Comment organiser une fête dansante, étape par étape
Une fête dansante se prépare d’abord sur papier, puis dans la salle. Commencez par fixer la date, le lieu et le budget avant de choisir la musique ou la décoration. Ensuite, gérez les invitations, les besoins alimentaires et les réservations, puis vérifiez le matériel sonore, l’éclairage et les branchements. Le jour même, gardez la piste dégagée, installez le bar et prévoyez une personne pour suivre le déroulé.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
- 2
Établir le budget
2 personnes
- 3
Établir le programme musical
2 personnes
- 4
Envoyer les invitations
2 personnes
- 5
Traiter les inscriptions
- 6
Recueillir les besoins alimentaires
- 7
Faire les réservations
2 personnes
- 8
Vérifier les autorisations
- 9
Recueillir les coordonnées
- 10
Faire l’aménagement de la salle
2 personnes
- 11
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
- 12
Tester le matériel sonore
2 personnes
- 13
Tester le plan d’éclairage
2 personnes
- 14
Établir la liste définitive des invités
- 15
Imprimer le déroulé
- 16
Vérifier les livraisons
2 personnes
- 17
Faire les courses
3 personnes
- 18
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 19
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
- 20
Préparer les en-cas
3 personnes
- 21
Trier la décoration
2 personnes
- 22
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 23
Dégager la piste de danse
3 personnes
- 24
Aménager l’entrée
2 personnes
- 25
Monter le bar et le point de service
3 personnes
- 26
Installer le matériel sonore
3 personnes
- 27
Monter l’éclairage
2 personnes
- 28
Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité
2 personnes
- 29
Suspendre la décoration
3 personnes
- 30
Vérifier les toilettes
- 31
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
- 32
Préparer les boissons et les verres
3 personnes
- 33
Tester la musique et le micro
2 personnes
Événement
- 34
Ouvrir l’entrée
2 personnes
- 35
Accueillir les invités
2 personnes
- 36
Fournir la musique
- 37
Servir les boissons
3 personnes
- 38
Servir des amuse-bouches
2 personnes
- 39
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 40
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
- 41
Vider les poubelles
- 42
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
- 43
Dégager la piste de danse
- 44
Gérer l’éclairage
- 45
Annoncer le dernier tour
- 46
Accompagner les invités vers la sortie
2 personnes
- 47
Couper la musique
Suivi
- 48
Ranger la nourriture et les boissons en toute sécurité
2 personnes
- 49
Éteindre l’équipement
2 personnes
- 50
Retirer la décoration
3 personnes
- 51
Rassembler la vaisselle
3 personnes
- 52
Trier les déchets
2 personnes
- 53
Faire la vaisselle
2 personnes
- 54
Nettoyer l’espace
3 personnes
- 55
Remettre le mobilier en place
3 personnes
- 56
Emballer le matériel
2 personnes
- 57
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 58
Ranger le stock restant
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables pliantesqté 8
- Chaises pliantesqté 50
- Tabourets de barqté 6
- Nappesqté 8
- Portantsqté 2
- Poteaux de balisageqté 6
- Cintres de vestiaireqté 100
Vaisselle
- Verres réutilisablesqté 100
- Verres à vinqté 30
- Tasses à caféqté 30
- Assiettesqté 80
- Couvertsqté 80
- Plateaux de serviceqté 12
- Pinces de serviceqté 6
Équipement
- Intervenants actifsqté 2
- Table de mixage
- Contrôleur DJ
- Microphoneqté 2
- Ordinateur portable
- Glacièresqté 4
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Rallonges à enrouleurqté 2
- Extincteursqté 2
- Trousses de premiers secours
- Lampes de pocheqté 3
- Câbles audio de rechangeqté 6
- Support pour ordinateur portable
Éclairage
- Barres lumineuses LEDqté 4
- Lumières discoqté 2
- Lampes d'ambianceqté 8
- Pilesqté 24
Décoration
- Ballonsqté 150
- Arche de ballons
- Guirlandesqté 10
- Décoration de table sans confettisqté 8
- Mur photo
- Accessoires photoqté 20
- Bandes adhésivesqté 4
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Bacs à glaçonsqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de chefqté 3
- Poêlesqté 2
- Thermosqté 3
Nettoyage
- Balaiqté 2
- Aspirateur
- Serpillièresqté 2
- Seauxqté 2
- Gants de nettoyageqté 6
- Poubellesqté 8
- Poubelles à pédaleqté 4
- Chiffons microfibresqté 12
- Raclettes de solqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Bloquez la date et le lieu avant d’envoyer les invitations. Prévoyez aussi le temps nécessaire pour installer les tables, les chaises, le bar et la piste de danse.
- Testez le son et l’éclairage avant l’arrivée des invités, avec les câbles, rallonges, multiprises et piles réellement utilisés. Un essai de 30 minutes évite de découvrir un problème au début de la soirée.
- Demandez les besoins alimentaires au moment des inscriptions et arrêtez la liste définitive des invités quelques jours avant l’événement. Vous pourrez ainsi ajuster les achats, les assiettes, les verres et les portions.
- Mettez les boissons au frais plusieurs heures à l’avance et gardez une réserve séparée pour le réassort. Prévoyez environ deux à trois verres par personne pour la première heure, puis adaptez selon la durée de la fête.
- Installez d’abord la circulation : entrée, vestiaire, bar et tables, puis dégagez la piste de danse. Gardez le déroulé imprimé à portée de main et vérifiez les livraisons avant de commencer la mise en place.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une fête dansante ?
- Prévoyez au moins 4 à 6 semaines pour une fête dansante avec invitations, réservations et besoins alimentaires à recueillir. Commencez plus tôt si le lieu ou les intervenants doivent être réservés.
- Combien de boissons prévoir pour une fête dansante ?
- Comptez environ deux à trois boissons par personne pendant la première heure, puis une à deux par heure supplémentaire. Ajoutez une marge pour les invités qui restent plus longtemps et gardez de l’eau facilement accessible.
- Quand tester le matériel sonore et les lumières ?
- Faites un premier test plusieurs jours avant, puis un second le jour même, idéalement au moins 2 heures avant l’arrivée des invités. Vérifiez le contrôleur DJ, la table de mixage, le microphone, les branchements et les niveaux sonores.
- Quand installer la salle pour une fête dansante ?
- Commencez l’installation 3 à 4 heures avant le début si les tables, les chaises, le bar, l’éclairage et la décoration sont déjà disponibles. Gardez les 30 dernières minutes pour les boissons, les en-cas et une vérification générale.
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