Organiser une course de six heures, étape par étape

Une course de six heures se prépare d’abord comme un dispositif de circulation et de sécurité, puis comme une épreuve sportive. Commence par fixer la date et l’itinéraire, obtenir les autorisations et réserver le départ, l’arrivée, les secours et le chronométrage. Ensuite, structure les inscriptions, les groupes de départ et les équipes de bénévoles. Les dernières semaines servent à imprimer les dossards, tester le système de pointage et vérifier chaque vélo et chaque poste du parcours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Demander une autorisation
3
Vérifier l’assurance
4
Inspecter le parcours
3 personnes
5
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
6
Réserver des agents de circulation
7
Organiser le personnel de premiers secours
8
Réserver le chronométrage
9
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
10
Établir le règlement du concours
2 personnes
11
Publier le formulaire d'inscription
12
Envoyer les invitations
2 personnes
13
Traiter les inscriptions
2 personnes
14
Recueillir les besoins alimentaires
15
Recruter des bénévoles
2 personnes
16
Répartir les groupes de départ
2 personnes
17
Envoyer la confirmation aux participants
18
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
19
Imprimer les cartes d'itinéraire
20
Préparer les dossards
2 personnes
21
Tester le chronométrage
2 personnes
22
Vérifier les vélos et le matériel
2 personnes
23
Faire les courses
3 personnes
24
Acheter des produits frais à conserver au froid
2 personnes
25
Mettre les boissons au frais
2 personnes
26
Trier les panneaux de direction
2 personnes
27
Préparer les dossards
2 personnes
28
Vérifier les prévisions météo

Événement

29
Briefer les régulateurs de trafic
3 personnes
30
Accueillir l’équipe de premiers secours
2 personnes
31
Tracer l’itinéraire
6 personnes
32
Installer des barrières de circulation
6 personnes
33
Installer les flèches et les panneaux d'avertissement
4 personnes
34
Monter l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
35
Installer la table d’inscription
3 personnes
36
Installer le système de chronométrage
3 personnes
37
Installer la sonorisation et les enceintes
2 personnes
38
Brancher l’alimentation et l’éclairage
2 personnes
39
Aménager le point de restauration
3 personnes
40
Aménager le vestiaire
2 personnes
41
Balisage du parking à vélos
2 personnes
42
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
43
Inscrire les bénévoles
2 personnes
44
Enregistrer les participants
4 personnes
45
Distribuer les dossards
3 personnes
46
Distribuer les transpondeurs
2 personnes
47
Vérifier techniquement les vélos
3 personnes
48
Faire le briefing des participants
2 personnes
49
Mettre en place l'installation de départ
4 personnes
50
Animer le départ de la course
6 personnes
51
Enregistrer les données du tour
3 personnes
52
Tenir les postes de circulation
8 personnes
53
Vérifier la sécurité de la course
4 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
55
Tenir le point d'eau
3 personnes
56
Réapprovisionner les fruits et les en-cas
2 personnes
57
Rassembler les déchets
2 personnes
58
Publier les classements intermédiaires
2 personnes
59
Gérer les annonces
2 personnes
60
Annoncer la phase finale
2 personnes
61
Enregistrer l'arrivée
4 personnes
62
Récupérer les transpondeurs
2 personnes
63
Vérifier les résultats
2 personnes
64
Remettre les prix
3 personnes
65
Reconduire les participants
3 personnes

Suivi

66
Retirer les panneaux de signalisation
4 personnes
67
Retirer les barrières de circulation
6 personnes
68
Démonter l'arche de départ et d'arrivée
4 personnes
69
Démonter le mobilier
4 personnes
70
Éteindre l’équipement
2 personnes
71
Démonter le chronométrage
2 personnes
72
Faire la vaisselle
3 personnes
73
Nettoyer le point de restauration
3 personnes
74
Nettoyer le site
5 personnes
75
Évacuer les déchets
3 personnes
76
Inventorier le matériel
2 personnes
77
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
78
Publier les résultats en ligne
79
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 40
Tables de bièreqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Poteaux de balisageqté 30

Matériel de sport

Barrières de circulationqté 40
Cônes de signalisationqté 60
Flèches de directionqté 35
Panneaux d'avertissementqté 12
Numéros de départqté 120
Porte-numérosqté 120
Transpondeursqté 120
Tableau rond
Pompes à vélo de rechangeqté 4
Supports de réparation de véloqté 2
Boîtes à outilsqté 2
Chambres à air de rechangeqté 20
Démonte-pneusqté 8
Porte-vélosqté 12

Équipement

Système de pointage
Ordinateur portableqté 2
Imprimantesqté 2
Talkies-walkiesqté 12
Mégaphonesqté 3
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Glacièresqté 8
Bacs à glaceqté 4
Carafes d’eauqté 12
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pince de serviceqté 8
Petites boîtes à biscuitsqté 2

Catering

Arche de départ et d’arrivée
Table des prix
Médaillesqté 20
Trophées pour les gagnantsqté 6
Courses

Nettoyage

Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Porte-rouleaux de serviettesqté 4
Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 2
Seaux de nettoyageqté 4
Chiffons de nettoyageqté 30

Décoration

Bannières sponsorsqté 12
Ruban rouge et blancqté 6
Panneaux pour l'itinéraire de stationnementqté 12

Conseils

Lance les démarches administratives au moins 8 à 12 semaines avant la course : autorisation, assurance, plan de circulation et agents aux carrefours doivent être confirmés avant d’ouvrir les inscriptions.
Inspecte l’itinéraire deux fois, dont une fois à moins de 15 jours du départ. Compte les intersections à sécuriser et place les cônes, barrières, flèches et panneaux selon un plan remis à chaque équipe.
Ferme les inscriptions 7 à 10 jours avant l’épreuve pour répartir les groupes, recueillir les besoins alimentaires et envoyer les confirmations. Prépare ensuite les dossards et les cartes d’itinéraire avec une marge pour les corrections.
Teste le chronométrage et le système de pointage au moins 48 heures avant le départ, avec les transpondeurs, l’ordinateur, les imprimantes et les talkies-walkies réellement utilisés le jour J.
Réserve une zone de réparation identifiable dès l’arrivée : prévois des pompes, des chambres à air, des démonte-pneus et des supports de réparation. Mets les boissons au frais la veille et achète les produits frais le plus tard possible.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course de six heures ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet d’obtenir les autorisations, confirmer l’assurance, réserver les secours et le chronométrage, puis gérer les inscriptions et les bénévoles.
Quand ouvrir les inscriptions pour une course de six heures ?: Ouvre-les environ 6 semaines avant l’épreuve, une fois le parcours, le règlement et les conditions de sécurité validés. Clôture-les 7 à 10 jours avant le départ pour préparer les groupes et les dossards.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Répartis les bénévoles par postes plutôt que de compter uniquement un total : intersections, départ-arrivée, ravitaillement, inscriptions, réparation et communication. Finalise la répartition au plus tard 10 jours avant la course et garde 2 à 3 personnes disponibles en renfort.
Quand tester le chronométrage ?: Effectue un premier test complet 48 heures avant la course, puis un contrôle le matin même. Vérifie les transpondeurs, le système de pointage, l’ordinateur, les imprimantes et les solutions de secours avant l’arrivée des participants.

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