Comment organiser une course inclusive, étape par étape

Une course inclusive se prépare d’abord sur le parcours, pas au départ. Fixez la date, réservez la zone de départ et vérifiez l’accessibilité de chaque tronçon avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, répartissez les distances et les groupes, recueillez les besoins alimentaires et les besoins d’accompagnement, puis attribuez chaque poste aux bénévoles. Les derniers jours servent surtout à baliser, trier les dossards, contrôler le matériel et transmettre des informations simples aux participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Réserver le site et la zone de départ
3
Gérer les autorisations et les déclarations
4
Effectuer un contrôle d’accessibilité
2 personnes
5
Vérifier l'accessibilité de l'itinéraire
2 personnes
6
Définir les groupes de départ et les distances
2 personnes
7
Recruter des bénévoles
2 personnes
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
12
Publier la carte d’itinéraire en ligne
13
Créer les dossards et la liste des participants
2 personnes
14
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
15
Définir les postes de circulation
2 personnes
16
Définir les points de premiers secours et de repos
2 personnes
17
Vérifier les prévisions météo
18
Vérifier la liste des courses
2 personnes
19
Faire les courses
3 personnes
20
Rassembler le matériel
3 personnes
21
Trier les dossards
2 personnes
22
Préparer les flèches de direction
2 personnes
23
Vérifier le matériel de premiers secours
2 personnes
24
Balisage de la zone de départ
4 personnes
25
Installer les tables et les chaises
4 personnes
26
Monter les tentes de réception
6 personnes
27
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
28
Aménager un itinéraire accessible vers le site
3 personnes
29
Signaler les sanitaires
2 personnes
30
Installer les flèches d'orientation
6 personnes
31
Installer les panneaux kilométriques
3 personnes
32
Aménager les postes de circulation
6 personnes
33
Aménager des points de repos
4 personnes
34
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
35
Installer les points d’eau
4 personnes
36
Mettre les boissons au frais
3 personnes
37
Préparer le café et le thé
2 personnes
38
Préparer les amuse-bouches et les fruits
3 personnes
39
Tester le son et le micro
2 personnes
40
Briefer les bénévoles
3 personnes
41
Vérifier une dernière fois l’itinéraire
4 personnes

Événement

42
Ouvrir le bureau d'inscription
4 personnes
43
Distribuer les dossards
4 personnes
44
Accompagner les participants au départ
4 personnes
45
Annoncer les groupes de départ
2 personnes
46
Encadrer les départs
3 personnes
47
Tenir les postes de circulation
8 personnes
48
Doter les postes du parcours en personnel
8 personnes
49
Servir les points boissons
6 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
51
Animer les points de repos
4 personnes
52
Tenir le point de premiers secours
2 personnes
53
Enregistrer les arrivants
3 personnes
54
Gérer la remise des médailles
3 personnes
55
Servir de l’eau et des fruits
4 personnes
56
Servir le café et le thé
2 personnes
57
Servir des amuse-bouches
3 personnes
58
Distribuer des en-cas adaptés aux régimes
2 personnes
59
Vider les poubelles
2 personnes
60
Vérifier les toilettes
2 personnes
61
Assurer la musique et les annonces
2 personnes
62
Remercier les participants
2 personnes
63
Fermer la zone d’arrivée
4 personnes

Suivi

64
Retirer les flèches d’itinéraire
6 personnes
65
Ranger le matériel de circulation
4 personnes
66
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
67
Démonter les tentes de fête
6 personnes
68
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
69
Réfrigérer les restes
2 personnes
70
Collecter et évacuer les déchets
4 personnes
71
Nettoyer le site
4 personnes
72
Inventorier le matériel
2 personnes
73
Rendre les articles empruntés
2 personnes
74
Archiver les documents d’accident
75
Gérer les objets trouvés
76
Envoyer un message de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaisesqté 40
Tabourets de barqté 8
Poubellesqté 10
Cônesqté 40
Barrières de fouleqté 20
Arche de départ
Éléments de podiumqté 4

Matériel de sport

Flèches de directionqté 60
Bornes kilométriquesqté 12
Numéros de départqté 200
Épingles de sûretéqté 500
Médailles de finisherqté 200
Braceletsqté 220
Chronomètresqté 6
Presse-papiersqté 8
Gilets réfléchissantsqté 30
Drapeaux de circulationqté 16
Gobeletsqté 800
Marqueurs thermiquesqté 20
Tapis pour fauteuils roulantsqté 4
Tapis antidérapantsqté 8

Équipement

Enceinte sur batterieqté 2
Micro sans filqté 2
Pied de microphoneqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 8
Talkies-walkiesqté 12
Stations de rechargeqté 3
Téléphone mobileqté 4
Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Rallonges à enrouleurqté 3

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Assiettesqté 250
Couvertsqté 250
Tasses à caféqté 100
Pichets de serviceqté 12

Cuisine

Glacièresqté 8
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 12
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Louchesqté 6
Saladiersqté 20
Planches à découper pour les fruitsqté 4
Pains de glaceqté 30
Couvertures isolantesqté 4

Décoration

Bannière de départ et d’arrivéeqté 2
Bannières de parcoursqté 8
Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 100
Poids pour ballonsqté 8
Nappesqté 12
Cartes pictogrammesqté 20

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 8

Nettoyage

Balais à mainqté 4
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 6
Chiffons microfibresqté 20
Chiffons de nettoyageqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de désinfectantqté 8
Trousses de premiers secoursqté 3
Gants en nitrileqté 200
Pinces à déchetsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par un contrôle réel du parcours : vérifiez les pentes, les revêtements, les passages étroits et les zones de repos, puis prévoyez des tapis antidérapants ou pour fauteuils roulants là où c’est nécessaire.
Ouvrez les inscriptions seulement après avoir défini les groupes de départ et les distances. Demandez les besoins alimentaires et les besoins d’accessibilité avec une date limite située au moins 7 jours avant la course.
Prévoyez un bénévole à chaque poste de circulation et de premiers secours, avec des gilets réfléchissants et des talkies-walkies. Remettez-leur un plan indiquant leur emplacement et l’heure de prise de poste.
Balisage et installation doivent être terminés avant l’arrivée du premier participant : installez l’arche, les barrières, les cônes et les flèches, puis faites le parcours à pied pour vérifier qu’aucun marquage ne manque.
Gardez une réserve pour les oublis de dernière minute : épingles de sûreté, gobelets, batteries externes et rallonges sont souvent nécessaires après l’installation. Contrôlez aussi les prévisions météo et adaptez la tente de réception ou les zones de repos au moins 24 heures avant.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course inclusive ?: Prévoyez au moins 8 semaines pour réserver le site, gérer les autorisations, vérifier le parcours et recruter les bénévoles. Gardez les 7 derniers jours pour les inscriptions finales, le tri des dossards et le contrôle du matériel.
Quand faut-il vérifier l’accessibilité du parcours ?: Faites une première vérification dès que l’itinéraire est défini, puis une seconde 48 à 72 heures avant le départ. Cette dernière visite permet de repérer des travaux, obstacles ou changements de circulation apparus entre-temps.
Combien de bénévoles faut-il pour une course inclusive ?: Prévoyez au minimum un bénévole par poste de circulation, de repos et de premiers secours, plus une équipe de 2 à 3 personnes pour le départ et l’arrivée. Ajoutez une personne référente pour coordonner les groupes et répondre aux besoins particuliers.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoyez les informations pratiques une première fois 7 jours avant la course, avec la carte, l’horaire du groupe et les consignes d’accessibilité. Renvoyez un rappel 24 heures avant avec la météo, l’accès à la zone de départ et les éventuelles modifications.

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