Organiser une fête des bénévoles sans rien oublier

Une fête des bénévoles se prépare d’abord sur le papier, puis sur place. Commence par réserver le lieu, fixer la date et construire un programme simple avant d’envoyer les invitations. Les inscriptions servent ensuite à calculer le catering, recueillir les allergies et confirmer le nombre de participants. Garde enfin assez de temps pour le montage : tentes, tables, buffet, boissons, décoration, musique et éclairage demandent plus d’une heure, même avec une équipe disponible.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Fixer la date et le programme
2 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Confirmer les inscriptions
7
Vérifier le lieu et la réservation
8
Calculer les quantités de catering
2 personnes
9
Vérifier la liste des courses
10
Préparer les activités
2 personnes
11
Composer la playlist
12
Créer des badges nominatifs
2 personnes
13
Imprimer le programme et les panneaux
14
Faire les courses
2 personnes
15
Mettre les boissons au frais
2 personnes
16
Préparer les en-cas
4 personnes
17
Rassembler le matériel
2 personnes
18
Stocker le catering au frais
2 personnes
19
Ouvrir le lieu
2 personnes
20
Monter les tentes de réception
4 personnes
21
Installer les tables et les chaises
4 personnes
22
Mettre le buffet en place
3 personnes
23
Installer le bar à boissons
2 personnes
24
Suspendre la décoration
3 personnes
25
Tester la musique et l’éclairage
2 personnes
26
Préparer les jeux et activités
3 personnes
27
Installer la table d’inscription
2 personnes
28
Faire le briefing des bénévoles
2 personnes

Événement

29
Accueillir les invités
3 personnes
30
Distribuer les badges
2 personnes
31
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
32
Assurer le mot de bienvenue
33
Encadrer les activités
4 personnes
34
Servir des amuse-bouches
3 personnes
35
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
36
Servir le buffet
4 personnes
37
Servir les repas diététiques
2 personnes
38
Servir le café et le thé
2 personnes
39
Prendre des photos
40
Remettre un cadeau d’adieu
2 personnes
41
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

42
Emballer les restes alimentaires en toute sécurité
2 personnes
43
Rassembler les déchets
3 personnes
44
Laver la vaisselle et les verres
3 personnes
45
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
46
Retirer la décoration
2 personnes
47
Nettoyer le lieu
4 personnes
48
Éteindre l’équipement
2 personnes
49
Apporter le matériel au stockage
3 personnes
50
Ranger les tentes de fête au sec
3 personnes
51
Distribuer les restes
2 personnes
52
Rendre les articles empruntés
2 personnes
53
Évacuer les déchets
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 55
Tables de buffetqté 3
Table pliante

Vaisselle

Assiettesqté 60
Petits bolsqté 60
Verresqté 80
Tasses à caféqté 60
Couteauxqté 60
Fourchettesqté 60
Cuillèresqté 60

Cuisine

Plateaux de serviceqté 10
Cuillères de serviceqté 8
Ciseauxqté 2
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 3
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Seaux à glaceqté 2

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 3

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4

Décoration

Nappesqté 8
Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Guirlande de fanionsqté 4
Porte-nomsqté 60

Activités

Jeux de sociétéqté 8
Cartes-quizqté 6
Stylosqté 30
Prixqté 10

Nettoyage

Bac à vaisselleqté 2
Brosses à vaisselleqté 3
Épongesqté 10
Chiffons microfibresqté 12
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixe la date et le programme avant l’envoi des invitations. Laisse au moins 10 à 14 jours pour les réponses, puis réserve encore 3 à 5 jours pour relancer les personnes qui n’ont pas confirmé.
Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription, pas la veille. Prévois une liste finale avec le nombre de repas, les régimes particuliers et les boissons nécessaires avant de faire les courses.
Prépare les éléments imprimés au moins 2 jours à l’avance : programme, panneaux, badges nominatifs et porte-noms. Cela évite de chercher une imprimante pendant l’installation du buffet.
Mets les boissons au frais plusieurs heures avant l’arrivée des bénévoles. Pour une réception de 2 à 3 heures, prévois aussi assez de glacières, de seaux à glace, de verres et de thermos pour ne pas interrompre le service.
Planifie le montage en deux temps : compte environ 60 à 90 minutes pour les tentes, tables, chaises et buffet, puis 20 à 30 minutes pour tester les haut-parleurs Bluetooth, les rallonges, les multiprises et les guirlandes lumineuses.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une fête des bénévoles ?: Prévois idéalement 3 à 4 semaines. La réservation du lieu et la date prennent environ une semaine, les inscriptions 10 à 14 jours, puis il faut garder 2 à 3 jours pour confirmer les quantités et les achats.
Quand envoyer les invitations pour une fête des bénévoles ?: Envoie-les au moins 2 semaines avant la date, avec une échéance de réponse claire. Relance les personnes non inscrites 3 à 5 jours avant cette échéance afin d’obtenir un nombre fiable pour le catering.
Combien de temps prévoir pour installer la fête ?: Compte 1 h 30 à 2 heures avant l’arrivée des invités. Les tentes, tables, chaises et buffet prennent souvent 60 à 90 minutes, puis la musique, l’éclairage, les boissons et la décoration demandent encore 20 à 30 minutes.
Quand acheter et préparer la nourriture et les boissons ?: Fais les courses la veille si les produits peuvent rester au frais, puis stocke le catering dans des glacières ou un réfrigérateur. Mets les boissons au frais au moins 4 heures avant le début et prépare les en-cas le jour même.

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