Organiser une fête de quartier sans rien oublier

Une fête de quartier se prépare d’abord sur le plan administratif, puis avec les riverains et les prestataires. Commence par les autorisations, la fermeture éventuelle de la rue et la déclaration sonore avant d’envoyer les invitations. Les inscriptions permettent ensuite d’estimer les repas, les boissons, les tables et la vaisselle. La dernière semaine sert surtout à confirmer les livraisons, vérifier la météo et répartir les installations du jour J.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Demander une autorisation
2
Demander une fermeture de rue
3
Déposer une déclaration sonore
4
Organiser l’enlèvement des déchets
5
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
6
Rédiger le courrier aux résidents
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Confirmer les livraisons
11
Vérifier les prévisions météo
12
Imprimer le programme
13
Imprimer la signalisation
14
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
15
Établir le plan de table
2 personnes
16
Vérifier la liste des courses
2 personnes
17
Faire les courses
3 personnes
18
Refroidir les boissons
2 personnes
19
Préparer les en-cas
4 personnes
20
Préparer les marinades
2 personnes
21
Trier la vaisselle
2 personnes
22
Préparer le matériel
3 personnes
23
Barricader la rue
4 personnes
24
Vérifier l’alimentation électrique
2 personnes
25
Monter les tentes de réception
6 personnes
26
Installer les tables
4 personnes
27
Installer les chaises
4 personnes
28
Installer les tables de buffet
3 personnes
29
Aménager le bar
3 personnes
30
Remplir les glacières
2 personnes
31
Suspendre la décoration
4 personnes
32
Installer l'éclairage
3 personnes
33
Raccorder la sonorisation
2 personnes
34
Tester la musique
2 personnes
35
Servir les repas
4 personnes
36
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
37
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
38
Vérifier les sanitaires

Événement

39
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
40
Accueillir les invités
3 personnes
41
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
42
Présenter le programme
43
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
44
Fournir la musique
45
Servir des amuse-bouches
4 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
47
Servir le café et le thé
2 personnes
48
Allumer le barbecue
2 personnes
49
Préparer le barbecue
4 personnes
50
Servir le barbecue
4 personnes
51
Réapprovisionner les salades
2 personnes
52
Servir les repas diététiques
2 personnes
53
Dégager les tables
3 personnes
54
Faire la vaisselle
3 personnes
55
Vider les poubelles
2 personnes
56
Rassembler les verres
2 personnes
57
Vérifier l'éclairage
58
Vérifier le niveau sonore
59
Annoncer le dernier tour
60
Couper la musique
61
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

62
Stocker la nourriture en toute sécurité
3 personnes
63
Laisser refroidir le barbecue
2 personnes
64
Nettoyage grossier de la rue
6 personnes
65
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
66
Démonter les tentes de fête
6 personnes
67
Retirer la décoration
3 personnes
68
Retirer l'éclairage
3 personnes
69
Débrancher l’équipement
2 personnes
70
Laver soigneusement la vaisselle
3 personnes
71
Nettoyer les glacières
2 personnes
72
Trier les déchets
3 personnes
73
Nettoyer soigneusement la rue
4 personnes
74
Retirer les barrières de rue
3 personnes
75
Inventorier le matériel
2 personnes
76
Rendre les articles empruntés
2 personnes
77
Distribuer les restes
2 personnes
78
Vérifier le matériel de caution

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 6
Tabourets de barqté 8
Étagères de buffetqté 4
Pinces pour nappeqté 40

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 100
Bols réutilisablesqté 80
Gobelets réutilisablesqté 150
Verres à vinqté 60
Tasses à caféqté 50
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillèresqté 80

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Louchesqté 8
Saladiersqté 6
Plateaux en aluminiumqté 20
Bacs de cuisineqté 8
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Barbecueqté 2
Ustensiles de barbecueqté 4
Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphoneqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Goulottes de câblesqté 20

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Ballonsqté 200
Guirlandes de fanionsqté 12
Décoration de tableqté 10
Panneaux indicateursqté 10
Badges nominatifsqté 100

Matériel de sport

Jeux en plein airqté 6
Craie de trottoirqté 12
Cordes à sauterqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Pinces à déchetsqté 6
Sets de balaiqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Serpillièresqté 4

Catering

Courses

Conseils

Lance les démarches au moins 6 à 8 semaines avant la fête : autorisation, fermeture de rue, déclaration sonore et plan de circulation peuvent demander plusieurs échanges avec la commune.
Envoie le courrier aux résidents avant les invitations générales. Indique les horaires, les accès maintenus et la date limite d’inscription, puis relance les personnes qui n’ont pas répondu 10 à 14 jours avant.
Utilise les inscriptions pour chiffrer les besoins alimentaires et le matériel. Prévois les tables, chaises, tentes, vaisselle réutilisable et boissons selon le nombre confirmé, avec une petite marge pour les arrivées imprévues.
Ne garde pas l’installation de la rue pour le dernier moment. Le jour J, prévois au moins 2 heures pour les barrières, les tentes, les tables, le branchement électrique et les haut-parleurs.
Vérifie la météo 48 heures avant, puis confirme les livraisons et le plan B. Refroidis les boissons, prépare les encas et les marinades à l’avance, mais conserve les produits sensibles au froid jusqu’au service.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une fête de quartier ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps d’obtenir les autorisations, de demander une fermeture de rue, d’informer les résidents et de traiter les inscriptions.
Quand envoyer les invitations pour une fête de quartier ?: Envoie-les environ 4 semaines avant la date, après avoir clarifié les horaires et les accès. Fixe une date limite de réponse 10 à 14 jours avant l’événement pour ajuster les repas et le matériel.
Quand vérifier la météo avant une fête de quartier ?: Fais une première vérification 7 jours avant, puis une vérification définitive 48 heures avant. À ce moment-là, confirme l’utilisation des tentes et adapte l’installation extérieure si nécessaire.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une fête de quartier ?: Réserve au moins 2 heures le jour même pour barricader la rue, monter les tentes, installer les tables et les chaises, vérifier l’électricité et préparer le buffet. Ajoute du temps si le matériel doit être transporté depuis un autre lieu.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.