Organiser une course du Nouvel An, étape par étape

Une course du Nouvel An se prépare d’abord comme un dispositif de circulation et de sécurité, puis comme un rendez-vous sportif. Commencez par fixer la date et l’itinéraire, obtenir les autorisations et réserver les lieux de départ et d’arrivée. Ensuite, construisez l’organisation autour des inscriptions, du chronométrage et des bénévoles. Les dernières vérifications concernent surtout la météo, le balisage, les ravitaillements et le scénario d’urgence.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Demander une autorisation
3
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
4
Effectuer un contrôle du parcours
2 personnes
5
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
6
Réserver le chronométrage
7
Réserver le matériel de premiers secours
8
Recruter des bénévoles
2 personnes
9
Répartir les bénévoles
2 personnes
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
14
Envoyer les informations aux participants
15
Définir les postes de parcours
2 personnes
16
Instruire les bénévoles des postes de parcours
2 personnes
17
Vérifier les prévisions météo
18
Passer en revue le scénario d’urgence
3 personnes
19
Faire les courses
3 personnes
20
Trier les dossards et les maillots
3 personnes
21
Vérifier les panneaux de signalisation
2 personnes
22
Refroidir les boissons
2 personnes
23
Préparer les en-cas
4 personnes
24
Préparer le café et le thé
2 personnes
25
Installer les tables et les chaises
4 personnes
26
Monter les tentes de réception
4 personnes
27
Balisage du sas de départ
3 personnes
28
Installer l'arche d'arrivée
3 personnes
29
Baliser l’itinéraire
6 personnes
30
Installer les panneaux kilométriques
3 personnes
31
Aménager le point d’eau
3 personnes
32
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
33
Installer les tables d'inscription
3 personnes
34
Tester le chronométrage
2 personnes
35
Tester la musique et le micro
2 personnes
36
Préparer les dossards
3 personnes

Événement

37
Inscrire les bénévoles
2 personnes
38
Faire le briefing des bénévoles
2 personnes
39
Enregistrer les participants
5 personnes
40
Distribuer les dossards
4 personnes
41
Encadrer le vestiaire
2 personnes
42
Accueillir le public
2 personnes
43
Animer l'échauffement
2 personnes
44
Donner le coup d’envoi
45
Tenir le poste de parcours
8 personnes
46
Distribuer de l'eau
4 personnes
47
Enregistrer les arrivants
3 personnes
48
Fournir une aide médicale
2 personnes
49
Remettre la médaille
3 personnes
50
Servir les boissons
4 personnes
51
Servir des amuse-bouches
4 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
54
Vider les poubelles
2 personnes
55
Vérifier les résultats
2 personnes
56
Remettre les prix
2 personnes
57
Fournir la musique
58
Préparer le compte à rebours
3 personnes
59
Accompagner le compte à rebours
3 personnes
60
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

61
Retirer les panneaux de signalisation
4 personnes
62
Retirer les barrières
3 personnes
63
Emballer le matériel de chronométrage
2 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Nettoyer le lieu
5 personnes
66
Rassembler les déchets
3 personnes
67
Démonter les tentes de fête
4 personnes
68
Remettre le mobilier en place
4 personnes
69
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
70
Retourner les matériels
2 personnes
71
Ranger le stock restant
2 personnes
72
Enregistrer les objets trouvés
73
Publier les résultats
74
Partager les photos des participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tables hautesqté 6
Portantsqté 3
Cintresqté 150

Matériel de sport

Numéros de départqté 350
Épingles de sûretéqté 800
Médaillesqté 350
Flèches de directionqté 40
Bornes kilométriquesqté 10
Rubans de départqté 8
Cônes de signalisationqté 40
Barrières de fouleqté 20
Ruban de balisageqté 8
Gilets réfléchissantsqté 20
Chronomètresqté 6
Presse-papiersqté 10
Stylosqté 40

Équipement

Système de pointage
Ordinateurs portablesqté 2
Talkies-walkiesqté 12
Téléphones portablesqté 6
Haut-parleursqté 2
Microphone
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Stations de rechargeqté 3

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Projecteurs de chantier LEDqté 6
Lampes frontalesqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 500
Tasses à caféqté 120
Assiettesqté 250
Couvertsqté 250
Cuillères de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Bacs à glaceqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Bacs alimentairesqté 20
Thermosqté 4

Décoration

Ballonsqté 250
Guirlandes de fanionsqté 12
Banderole de départ et d’arrivéeqté 2
Nappesqté 10
Trophéesqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Sets de balaiqté 4
Balais à mainqté 4
Brosses de toilettesqté 4
Pompes de désinfectionqté 8
Distributeurs de papierqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 20
Pains de glaceqté 20

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le parcours, pas par les invitations : contrôlez chaque tronçon à pied, repérez les croisements et prévoyez les postes nécessaires avant de finaliser le plan de circulation.
Bloquez les prestataires plusieurs semaines à l’avance, notamment le chronométrage et le matériel de premiers secours. Sans ces réservations, une modification de dernière minute peut désorganiser tout le départ.
Donnez aux bénévoles une consigne écrite pour chaque poste et réunissez-les avant le départ. Indiquez l’emplacement, l’horaire de présence, le moyen de communication et la procédure à suivre en cas d’incident.
Traitez les inscriptions avant d’attribuer les numéros de départ. Vérifiez les besoins alimentaires et envoyez ensuite un message récapitulatif avec l’horaire, le lieu, le parcours et les consignes pratiques.
La veille, vérifiez les panneaux, les flèches, les cônes, les barrières et les gilets réfléchissants. Refroidissez les boissons, préparez les encas, le café et le thé, puis installez les tables et les chaises avant l’arrivée des participants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course du Nouvel An ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour obtenir les autorisations, réserver le chronométrage, recruter les bénévoles et traiter les inscriptions. Gardez les derniers 7 jours pour les contrôles du parcours, la météo et la préparation du matériel.
Quand faut-il envoyer les informations aux participants ?: Envoyez un premier message après l’ouverture des inscriptions, puis un récapitulatif définitif 3 à 5 jours avant la course. Ajoutez l’heure de départ, le lieu, l’itinéraire, le numéro de dossard et les consignes de sécurité.
Combien de bénévoles faut-il pour une course du Nouvel An ?: Le nombre dépend des croisements, des postes de parcours et de l’accueil, mais répartissez chaque poste avec au moins une personne identifiée et prévoyez une petite réserve. Finalisez l’affectation au plus tard 7 jours avant l’événement.
Que faut-il vérifier la veille d’une course du Nouvel An ?: Contrôlez les prévisions météo, le balisage, les barrières, les cônes, les numéros de départ et les moyens de communication. Testez aussi le système de pointage, les chronomètres et les rallonges au moins 12 heures avant le départ.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.