Zo organiseer je een zesuursrace
Een zesuursrace organiseren begint niet bij de startnummers, maar bij de route, vergunningen en veiligheid. Leg eerst datum, parcours en start- en finishlocatie vast. Regel daarna verkeersplan, verkeersregelaars, EHBO en tijdregistratie voordat je deelnemers uitnodigt. In de laatste weken draait het om startgroepen, vrijwilligersposten, materiaaltests en een duidelijke wedstrijddagindeling. Vooral tijdregistratie, routeaanduiding en fietsreparaties vragen een aparte controle.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en route vastleggen
2 personen
- 2
Vergunning aanvragen
- 3
Verzekering controleren
- 4
Route inspecteren
3 personen
- 5
Verkeersplan opstellen
2 personen
- 6
Verkeersregelaars reserveren
- 7
EHBO-bezetting regelen
- 8
Tijdregistratie reserveren
- 9
Start- en finishlocatie reserveren
- 10
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
- 11
Inschrijfformulier publiceren
- 12
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 13
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 14
Dieetwensen verzamelen
- 15
Vrijwilligers werven
2 personen
- 16
Startgroepen indelen
2 personen
- 17
Deelnemersbevestiging versturen
- 18
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
- 19
Routekaarten afdrukken
- 20
Startnummers voorbereiden
2 personen
- 21
Tijdregistratie testen
2 personen
- 22
Fietsen en materialen controleren
2 personen
- 23
Boodschappen doen
3 personen
- 24
Koelproducten inkopen
2 personen
- 25
Dranken koud zetten
2 personen
- 26
Routebordjes sorteren
2 personen
- 27
Startnummers klaarleggen
2 personen
- 28
Weersverwachting controleren
Event
- 29
Verkeersregelaars instrueren
3 personen
- 30
EHBO-team ontvangen
2 personen
- 31
Route uitzetten
6 personen
- 32
Verkeershekken plaatsen
6 personen
- 33
Pijlen en waarschuwingsborden plaatsen
4 personen
- 34
Start- en finishboog opbouwen
4 personen
- 35
Registratietafel opbouwen
3 personen
- 36
Tijdregistratie installeren
3 personen
- 37
Omroep en speakers plaatsen
2 personen
- 38
Stroom en verlichting aansluiten
2 personen
- 39
Cateringpunt inrichten
3 personen
- 40
Kleedruimte inrichten
2 personen
- 41
Fietsenstalling afzetten
2 personen
- 42
EHBO-punt inrichten
2 personen
- 43
Vrijwilligers aanmelden
2 personen
- 44
Deelnemers registreren
4 personen
- 45
Startnummers uitdelen
3 personen
- 46
Transponders uitdelen
2 personen
- 47
Fietsen technisch controleren
3 personen
- 48
Deelnemersbriefing geven
2 personen
- 49
Startopstelling maken
4 personen
- 50
Start van de race begeleiden
6 personen
- 51
Rondegegevens registreren
3 personen
- 52
Verkeersposten bemannen
8 personen
- 53
Koersveiligheid controleren
4 personen
- 54
Dranken bijvullen
3 personen
- 55
Waterpost bemannen
3 personen
- 56
Fruit en snacks aanvullen
2 personen
- 57
Afval verzamelen
2 personen
- 58
Tussenstanden publiceren
2 personen
- 59
Omroepberichten verzorgen
2 personen
- 60
Eindfase aankondigen
2 personen
- 61
Finish registreren
4 personen
- 62
Transponders innemen
2 personen
- 63
Uitslag controleren
2 personen
- 64
Prijzen uitreiken
3 personen
- 65
Deelnemers uitgeleiden
3 personen
Nazorg
- 66
Routeborden verwijderen
4 personen
- 67
Verkeershekken verwijderen
6 personen
- 68
Start- en finishboog afbreken
4 personen
- 69
Meubilair afbreken
4 personen
- 70
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 71
Tijdregistratie demonteren
2 personen
- 72
Servies afwassen
3 personen
- 73
Cateringpunt schoonmaken
3 personen
- 74
Terrein schoonmaken
5 personen
- 75
Afval afvoeren
3 personen
- 76
Materialen inventariseren
2 personen
- 77
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 78
Uitslag online publiceren
- 79
Deelnemers bedanken
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 10
- Klapstoelenaantal 40
- Biertafelsaantal 6
- Kledingrekkenaantal 2
- Afzetpalenaantal 30
Sportmateriaal
- Verkeershekkenaantal 40
- Verkeerskegelsaantal 60
- Routepijlenaantal 35
- Waarschuwingsbordenaantal 12
- Startnummersaantal 120
- Nummerhoudersaantal 120
- Transpondersaantal 120
- Rondebord
- Reservefietspompenaantal 4
- Fietsreparatiestandaardsaantal 2
- Gereedschapskoffersaantal 2
- Reservebinnenbandenaantal 20
- Bandenlichtersaantal 8
- Fietsrekkenaantal 12
Apparatuur
- Tijdregistratiesysteem
- Laptopaantal 2
- Printersaantal 2
- Portofoonsaantal 12
- Megafoonsaantal 3
- Speakersaantal 2
- Microfoonsaantal 2
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
Verlichting
- Bouwlampenaantal 6
- Lichtslangenaantal 4
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 250
- Koffiekopjesaantal 100
- Bordenaantal 120
- Besteksetsaantal 120
- Serveerbladenaantal 12
Keuken
- Koelboxenaantal 8
- IJsboxenaantal 4
- Waterkannenaantal 12
- Thermoskannenaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Koks messenaantal 4
- Opscheptangenaantal 8
- Koekastjesaantal 2
Catering
- Start- en finishboog
- Prijzentafel
- Medaillesaantal 20
- Bekers voor winnaarsaantal 6
- Boodschappen
Schoonmaak
- Handzeepdispensersaantal 4
- Handdoekrolhoudersaantal 4
- Afvalbakkenaantal 12
- Bezemsetsaantal 4
- Vloertrekkersaantal 2
- Schoonmaakemmersaantal 4
- Schoonmaakdoekenaantal 30
Decoratie
- Sponsorbannersaantal 12
- Rood-wit lintaantal 6
- Pijlen voor parkeerrouteaantal 12
Tips
- Plan de route-inspectie uiterlijk 6 weken voor de race. Controleer kruisingen, smalle passages en plekken waar verkeershekken, kegels of routepijlen nodig zijn.
- Reserveer tijdregistratie en test het systeem minstens 7 dagen vooraf met laptop, printers, transponders en reservekabels. Leg ook een handmatige back-up vast voor het geval de registratie uitvalt.
- Maak de vrijwilligersindeling niet alleen per taak, maar ook per tijdsblok van bijvoorbeeld 2 uur. Plan bij start, finish, kruisingen, EHBO en de fietsreparatiepost altijd een vervanger.
- Stuur deelnemersbevestigingen uiterlijk 3 dagen voor de race. Zet daarin startgroep, aankomsttijd, route-informatie, regels en wat zij bij de inschrijving of start moeten ophalen.
- Zet koelproducten en dranken pas op de wedstrijddag of de avond ervoor koud en controleer de stroomvoorziening voor speakers, microfoons, printers, verlichting en tijdregistratie.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een zesuursrace organiseren?
- Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf. Reserveer in de eerste 4 weken de route, start- en finishlocatie, vergunning, verzekering, verkeersregelaars, EHBO en tijdregistratie.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een zesuursrace?
- Maak per bezette post minimaal twee mensen per dienst, zodat niemand zes uur aaneengesloten hoeft te werken. Tel daarnaast een coördinator, EHBO-bezetting, verkeersregelaars en minstens één persoon voor fietsreparaties en materiaalproblemen.
- Wanneer moet je de tijdregistratie van een zesuursrace testen?
- Test het systeem minimaal 7 dagen vooraf en nogmaals op de wedstrijddag vóór de eerste startgroep. Controleer transponders, laptop, printers, stroom, verbinding en een handmatige noodregistratie.
- Wanneer stuur je de deelnemersinformatie voor een zesuursrace?
- Stuur de definitieve bevestiging uiterlijk 3 dagen voor de race. Vermeld daarin de startgroep, meldtijd, route, wedstrijdreglement, bereikbaarheid, parkeerinformatie en eventuele dieet- of verzorgingsafspraken.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!