Comment organiser une fête d’anniversaire, étape par étape

Commencez par fixer la date, le nombre d’invités et les contraintes du lieu avant de réserver quoi que ce soit. Ensuite, avancez dans l’ordre : invitations, réponses, repas, gâteau, musique et matériel. Les derniers jours servent surtout à confirmer les quantités, faire les courses et préparer ce qui peut l’être à l’avance. Le jour même, gardez une vraie marge pour installer les tables, les chaises, la décoration, l’éclairage et le son.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et la liste des invités
2 personnes
2
Répartir le lieu et l’espace
2 personnes
3
Envoyer les invitations
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Composer la musique et le programme
2 personnes
7
Commander le catering et le gâteau
8
Réserver la location de matériel
9
Envoyer un rappel aux invités
10
Communiquer les chiffres définitifs
11
Vérifier la liste des courses
2 personnes
12
Vérifier la décoration et le matériel
2 personnes
13
Faire les courses
2 personnes
14
Stocker les boissons et denrées non périssables
2 personnes
15
Récupérer le gâteau et les commandes
2 personnes
16
Laver les fruits et les légumes
2 personnes
17
Préparer les en-cas
3 personnes
18
Préparer le dressage des tables
2 personnes
19
Nettoyer le lieu
3 personnes
20
Installer les tables et les chaises
4 personnes
21
Installer les tentes de fête et les parasols
4 personnes
22
Suspendre la décoration
3 personnes
23
Installer l'éclairage
2 personnes
24
Raccorder le matériel audio
2 personnes
25
Tester la musique et le micro
2 personnes
26
Aménager le buffet et le bar
3 personnes
27
Mettre les snacks et les boissons au frais
2 personnes
28
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
29
Aménager la table d'accueil

Événement

30
Accueillir les invités
3 personnes
31
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
32
Servir des amuse-bouches
3 personnes
33
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
34
Ouvrir et présenter le buffet
2 personnes
35
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
36
Accompagner le discours et le moment anniversaire
2 personnes
37
Couper et servir le gâteau
3 personnes
38
Gérer la piste de danse et la musique
2 personnes
39
Rassembler les déchets et les bouteilles vides
2 personnes
40
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

41
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
42
Laver la vaisselle et les verres
3 personnes
43
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
44
Retirer la décoration et l’éclairage
3 personnes
45
Nettoyer le lieu en profondeur
3 personnes
46
Évacuer les déchets
2 personnes
47
Rendre les objets empruntés
2 personnes
48
Ranger les restes non périssables
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 7
Chaisesqté 55
Tables de buffetqté 2
Porte-manteauxqté 2
Tentes de réceptionqté 2
Tables hautesqté 4

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 60
Assiettes à gâteauqté 60
Verresqté 70
Tasses à caféqté 60
Fourchettesqté 60
Couteauxqté 60
Cuillèresqté 60
Louchesqté 10
Serviettesqté 120

Décoration

Nappesqté 9
Ballonsqté 100
Guirlandesqté 8
Bannière de lettres pour l'anniversaire
Compositions floralesqté 6
Mur photo
Cadres photoqté 12
Décorations de tableqté 9

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Micro sans fil
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 4
Thermosqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 4
Ciseauxqté 2
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Bouilloireqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lanternes LEDqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et envoyez les invitations au moins 4 semaines à l’avance. Demandez une réponse avec les besoins alimentaires afin de ne pas découvrir une allergie ou un régime le jour de la fête.
Après la date limite de réponse, prévoyez 10 % de portions supplémentaires pour les en-cas et les boissons. Communiquez les chiffres définitifs au traiteur et pour le gâteau environ 7 jours avant l’anniversaire.
Réservez rapidement les tables, chaises, tables de buffet, tentes ou parasols si vous en avez besoin. Vérifiez aussi le nombre de prises, de rallonges et de multiprises avant d’installer les haut-parleurs.
Faites les courses non périssables et stockez les boissons 2 à 3 jours avant. Gardez les produits frais, les fruits et les légumes pour la veille, puis préparez les en-cas et le dressage des tables le plus tard possible.
Bloquez au moins 2 heures avant l’arrivée des invités pour nettoyer le lieu, installer le mobilier, suspendre les guirlandes, placer l’éclairage et tester la musique ainsi que le micro. Récupérez le gâteau et les commandes suffisamment tôt pour gérer un retard.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser une fête d’anniversaire ?: Commencez 4 à 6 semaines avant pour fixer la date, inviter les personnes et réserver le traiteur ou le matériel. Gardez la dernière semaine pour confirmer les réponses, les quantités et le programme.
Quand envoyer les invitations pour un anniversaire ?: Envoyez-les environ 4 semaines avant la fête, ou 6 semaines avant si elle a lieu pendant une période chargée. Fixez une date limite de réponse 10 à 14 jours avant l’événement.
Quelle quantité de boissons prévoir pour un anniversaire ?: Prévoyez en moyenne 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis environ 1 boisson par heure supplémentaire. Ajoutez de l’eau et des boissons sans alcool pour chaque invité, y compris ceux qui ne boivent pas d’alcool.
Quand installer la décoration et tester la musique ?: Commencez l’installation environ 2 heures avant l’arrivée des invités. Testez les haut-parleurs, le micro, les rallonges et l’éclairage avant de commencer la dernière préparation des aliments.

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