Organiser une fête des bénévoles sans rien oublier

Une fête des bénévoles se prépare d’abord comme un petit projet collectif : date, lieu, inscriptions et répartition des rôles doivent être fixés avant les achats. Prévoyez ensuite le catering, les besoins alimentaires et le programme, puis gardez l’installation matérielle pour le jour J. Les oublis les plus fréquents concernent les boissons au frais, les rallonges, l’accueil et le dernier contrôle de sécurité. Le plan ci-dessous vous aide à avancer dans le bon ordre, avec les tâches et le matériel nécessaires.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Rédiger les invitations
2 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
2 personnes
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Créer le programme et le plan d’organisation
2 personnes
7
Réserver le catering
2 personnes
8
Vérifier la musique et l’équipement
2 personnes
9
Répartir les volontaires pour les tâches
2 personnes
10
Vérifier la liste des courses
2 personnes
11
Faire les courses
3 personnes
12
Ranger les boissons et les aliments
2 personnes
13
Ouvrir le lieu
2 personnes
14
Nettoyer l’espace
4 personnes
15
Installer les tables et les chaises
4 personnes
16
Monter les tentes de réception
4 personnes
17
Installer les tables de buffet
3 personnes
18
Suspendre la décoration
3 personnes
19
Raccorder la sonorisation
2 personnes
20
Installer l'éclairage
2 personnes
21
Mettre les boissons au frais
3 personnes
22
Préparer les en-cas
4 personnes
23
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
24
Aménager la table d'accueil
2 personnes
25
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

26
Accueillir les invités
3 personnes
27
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
28
Ouvrir le buffet
2 personnes
29
Servir des amuse-bouches
3 personnes
30
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
31
Préparer le café et le thé
2 personnes
32
Servir les repas spéciaux à part
2 personnes
33
Rassembler les déchets et les bouteilles vides
2 personnes
34
Fournir la musique
35
Accompagner les départs
2 personnes

Suivi

36
Emballer les restes en toute sécurité
2 personnes
37
Faire la vaisselle
3 personnes
38
Nettoyer le lieu
4 personnes
39
Retirer la décoration
3 personnes
40
Démonter les tentes de fête
4 personnes
41
Remettre le mobilier en place
4 personnes
42
Ranger le matériel
2 personnes
43
Évacuer les déchets
2 personnes
44
Restituer le matériel emprunté
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Tentes de réceptionqté 2
Tables de buffetqté 3
Portantsqté 2

Vaisselle

Verresqté 100
Tasses à caféqté 70
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandesqté 12
Nappesqté 10
Compositions floralesqté 8
Badges nominatifsqté 70

Équipement

Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 3
Petits bolsqté 12
Cuillères de serviceqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 8

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu avant d’envoyer les invitations, puis laissez au moins 10 à 14 jours pour recevoir les inscriptions et les besoins alimentaires.
Réservez le catering après avoir consolidé les réponses : prévoyez une marge de 5 à 10 % pour les portions, les boissons et les changements de dernière minute.
Attribuez les rôles aux bénévoles avant le jour J, avec au moins une personne pour l’accueil, une pour le buffet et une pour la sonorisation ou l’éclairage.
Commencez l’installation environ 3 heures avant l’arrivée des invités : tables, chaises, tentes, buffet, décoration et branchements prennent plus de temps que prévu.
Mettez les boissons au frais dès l’ouverture du lieu et gardez 30 minutes avant l’accueil pour vérifier les câbles, les passages, les poubelles, les toilettes et la table d’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une fête des bénévoles ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Les 10 à 14 derniers jours servent aux invitations, aux inscriptions et au catering ; gardez les 2 ou 3 derniers jours pour les achats et les confirmations.
Quand envoyer les invitations pour une fête des bénévoles ?: Envoyez-les au moins 3 semaines avant la fête. Fixez une date limite d’inscription 10 à 14 jours avant l’événement afin de connaître les besoins alimentaires et le nombre de repas.
À quelle heure commencer l’installation le jour de la fête ?: Ouvrez le lieu environ 3 heures avant l’arrivée des invités. Réservez les 30 dernières minutes au contrôle de sécurité, au refroidissement des boissons et aux derniers réglages du son et de l’éclairage.
Comment répartir les tâches entre les bénévoles ?: Attribuez les rôles au plus tard une semaine avant l’événement et confirmez-les la veille. Prévoyez au minimum une personne à l’accueil, deux pour le buffet et une personne responsable du son et des branchements.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.