Comment organiser une course de keirin

Une course de keirin se prépare d’abord comme une compétition réglementée, puis comme un événement accueillant pour le public. Commencez par sécuriser le lieu, les autorisations, l’assurance et les motorpacers avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, verrouillez le jury, le chronométrage, le règlement et la liste de départ. La dernière semaine sert surtout à confirmer les participants, répartir les bénévoles et contrôler le parcours, les vélos et le matériel sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu du concours
2
Demander une autorisation de compétition
3
Vérifier l’assurance
4
Fixer les motorpacers
5
Réserver le jury et le chronométrage
6
Rédiger le règlement des participants
2 personnes
7
Publier le formulaire d'inscription
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Publier les informations au public
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Établir la liste de départ
2 personnes
13
Confirmer les participants
14
Vérifier les réservations
15
Imprimer le programme de course
2 personnes
16
Répartir les bénévoles
2 personnes
17
Vérifier la liste des courses
18
Faire les courses
2 personnes
19
Vérifier techniquement les vélos
3 personnes
20
Briefer les motos suiveuses
3 personnes
21
Préparer le briefing du jury
2 personnes
22
Imprimer l’itinéraire et le plan de sécurité
23
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
24
Contrôler le site
3 personnes
25
Délimiter le parcours de compétition
6 personnes
26
Installer des barrières de sécurité
6 personnes
27
Marquer la zone de départ et d'arrivée
3 personnes
28
Installer les gradins et les chaises
6 personnes
29
Installer la table d'inscription
2 personnes
30
Installer la table du jury
2 personnes
31
Tester le son et les micros
2 personnes
32
Tester le chronométrage
3 personnes
33
Préparer les dossards
2 personnes
34
Aménager le point de restauration
3 personnes
35
Mettre les boissons au frais
2 personnes
36
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

37
Inscrire les participants
4 personnes
38
Distribuer les dossards
2 personnes
39
Envoyer les vélos au contrôle
3 personnes
40
Accueillir le public
4 personnes
41
Donner le briefing d'ouverture
2 personnes
42
Annoncer les consignes de sécurité
43
Encadrer les sorties d’entraînement
5 personnes
44
Annoncer l’ordre de départ
45
Accompagner les coureurs au départ
3 personnes
46
Encadrer les séries de keirin
8 personnes
47
Enregistrer les classements intermédiaires
2 personnes
48
Servir les boissons
4 personnes
49
Servir des amuse-bouches
3 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Continuer à contrôler le parcours
3 personnes
52
Annoncer les finalistes
53
Faire échauffer les finalistes
3 personnes
54
Encadrer la finale
8 personnes
55
Vérifier les résultats
3 personnes
56
Assurer la remise des prix
3 personnes
57
Accompagner le public à la sortie
4 personnes
58
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
59
Publier les résultats du match

Suivi

60
Clôturer le catering
3 personnes
61
Rassembler les déchets
4 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Démonter le parcours
6 personnes
64
Ranger les barrières et les chaises
6 personnes
65
Couper le son
2 personnes
66
Nettoyer le lieu
5 personnes
67
Recharger le matériel
4 personnes
68
Retourner le matériel
2 personnes
69
Vérifier à nouveau les vélos
2 personnes
70
Archiver les résultats
71
Envoyer les résultats aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaisesqté 180
Table du juryqté 2
Tables hautesqté 8
Poubellesqté 12

Matériel de sport

Barrières de pisteqté 40
Barrières de fouleqté 60
Cônesqté 30
Ruban de parcoursqté 8
Numéros de départqté 40
Porte-numérosqté 40
Casques de cyclismeqté 40
Marquage de piste de keirin
Vélo à moteur
Vélos de route de réserveqté 2
Pompes à véloqté 4
Supports à vélosqté 12
Boîtes à outilsqté 2
Chambres à air de rechangeqté 20
Chaînes de vélo de rechangeqté 4
Porte-bidonsqté 20
Panneaux STOPqté 6
Drapeaux d’avertissementqté 8
Gilets réfléchissantsqté 20
Housses de pluieqté 20
Trousses de premiers secoursqté 2
Pochettes de glaceqté 12
Couvertures de survieqté 12
Colliers cervicauxqté 2
Ruban de sportqté 8
Serre-câblesqté 200
Ruban gafferqté 8
Mètres rubansqté 3
Niveaux à bulleqté 2

Équipement

Système de sonorisation
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 3
Talkies-walkiesqté 12
Chronomètre numériqueqté 4
Imprimante
Batteries externesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 4
Chargeurs d’ordinateur portableqté 4
Imprimante d'étiquettes

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 6
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 20
Pichets de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 8
Thermosqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Louchesqté 8
Pains de glaceqté 30

Décoration

Bannières de compétitionqté 8
Tissus de départ et d’arrivéeqté 2
Panneaux indicateursqté 12
Pancarte de scène
Nappesqté 10
Panneaux pour participantsqté 40
Flèches de signalisationqté 20
Braceletsqté 250
Porte-médaillesqté 3
Trophées des vainqueursqté 3
Médaillesqté 3
Diplômesqté 10

Catering

Courses

Nettoyage

Sets de balaiqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Gants de nettoyageqté 12
Conteneurs à déchetsqté 8

Conseils

Réservez le lieu et lancez les demandes d’autorisation au moins 8 à 12 semaines avant la course. Vérifiez aussi les exigences de l’assurance avant de publier le formulaire d’inscription.
Fixez les motorpacers, le jury et le chronométrage avant d’annoncer la date au public. Sans ces intervenants, le programme de course peut devoir être modifié tardivement.
Fermez les inscriptions 7 à 10 jours avant l’épreuve pour établir une liste de départ réaliste. Demandez à ce moment-là les besoins alimentaires et confirmez la présence de chaque participant.
Préparez le plan de sécurité et délimitez le parcours avant l’arrivée du public. Prévoyez des barrières de piste, des barrières de foule, des cônes et un marquage visible aux points sensibles.
Faites le contrôle technique des vélos et des motos la veille ou le matin même, puis placez les pompes, boîtes à outils, chambres à air et chaînes de rechange dans une zone accessible. Un vélo de route de réserve évite qu’une panne bloque une série.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course de keirin ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, obtenir l’autorisation de compétition, vérifier l’assurance et confirmer les motorpacers, le jury et le chronométrage.
Quand clôturer les inscriptions à une course de keirin ?: Fermez les inscriptions 7 à 10 jours avant la compétition. Vous aurez ainsi le temps de traiter les demandes, établir la liste de départ, confirmer les participants et imprimer le programme.
Que faut-il vérifier la veille d’une course de keirin ?: La veille, contrôlez le parcours, les barrières, le marquage, la sonorisation, les branchements et les vélos. Vérifiez aussi la liste des courses, le plan de sécurité et la répartition des bénévoles.
Combien de bénévoles prévoir pour une course de keirin ?: Prévoyez au minimum 8 à 12 bénévoles pour répartir l’accueil, les inscriptions, le contrôle du parcours, l’orientation du public, l’assistance technique et le soutien au jury. Ajoutez des personnes si le site comporte plusieurs accès ou zones séparées.

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