 4
- Haut-parleur portable
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
Décoration
- Badges nominatifsqté 70
- Porte-cartesqté 10
- Nappesqté 10
- Compositions floralesqté 6
- Panneau d’accueil
- Panneaux du programmeqté 4
- Stylosqté 12
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 4
- Lampes de tableqté 6
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteau de chefqté 3
- Verres doseursqté 2
- Plateaux de serviceqté 12
Nettoyage
- Seaux de nettoyageqté 2
- Serpillièresqté 3
- Balai et pelleqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Réservez la salle avant d’envoyer les invitations, puis ouvrez rapidement le formulaire d’inscription. Prévoyez une date de clôture au moins 7 jours avant la journée clients pour disposer de chiffres fiables.
- Demandez les besoins alimentaires directement dans le formulaire et mettez les repas spéciaux de côté le jour J. Communiquez les quantités définitives au traiteur dès la clôture des inscriptions, plutôt que de modifier les chiffres au dernier moment.
- Envoyez les informations de parking avec l’invitation, puis un rappel 2 à 3 jours avant l’événement. Cette étape est souvent oubliée, surtout lorsque la salle n’est pas immédiatement visible ou dispose de plusieurs accès.
- Préparez les badges nominatifs et le programme avant l’installation. La table d’inscription doit être placée près de l’entrée, avec les stylos et les porte-cartes déjà prêts pour éviter une file d’attente dès l’arrivée.
- Gardez au frais les boissons et vérifiez les machines à café, bouilloires, rallonges et multiprises avant l’ouverture. Installez le buffet, les tables et les chaises avant de suspendre la décoration afin de ne pas devoir déplacer le mobilier ensuite.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour une journée clients ?
- Envoyez-les idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Laissez ensuite au moins 2 semaines pour les réponses et relancez les invités qui n’ont pas encore rempli le formulaire.
- Quand clôturer les inscriptions pour une journée clients ?
- Clôturez les inscriptions environ 7 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de traiter les demandes alimentaires, confirmer le traiteur et établir le plan de table.
- Combien de temps prévoir pour installer une journée clients ?
- Prévoyez au minimum 2 à 3 heures pour installer les tables, les chaises, le buffet, l’accueil et la décoration. Ajoutez 30 minutes pour tester les machines à café, l’éclairage et le haut-parleur portable.
- Quand envoyer un rappel aux participants ?
- Envoyez un rappel 2 à 3 jours avant la journée clients. Indiquez l’horaire, l’adresse, le parking et les éventuelles consignes d’accueil pour limiter les questions le jour J.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !