Cómo organizar una fiesta de barrio sin olvidar lo esencial

Una fiesta de barrio empieza varias semanas antes de montar las mesas. Primero fija la fecha y el programa, y después tramita los permisos para usar la calle y gestionar la música. Cuando tengas confirmada la asistencia, podrás calcular la comida, las bebidas, el mobiliario y el material de alquiler. La última semana se centra en informar a los vecinos, revisar el tiempo y dejar preparada la comida que aguanta bien con antelación.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Solicitar permiso vecinal
3
Solicitar el corte de calle
4
Comprobar los derechos de música
5
Reservar proveedores
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Gestionar inscripciones
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Informar a los vecinos
2 personas
10
Pedir señales de tráfico
11
Comprobar el pronóstico del tiempo
12
Elaborar la lista definitiva de asistentes
13
Comprobar la lista de la compra
2 personas
14
Hacer la compra
3 personas
15
Recoger productos frescos
2 personas
16
Recoger el material de alquiler
2 personas
17
Enfriar bebidas
2 personas
18
Preparar aperitivos
4 personas
19
Cortar verduras
3 personas
20
Porcionar las salsas
2 personas
21
Crear etiquetas de alérgenos
2 personas
22
Elaborar la lista de canciones
23
Clasificar el material de juego
2 personas
24
Despejar la ruta
4 personas
25
Colocar señales de tráfico
3 personas
26
Descargar las mesas y sillas
4 personas
27
Montar las carpas
6 personas
28
Montar mesas
4 personas
29
Colocar las sillas
3 personas
30
Montar mesas de buffet
3 personas
31
Montar la barra
3 personas
32
Conectar el equipo de sonido
2 personas
33
Colgar la iluminación
3 personas
34
Colgar la decoración
4 personas
35
Montar las zonas de juegos
3 personas
36
Disponer la comida
4 personas
37
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
38
Colocar información sobre alérgenos
2 personas
39
Comprobar los baños
2 personas
40
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
41
Probar la música
2 personas

Evento

42
Atender la mesa de recepción
2 personas
43
Dar la bienvenida a los invitados
3 personas
44
Supervisar las actividades infantiles
4 personas
45
Controlar la música
46
Servir las bebidas
3 personas
47
Servir aperitivos
4 personas
48
Rellenar las bebidas
2 personas
49
Reponer el bufé
3 personas
50
Atender la barbacoa
3 personas
51
Recoger la basura
2 personas
52
Retirar la vajilla de las mesas
3 personas
53
Lavar la vajilla
3 personas
54
Comprobar la iluminación
55
Anunciar la última ronda
56
Apagar la música

Seguimiento

57
Guardar la comida y la bebida de forma segura
3 personas
58
Retirar la decoración
4 personas
59
Desconectar el equipo de sonido
2 personas
60
Desmontar la iluminación
3 personas
61
Desmontar las tiendas
6 personas
62
Desmontar mesas y sillas
4 personas
63
Barrer la calle
4 personas
64
Llevar la basura al punto de recogida
3 personas
65
Retirar señales de tráfico
3 personas
66
Limpiar la vajilla y el material de cocina
3 personas
67
Guardar el material en seco
2 personas
68
Devolver el material alquilado
2 personas
69
Repartir la comida sobrante
2 personas
70
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 10
Sillas plegablescant. 70
Mesas de cervezacant. 6
Mesas de buffetcant. 3
Taburetes de barcant. 8
Mantelescant. 12

Vajilla

Platos reutilizablescant. 80
Cuencos reutilizablescant. 50
Vasos reutilizablescant. 120
Copas de vinocant. 40
Tazas de cafécant. 40
Cuchilloscant. 80
Tenedorescant. 80
Cucharascant. 80
Cucharonescant. 12
Pinzascant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de servir con tapacant. 6
Barbacoa de aluminiocant. 2
Pinzas para barbacoacant. 4
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 4
Teterascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Quemadores de gascant. 2
Botellas de gascant. 2

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófono
Soportes para altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas de exteriorcant. 6
Canaletas para cablescant. 8

Decoración

Guirnaldascant. 12
Globoscant. 150
Bomba para globoscant. 2
Decoración de mesacant. 12
Pizarrascant. 6
Rotuladores de tizacant. 8

Material deportivo

Juegos al aire librecant. 8
Cuerdas para saltarcant. 6
Pelotas blandascant. 8
Tiza para aceracant. 12

Limpieza

Contenedores de basuracant. 6
Pinzas para residuoscant. 4
Escobascant. 4
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Escobillas de bañocant. 2

Catering

Compras

Consejos

Empieza por los permisos y el corte de calle: solicita ambos antes de reservar proveedores y, como margen práctico, deja al menos 4 semanas para recibir confirmaciones.
Cierra la lista de asistentes 5-7 días antes. En ese momento recoge las preferencias dietéticas y ajusta las cantidades de comida, vasos, platos y sillas.
No dejes las bebidas para el mismo día: enfría la primera tanda con varias horas de antelación y prepara neveras portátiles separadas para bebidas y alimentos.
Prepara la comida por fases. Corta las verduras, porciona las salsas y crea las etiquetas de alérgenos el día anterior; recoge los productos frescos el mismo día.
La calle debe estar despejada antes de colocar carpas, mesas y señales. Revisa la ruta y coloca las señales de tráfico al menos 60 minutos antes de que lleguen los invitados.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una fiesta de barrio?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Los permisos vecinales, el corte de calle, los derechos de música y los proveedores suelen requerir más plazo que la compra y la preparación de la comida.
¿Cuándo hay que cerrar la lista de invitados?: Cierra la lista definitiva entre 5 y 7 días antes. Así puedes confirmar las preferencias dietéticas, calcular las raciones y comprobar que tienes suficientes mesas, sillas, vajilla y vasos.
¿Qué se puede preparar el día anterior para una fiesta de barrio?: El día anterior puedes cortar verduras, preparar aperitivos que se conserven bien, porcionar las salsas y etiquetar los alérgenos. La comida fresca y los productos que deban servirse recién hechos se recogen o preparan el mismo día.
¿Cuándo hay que montar la calle y las mesas?: Reserva al menos 2 horas para despejar la ruta, colocar las señales, montar las carpas y distribuir mesas y sillas. Las señales y el acceso deben estar listos como mínimo 60 minutos antes del inicio.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.