Organiser une foire annuelle avec marché aux puces

Une foire annuelle avec marché aux puces se prépare d’abord sur papier : autorisation, plan du terrain, exposants et circulation doivent être réglés avant la communication. Commencez par réserver le lieu et le mobilier, puis attribuez les stands et confirmez les besoins de chaque vendeur. Les derniers jours servent surtout à vérifier la météo, le matériel, les branchements, la caisse et le balisage. Cette méthode évite les stands manquants, les files de voitures et les prises électriques découvertes trop tard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Demander une autorisation
2
Consigner le lieu et l’aménagement du terrain
2 personnes
3
Réserver les stands et les tables
4
Vérifier les points d’alimentation et l’éclairage
2 personnes
5
Inviter les vendeurs
2 personnes
6
Informer les riverains
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Établir la liste des vendeurs
11
Attribuer les numéros de stand
2 personnes
12
Créer un itinéraire de parking et de circulation
2 personnes
13
Confirmer les réservations
14
Répartir les bénévoles
2 personnes
15
Contrôler les moyens de paiement
2 personnes
16
Publier la promotion en ligne
17
Distribuer les flyers
3 personnes
18
Vérifier les prévisions météo
19
Confirmer définitivement les vendeurs
2 personnes
20
Vérifier le site et le matériel
2 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Remplir les glacières
2 personnes
23
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
24
Créer les badges nominatifs et la signalétique
2 personnes

Événement

25
Balisage du site
4 personnes
26
Monter les stands
6 personnes
27
Installer les tables et les chaises
4 personnes
28
Poser les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
29
Installer l'éclairage
3 personnes
30
Installer la décoration
3 personnes
31
Accueil des vendeurs
3 personnes
32
Distribuer les numéros de stand
2 personnes
33
Accompagner les vendeurs à leur emplacement
3 personnes
34
Préparer le service traiteur
4 personnes
35
Préparer le café et le thé
2 personnes
36
Préparer les en-cas
3 personnes
37
Installer la caisse
2 personnes
38
Vérifier les toilettes
2 personnes
39
Tenir le point d'information
2 personnes
40
Accueillir les visiteurs
4 personnes
41
Servir le café et le thé
3 personnes
42
Servir des amuse-bouches
3 personnes
43
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
44
Vider les poubelles
2 personnes
45
Nettoyer les toilettes entre-temps
2 personnes
46
Dégager les voies de circulation
2 personnes
47
Soutenir les vendeurs
2 personnes
48
Allumer l’éclairage
2 personnes
49
Dernier tour des stands
2 personnes
50
Faire le check-out des vendeurs
3 personnes
51
Clôturer la caisse
2 personnes

Suivi

52
Démonter les stands
6 personnes
53
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
54
Retirer la décoration
3 personnes
55
Rassembler les déchets
4 personnes
56
Balayer le site
3 personnes
57
Faire la vaisselle
3 personnes
58
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
59
Trier les matériaux
3 personnes
60
Faire le tour du lieu
2 personnes
61
Conserver les objets trouvés
62
Retourner les matériels de location
2 personnes
63
Ranger les restes
2 personnes
64
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 20
Tables pliantesqté 10
Tables de bièreqté 6
Chaises pliantesqté 24
Tables hautesqté 6
Portants à vêtementsqté 8
Tabouretsqté 8

Équipement

Glacièresqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Lampes à batterieqté 8
Haut-parleursqté 2
Caissesqté 2
Caisses à monnaieqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Bacs à monnaieqté 4
Talkies-walkiesqté 6
Mégaphonesqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 12
Pilesqté 24

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 60
Verres à théqté 40
Assiettesqté 80
Fourchettes à gâteauqté 80
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 8
Pichets de serviceqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Pincesqté 6
Petits bolsqté 12
Bouteilles isothermesqté 4
Boîtes de rangementqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Ballonsqté 100
Nappesqté 12
Panneaux de standqté 20
Panneaux indicateursqté 12
Badges nominatifsqté 30
Marqueursqté 12
Ruban adhésifqté 8
Rouleaux de cordeqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Balais à mainqté 6
Brosses de toilettesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 12
Barrières de sécuritéqté 12
Cônesqté 16
Passe-câblesqté 8
Extincteursqté 2

Catering

Courses

Conseils

Demandez l’autorisation avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez au moins 4 à 6 semaines pour obtenir les accords nécessaires et informer les riverains.
Dessinez le plan du terrain avant d’attribuer les numéros de stand. Réservez les emplacements proches des points d’alimentation aux vendeurs ou zones qui en ont réellement besoin.
Fermez les inscriptions plusieurs jours avant la foire et envoyez une confirmation définitive à chaque vendeur. Indiquez le numéro du stand, l’horaire d’arrivée, l’itinéraire d’accès et ce qu’il doit apporter.
Séparez la circulation des visiteurs, des exposants et des véhicules de livraison. Un itinéraire affiché à l’entrée et un balisage installé avant l’ouverture réduisent les manœuvres improvisées le matin.
Préparez la caisse, la monnaie, les badges et la signalétique la veille. Testez aussi les rallonges, multiprises, machines à café, éclairages et haut-parleurs avant l’arrivée du public, car un branchement défectueux est difficile à corriger pendant la foire.

Questions fréquentes

Quand faut-il commencer à organiser une foire avec marché aux puces ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les 4 à 6 premières semaines servent aux autorisations, à la réservation du mobilier, aux inscriptions et à l’information des riverains.
Combien de temps avant faut-il confirmer les exposants ?: Confirmez définitivement les vendeurs 5 à 7 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de mettre à jour la liste, les numéros de stand, les badges et le plan de circulation.
Que faut-il préparer la veille d’une foire annuelle ?: Préparez la caisse et la monnaie, les badges, la signalétique, les glacières, les rallonges et les lampes la veille. Faites également un test des branchements et vérifiez que tout le matériel réservé est bien présent.
Comment organiser la circulation le jour du marché aux puces ?: Prévoyez un itinéraire distinct pour l’arrivée des exposants, le stationnement et les visiteurs. Installez le balisage au moins 60 minutes avant l’ouverture et affectez un bénévole à l’entrée pendant la première heure.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.