Organiser une course cycliste de kermesse, étape par étape

Une course cycliste de kermesse se prépare d’abord sur papier, bien avant l’installation des barrières. Commencez par obtenir les autorisations, définir le parcours et établir le plan de circulation, puis ouvrez les inscriptions et répartissez les bénévoles. La dernière semaine sert surtout à confirmer les participants, imprimer les dossards et vérifier le matériel. Le jour même, chaque zone doit avoir un responsable clairement briefé, du départ à l’arrivée.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Demander les autorisations
2
Définir le parcours
2 personnes
3
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
4
Demander des agents de circulation
5
Effectuer l’inspection du parcours
2 personnes
6
Définir les catégories de compétition
2 personnes
7
Publier le formulaire d'inscription
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Contacter les sponsors
2 personnes
10
Faire les réservations
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Confirmer les participants
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Répartir les bénévoles
2 personnes
15
Préparer le briefing
16
Créer les dossards
2 personnes
17
Imprimer les cartes du parcours
18
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
19
Faire les courses
3 personnes
20
Vérifier le matériel
2 personnes

Événement

21
Délimiter le parking à vélos
2 personnes
22
Délimiter la zone de départ et d’arrivée
4 personnes
23
Installer des barrières de circulation
6 personnes
24
Installer les panneaux de parcours
4 personnes
25
Briefer les régulateurs de trafic
3 personnes
26
Installer le stand et la zone du public
4 personnes
27
Installer les tables et les chaises
4 personnes
28
Installer les tentes de fête
6 personnes
29
Suspendre la décoration
3 personnes
30
Raccorder la sonorisation
2 personnes
31
Installer l'arche d'arrivée
4 personnes
32
Mettre les boissons au frais
2 personnes
33
Mettre en place le point café
2 personnes
34
Préparer les en-cas
3 personnes
35
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
36
Tenir la table d’inscription
3 personnes
37
Enregistrer les participants
3 personnes
38
Distribuer les dossards
2 personnes
39
Effectuer le contrôle des vélos
2 personnes
40
Faire le briefing des coureurs
2 personnes
41
Guider le public vers les tribunes
4 personnes
42
Animer la cérémonie d’ouverture
3 personnes
43
Annoncer l'évolution du cours
2 personnes
44
Sécuriser les croisements
12 personnes
45
Enregistrer les tours de parcours
3 personnes
46
Noter les heures de passage
3 personnes
47
Fournir de l’eau aux coureurs
3 personnes
48
Servir les boissons
4 personnes
49
Servir des amuse-bouches
3 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Vider les poubelles
2 personnes
52
Encadrer l’arrivée
4 personnes
53
Vérifier les résultats
2 personnes
54
Préparer les prix
2 personnes
55
Assurer la remise des prix
4 personnes
56
Accompagner le programme public
3 personnes
57
Diffuser le message de fin
2 personnes
58
Faire sortir le public de la zone
4 personnes

Suivi

59
Retirer les barrières de circulation
6 personnes
60
Récupérer les panneaux indicateurs
4 personnes
61
Démonter les tentes et la décoration
6 personnes
62
Rassembler le mobilier
4 personnes
63
Débrancher la sonorisation
2 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Nettoyer le lieu
6 personnes
66
Évacuer les déchets
3 personnes
67
Rassembler les objets perdus
2 personnes
68
Nettoyer le matériel
3 personnes
69
Inventorier le matériel
2 personnes
70
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
71
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 60
Tables hautesqté 6
Tentes de réceptionqté 4
Couverturesqté 12
Portants à vêtementsqté 2

Matériel de sport

Numéros de départqté 150
Porte-dossardsqté 150
Gilets de courseqté 20
Tableau rond
Arche d'arrivée
Pompes à véloqté 3
Chambres à air de rechangeqté 12
Caisses de bidonsqté 6
Sifflets de compétitionqté 12
Chronomètresqté 4
Presse-papiersqté 8
Stylosqté 40
Calculatricesqté 2
Prixqté 12

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphoneqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 6
Glacièresqté 8
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes de pocheqté 8

Matériel de circulation

Barrières de circulationqté 40
Barrières de fouleqté 30
Cônes de signalisationqté 30
Flèches de directionqté 25
Panneaux d'avertissementqté 12
Ruban de balisageqté 8
Gilets de régulateur de circulationqté 20
Éclairage de balisageqté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteauxqté 8
Pincesqté 6
Carafesqté 4
Pains de glaceqté 30

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Balais à mainqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures isolantesqté 10
Bandages tubulairesqté 4
Talkies-walkiesqté 12
Épingles de sûretéqté 200

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Drapeaux de fête foraineqté 30
Pancartes de sponsorsqté 20
Panneaux du programmeqté 4

Catering

Courses

Conseils

Lancez les démarches administratives avant de publier les inscriptions : les autorisations, l’inspection du parcours et les agents de circulation conditionnent toute l’organisation. Prévoyez au moins 2 à 3 semaines pour régler ces points avant la course.
Figez le parcours avant de créer les cartes et les panneaux. Faites-le reconnaître une première fois, puis contrôlez-le de nouveau dans les jours précédant l’épreuve pour repérer des travaux, un stationnement gênant ou une signalisation manquante.
Fermez les inscriptions quelques jours avant la course afin de confirmer les participants, préparer les numéros de départ et recueillir les besoins alimentaires. Gardez une liste imprimée et un stock de stylos pour les changements de dernière minute.
Répartissez les bénévoles par zones, pas seulement par mission : départ-arrivée, parcours, parking à vélos, accueil et ravitaillement. Organisez un briefing de 15 à 20 minutes avant l’ouverture et remettez les consignes aux régulateurs de trafic.
Vérifiez le matériel la veille, notamment les chronomètres, les sifflets, les pompes, les chambres à air, les haut-parleurs et les rallonges. Testez le microphone et la sonorisation sur place, puis chargez les batteries externes avant l’arrivée des coureurs.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course cycliste de kermesse ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Les autorisations, le parcours et la circulation doivent être réglés en premier ; les inscriptions et le matériel viennent ensuite.
Quand faut-il fermer les inscriptions à une course cycliste ?: Fermez-les 3 à 5 jours avant l’épreuve. Ce délai permet de confirmer les participants, préparer les dossards et organiser les bénévoles sans travailler sur des chiffres provisoires.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une course cycliste de kermesse ?: Le nombre dépend du parcours et des croisements, mais affectez au minimum un responsable à chaque zone sensible et un régulateur à chaque point de circulation. Faites la répartition au plus tard une semaine avant la course.
Quand installer les panneaux et les barrières du parcours ?: Installez-les le jour de la course, suffisamment tôt pour terminer avant l’arrivée des participants, puis inspectez tout le parcours une dernière fois 30 à 60 minutes avant le départ.

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