Einen inklusiven Lauf Schritt für Schritt organisieren

Bei einem inklusiven Lauf beginnt die Organisation nicht mit Startnummern, sondern mit Strecke, Zugänglichkeit und Zuständigkeiten. Lege zuerst Datum, Distanzen und eine Route fest, die für die vorgesehenen Teilnehmenden wirklich nutzbar ist. Danach folgen Genehmigungen, Startbereich, Helfer und Teilnehmerkommunikation. Plane außerdem Ruhe- und Erste-Hilfe-Punkte früh ein: Spontane Lösungen am Veranstaltungstag führen besonders bei Barrieren, Verkehr und Wetter schnell zu Problemen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Route festlegen
2 Personen
2
Location und Startbereich reservieren
3
Genehmigungen und Meldungen regeln
4
Barrierefreiheitskontrolle durchführen
2 Personen
5
Route auf Barrierefreiheit prüfen
2 Personen
6
Startgruppen und Distanzen festlegen
2 Personen
7
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Teilnehmerinformationen versenden
2 Personen
12
Routenkarte digital veröffentlichen
13
Startnummern und Teilnehmerliste erstellen
2 Personen
14
Volunteer-Einteilung erstellen
2 Personen
15
Verkehrsposten festlegen
2 Personen
16
Erste-Hilfe- und Ruhepunkte festlegen
2 Personen
17
Wettervorhersage prüfen
18
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
19
Einkaufen gehen
3 Personen
20
Materialien zusammenstellen
3 Personen
21
Startnummern sortieren
2 Personen
22
Wegweiser vorbereiten
2 Personen
23
Erste-Hilfe-Materialien prüfen
2 Personen
24
Startbereich absperren
4 Personen
25
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
26
Partyzelte aufbauen
6 Personen
27
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
28
Barrierefreien Weg zum Gelände schaffen
3 Personen
29
Sanitäre Anlagen ausschildern
2 Personen
30
Wegweiser aufstellen
6 Personen
31
Kilometerschilder aufstellen
3 Personen
32
Verkehrsposten einrichten
6 Personen
33
Ruhezonen einrichten
4 Personen
34
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
35
Getränkestationen aufbauen
4 Personen
36
Getränke kalt stellen
3 Personen
37
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
38
Snacks und Obst bereitstellen
3 Personen
39
Ton und Mikrofon testen
2 Personen
40
Freiwillige einweisen
3 Personen
41
Route ein letztes Mal abgehen
4 Personen

Event

42
Anmeldebereich öffnen
4 Personen
43
Startnummern ausgeben
4 Personen
44
Teilnehmer zum Start begleiten
4 Personen
45
Startgruppen ausrufen
2 Personen
46
Startschüsse begleiten
3 Personen
47
Verkehrsposten besetzen
8 Personen
48
Streckenposten besetzen
8 Personen
49
Getränkestellen betreuen
6 Personen
50
Getränke nachfüllen
3 Personen
51
Ruhepunkte begleiten
4 Personen
52
Erste-Hilfe-Station besetzen
2 Personen
53
Zieleinläufe erfassen
3 Personen
54
Medaillenausgabe organisieren
3 Personen
55
Wasser und Obst servieren
4 Personen
56
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
57
Snacks servieren
3 Personen
58
Dietgerechte Snacks ausgeben
2 Personen
59
Mülleimer leeren
2 Personen
60
Toiletten kontrollieren
2 Personen
61
Musik und Durchsagen betreuen
2 Personen
62
Teilnehmer verabschieden
2 Personen
63
Zielbereich absperren
4 Personen

Nachbereitung

64
Wegweiser entfernen
6 Personen
65
Verkehrsmaterialien wegräumen
4 Personen
66
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
67
Partyzelte abbauen
6 Personen
68
Geschirr und Materialien abwaschen
3 Personen
69
Übrig gebliebenes Essen kühlen
2 Personen
70
Abfall sammeln und entsorgen
4 Personen
71
Gelände reinigen
4 Personen
72
Materialien inventarisieren
2 Personen
73
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
74
Unfalldokumente archivieren
75
Fundsachen bearbeiten
76
Dankesnachricht versenden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

FestzeltAnz. 3
KlappTischeAnz. 10
StühleAnz. 40
BarhockerAnz. 8
AbfallbehälterAnz. 10
KegelAnz. 40
AbsperrgitterAnz. 20
Startbogen
BühnenelementeAnz. 4

Sportmaterial

WegweiserAnz. 60
KilometerschilderAnz. 12
StartnummernAnz. 200
SicherheitsnadelnAnz. 500
FinishermedaillenAnz. 200
ArmbänderAnz. 220
StoppuhrenAnz. 6
KlemmbretterAnz. 8
WarnwestenAnz. 30
VerkehrsflaggenAnz. 16
TrinkbecherAnz. 800
ThermodeckenAnz. 20
RollstuhltapeteAnz. 4
Rutschfeste MattenAnz. 8

Ausstattung

AkkulautsprecherAnz. 2
Kabelloses MikrofonAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
PowerbanksAnz. 8
FunkgeräteAnz. 12
LadestationenAnz. 3
MobiltelefonAnz. 4
LaptopAnz. 2
Drucker
KabeltrommelnAnz. 3

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 300
TellerAnz. 250
BestecksetsAnz. 250
KaffeetassenAnz. 100
AusgießkannenAnz. 12

Küche

KühlboxenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 12
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 6
SchüsselnAnz. 20
Schneidebretter für ObstAnz. 4
KühlelementeAnz. 30
IsolierdeckenAnz. 4

Dekoration

Start- und ZielbannerAnz. 2
RoutenbannerAnz. 8
WimpelkettenAnz. 12
BallonsAnz. 100
BallongewichteAnz. 8
TischdeckenAnz. 12
PiktogrammkartenAnz. 20

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 12
LichterkettenAnz. 6
BatterielaternenAnz. 8

Reinigung

HandfegerAnz. 4
BodenabzieherAnz. 2
EimerAnz. 6
MikrofasertücherAnz. 20
PutztücherAnz. 20
HandseifenspenderAnz. 6
DesinfektionsspenderAnz. 8
Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
NitrilhandschuheAnz. 200
AbfallzangenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Prüfe die Route mindestens einmal vollständig mit Blick auf Breite, Steigungen, Untergrund, Bordsteine und mögliche Engstellen. Markiere barrierefreie Alternativen und veröffentliche die Routenkarte rechtzeitig digital.
Teile die Startgruppen nach Distanz und Unterstützungsbedarf ein und verschicke die Teilnehmerinformationen spätestens 7 Tage vor dem Lauf. Frage dabei auch nach Ernährungswünschen und benötigten Anpassungen.
Plane für jeden Streckenabschnitt eine klar benannte verantwortliche Person und lege Verkehrsposten, Ruhepunkte sowie Erste-Hilfe-Standorte auf einer gemeinsamen Karte fest. Für die Kommunikation zwischen den Punkten solltest du Funkgeräte vorab testen.
Bereite Startnummern, Sicherheitsnadeln, Wegweiser und Kilometerschilder nach Einsatzort sortiert vor. So muss das Team am Veranstaltungstag nicht aus Kartons suchen, während sich die Startgruppen sammeln.
Kontrolliere zwei bis drei Tage vorher Wetter, Einkaufsliste und Erste-Hilfe-Materialien. Stelle im Startbereich Absperrgitter, rutschfeste Matten, Sitzgelegenheiten und Trinkbecher so auf, dass Wege frei bleiben und niemand über Kabel oder Material stolpert.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen inklusiven Lauf anmelden und genehmigen lassen?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin mit Genehmigungen, Meldungen und der Reservierung des Startbereichs. Verkehrssicherung, Route und Barrierefreiheitsprüfung brauchen häufig mehrere Abstimmungen.
Wie viele Helfer braucht ein inklusiver Lauf?: Plane mindestens eine verantwortliche Person pro Streckenabschnitt, zusätzlich Verkehrsposten, Erste-Hilfe-Unterstützung und ein Team für den Startbereich ein. Bei mehreren Distanzen oder besonderen Unterstützungsbedarfen solltest du pro Startgruppe eine feste Ansprechperson vorsehen.
Wann verschickt man die Teilnehmerinformationen?: Versende die wichtigsten Informationen spätestens 7 Tage vor dem Lauf und aktualisiere sie bei Änderungen innerhalb von 24 Stunden. Dazu gehören Startzeit, Treffpunkt, Distanz, Routenkarte, Zugänglichkeit und Hinweise zu Ruhe- und Erste-Hilfe-Punkten.
Was muss man am Tag vor dem inklusiven Lauf vorbereiten?: Sortiere Startnummern und Material, prüfe Funkgeräte, Lautsprecher, Mikrofon und Powerbanks und lege Wegweiser sowie Sicherheitsmaterial bereit. Eine letzte Wetter- und Streckenkontrolle sollte spätestens am Vorabend erfolgen.

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