Organiser une fête de quartier sans rien oublier

Une fête de quartier se prépare d’abord sur le papier, puis dans la rue. Fixez la date et le programme avant de demander les autorisations, réserver les fournisseurs et prévenir les riverains. Ensuite, centralisez les inscriptions, les besoins alimentaires et le matériel, car les oublis apparaissent souvent dans ces trois listes. Les deux derniers jours servent surtout aux achats frais, au refroidissement des boissons, à la préparation des encas et à l’installation du parcours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Demander un permis de quartier
3
Demander une fermeture de rue
4
Vérifier les droits musicaux
5
Réserver les fournisseurs
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Informer les riverains
2 personnes
10
Commander des panneaux de signalisation
11
Vérifier les prévisions météo
12
Établir la liste définitive des visiteurs
13
Vérifier la liste des courses
2 personnes
14
Faire les courses
3 personnes
15
Récupérer les produits frais
2 personnes
16
Récupérer le matériel de location
2 personnes
17
Refroidir les boissons
2 personnes
18
Préparer les en-cas
4 personnes
19
Couper les légumes
3 personnes
20
Répartir les sauces en portions
2 personnes
21
Créer les étiquettes d'allergènes
2 personnes
22
Composer la playlist
23
Trier le matériel de jeu
2 personnes
24
Dégager le parcours
4 personnes
25
Installer les panneaux de signalisation
3 personnes
26
Décharger les tables et les chaises
4 personnes
27
Monter les tentes de réception
6 personnes
28
Installer les tables
4 personnes
29
Installer les chaises
3 personnes
30
Installer les tables de buffet
3 personnes
31
Aménager le bar
3 personnes
32
Raccorder le matériel audio
2 personnes
33
Installer l'éclairage
3 personnes
34
Suspendre la décoration
4 personnes
35
Aménager les zones de jeu
3 personnes
36
Disposer la nourriture
4 personnes
37
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
38
Afficher les informations sur les allergènes
2 personnes
39
Vérifier les toilettes
2 personnes
40
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
41
Tester la musique
2 personnes

Événement

42
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
43
Accueillir les invités
3 personnes
44
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
45
Gérer la musique
46
Servir les boissons
3 personnes
47
Servir des amuse-bouches
4 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
50
S’occuper du barbecue
3 personnes
51
Rassembler les déchets
2 personnes
52
Dégager les tables
3 personnes
53
Faire la vaisselle
3 personnes
54
Vérifier l'éclairage
55
Annoncer le dernier tour
56
Couper la musique

Suivi

57
Ranger la nourriture et les boissons en toute sécurité
3 personnes
58
Retirer la décoration
4 personnes
59
Débrancher le matériel de sonorisation
2 personnes
60
Démonter l’éclairage
3 personnes
61
Démonter les tentes
6 personnes
62
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
63
Balayer la rue
4 personnes
64
Apporter les déchets au point de collecte
3 personnes
65
Retirer les panneaux de signalisation
3 personnes
66
Nettoyer la vaisselle et le matériel de cuisine
3 personnes
67
Ranger le matériel au sec
2 personnes
68
Retourner les matériels de location
2 personnes
69
Distribuer les restes
2 personnes
70
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 70
Tables de bièreqté 6
Tables de buffetqté 3
Tabourets de barqté 8
Nappesqté 12

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 80
Bols réutilisablesqté 50
Gobelets réutilisablesqté 120
Verres à vinqté 40
Tasses à caféqté 40
Couteauxqté 80
Fourchettesqté 80
Cuillèresqté 80
Louchesqté 12
Pincesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 6
Barbecue en aluminiumqté 2
Pinces de barbecueqté 4
Glacièresqté 6
Thermosqté 4
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Brûleurs à gazqté 2
Bouteilles de gazqté 2

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphone
Pieds d'enceinteqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes d'extérieurqté 6
Goulottes de câblesqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 150
Pompe à ballonsqté 2
Décoration de tableqté 12
Panneaux en ardoiseqté 6
Marqueurs craieqté 8

Matériel de sport

Jeux en plein airqté 8
Cordes à sauterqté 6
Balles souplesqté 8
Craie de trottoirqté 12

Nettoyage

Conteneurs à déchetsqté 6
Pinces à déchetsqté 4
Balaisqté 4
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Brosses de toilettesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par les démarches qui bloquent tout le reste : demande de permis de quartier, fermeture de rue et vérification des droits musicaux. Faites-les au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue, car les délais administratifs varient.
Arrêtez la liste des visiteurs 5 à 7 jours avant la fête. Utilisez-la pour calculer les assiettes, bols, gobelets, couverts et portions, puis vérifiez séparément les allergies et régimes alimentaires.
Réservez les tentes, tables, chaises et le matériel de location dès que la date est confirmée. Contrôlez le nombre de tables de buffet, de glacières et de plats avec couvercle avant de finaliser les achats.
Préparez les éléments qui supportent l'attente la veille : légumes coupés, sauces portionnées, étiquettes d'allergènes et playlist. Récupérez les produits frais le jour même et prévoyez des glacières pour les garder au froid.
Le matin de la fête, installez d'abord les panneaux de signalisation et dégagez le parcours avant de dresser le buffet. Vérifiez ensuite les prévisions météo, les tentes, le gaz du barbecue et le refroidissement des boissons.

Questions fréquentes

Combien de temps à l'avance faut-il demander une fermeture de rue ?: Déposez la demande dès que la date est choisie, idéalement 6 à 8 semaines avant la fête. La fermeture de rue conditionne les panneaux, le parcours et l'information des riverains.
Quand envoyer les invitations pour une fête de quartier ?: Envoyez une première invitation 4 à 6 semaines avant, avec la date et le programme. Demandez les inscriptions et les besoins alimentaires au plus tard 10 jours avant, puis confirmez les informations une semaine avant.
Quand faire les courses pour une fête de quartier ?: Achetez les produits secs et les boissons 2 à 3 jours avant pour pouvoir les trier et les refroidir. Récupérez les produits frais le jour même ou la veille au soir, selon les possibilités de conservation.
Combien de boissons prévoir par personne ?: Prévoyez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 par heure supplémentaire. Gardez une réserve séparée dans plusieurs glacières afin de ne pas laisser toutes les boissons au soleil.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.