Cómo organizar una Carrera de Año Nuevo sin improvisar

Una Carrera de Año Nuevo empieza mucho antes de colocar la salida. Primero se fijan la fecha y la ruta, se tramitan los permisos y se reserva el control horario; después se organizan las inscripciones, los voluntarios y la información para los participantes. La última semana sirve para revisar el recorrido, preparar dorsales y camisetas y comprobar el plan de emergencia. El día anterior, deja listas las bebidas, los aperitivos, el café y el montaje de mesas y sillas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y ruta
2 personas
2
Solicitar permiso
3
Elaborar el plan de tráfico
2 personas
4
Realizar el control de ruta
2 personas
5
Reservar la salida y la meta
6
Reservar control horario
7
Reservar material de primeros auxilios
8
Reclutar voluntarios
2 personas
9
Asignar voluntarios
2 personas
10
Enviar invitaciones
2 personas
11
Gestionar inscripciones
2 personas
12
Recoger preferencias dietéticas
13
Asignar números de dorsal
2 personas
14
Enviar información a los participantes
15
Definir los puntos de la ruta
2 personas
16
Dar instrucciones a los voluntarios de los puntos de ruta
2 personas
17
Comprobar el pronóstico del tiempo
18
Repasar el plan de emergencia
3 personas
19
Hacer la compra
3 personas
20
Clasificar los dorsales y las camisetas
3 personas
21
Comprobar los carteles de ruta
2 personas
22
Enfriar bebidas
2 personas
23
Preparar aperitivos
4 personas
24
Preparar café y té
2 personas
25
Montar mesas y sillas
4 personas
26
Montar las carpas
4 personas
27
Delimitar la salida
3 personas
28
Colocar arco de meta
3 personas
29
Marcar la ruta
6 personas
30
Colocar los hitos del kilómetro
3 personas
31
Montar el punto de agua
3 personas
32
Montar la mesa de primeros auxilios
2 personas
33
Montar las mesas de inscripción
3 personas
34
Probar el registro horario
2 personas
35
Probar la música y el micrófono
2 personas
36
Preparar los dorsales
3 personas

Evento

37
Inscribir voluntarios
2 personas
38
Dar la charla a los voluntarios
2 personas
39
Registrar a los participantes
5 personas
40
Repartir dorsales
4 personas
41
Acompañar el vestuario
2 personas
42
Dar la bienvenida al público
2 personas
43
Guiar el calentamiento
2 personas
44
Dar la salida
45
Cubrir el puesto de ruta
8 personas
46
Repartir agua
4 personas
47
Registrar a los finalistas
3 personas
48
Prestar asistencia médica
2 personas
49
Entregar la medalla
3 personas
50
Servir las bebidas
4 personas
51
Servir aperitivos
4 personas
52
Rellenar las bebidas
2 personas
53
Reponer café y té
2 personas
54
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
55
Comprobar los resultados
2 personas
56
Entregar premios
2 personas
57
Proporcionar la música
58
Preparar el momento de la cuenta atrás
3 personas
59
Coordinar la cuenta atrás
3 personas
60
Despedir a los últimos visitantes
2 personas

Seguimiento

61
Retirar los carteles de ruta
4 personas
62
Retirar las barreras
3 personas
63
Empaquetar el material de cronometraje
2 personas
64
Lavar la vajilla
3 personas
65
Limpiar el lugar
5 personas
66
Recoger la basura
3 personas
67
Desmontar las carpas
4 personas
68
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
69
Comprobar el material prestado
2 personas
70
Devolver los materiales
2 personas
71
Guardar el stock restante
2 personas
72
Registrar objetos perdidos
73
Publicar los resultados
74
Compartir fotos de los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 10
Sillas plegablescant. 80
Mesas altascant. 6
Percheroscant. 3
Perchascant. 150

Material deportivo

Dorsalescant. 350
Imperdiblescant. 800
Medallascant. 350
Flechas de rutacant. 40
Señales de kilómetrocant. 10
Cintas de salidacant. 8
Conos de tráficocant. 40
Vallas de control de multitudescant. 20
Cinta de balizamientocant. 8
Chalecos reflectantescant. 20
Cronómetroscant. 6
Portapapelescant. 10
Bolígrafoscant. 40

Equipo

Sistema de registro de tiempo
Portátilescant. 2
Walkie-talkiescant. 12
Teléfonos móvilescant. 6
Altavocescant. 2
Micrófono
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Estaciones de cargacant. 3

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Focos LED de obracant. 6
Linternas frontalescant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 500
Tazas de cafécant. 120
Platoscant. 250
Cubiertoscant. 250
Cucharones de servircant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Cajas de hielocant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Bandejas de serviciocant. 12
Bandejas de comidacant. 20
Jarras térmicascant. 4

Decoración

Globoscant. 250
Guirnaldascant. 12
Bandera de salida y metacant. 2
Mantelescant. 10
Troféos de premiocant. 12

Limpieza

Papeleracant. 12
Pinzas para residuoscant. 4
Cuboscant. 6
Fregonascant. 6
Sets de escobacant. 4
Escobas de manocant. 4
Escobillas de bañocant. 4
Dispensadores de desinfectantecant. 8
Dispensadores de papelcant. 4
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Mantas térmicascant. 20
Acumuladores de fríocant. 20

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, la ruta y los permisos antes de abrir las inscripciones. El plan de tráfico debe estar definido con tiempo suficiente para que puedas explicar desvíos, cruces y zonas de control a los voluntarios.
Haz un control completo de la ruta al menos una semana antes y repítelo el día anterior. Comprueba que las flechas, las señales de kilómetro, los conos y las vallas sean visibles y estén en la cantidad prevista.
Asigna a cada voluntario un punto concreto y entrégale instrucciones por escrito. Incluye la hora de llegada, el canal de comunicación y qué debe hacer si alguien se lesiona o se pierde.
Envía la información a los participantes varios días antes: lugar y hora de salida, recorrido, recogida del dorsal, recomendaciones sobre ropa y procedimiento de llegada. Recoge las preferencias dietéticas antes de comprar los aperitivos.
No dejes el material para la mañana de la carrera. Clasifica dorsales y camisetas, carga los dispositivos, revisa cronómetros y walkie-talkies, enfría las bebidas y prepara café, té y aperitivos el día anterior.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que pedir permiso para una Carrera de Año Nuevo?: Empieza el trámite al menos 8 semanas antes de la carrera, porque el permiso puede depender del cierre de calles y del plan de tráfico. No abras las inscripciones hasta tener clara la ruta autorizada.
¿Cuándo hay que enviar la información a los participantes?: Envía las instrucciones entre 5 y 7 días antes y manda un recordatorio final la víspera. Indica la hora de llegada, la salida, la recogida del dorsal y cualquier cambio del recorrido.
¿Cuándo se preparan los dorsales y las camisetas?: Clasifícalos entre 1 y 2 días antes, agrupados por número o participante. Así puedes resolver faltas, cambios y preferencias sin bloquear la mesa de registro el día de la carrera.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para controlar la ruta?: Calcula al menos 1 voluntario por cada punto de la ruta y añade 2 personas de reserva. Confirma sus asignaciones 3 días antes y repasa el plan de emergencia con todos la víspera.

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