Checklist pour organiser un course caritatif

Un course caritatif demande plus qu’un parcours et des participants. Il faut fixer l’objectif de collecte, sécuriser l’itinéraire, obtenir les autorisations et coordonner les bénévoles avant le départ. Cette checklist de 71 tâches et 57 fournitures suit l’organisation dans l’ordre, des premières décisions au rangement final. Elle vous aide aussi à ne pas oublier les inscriptions, les besoins alimentaires, les barrières, la sonorisation et les panneaux des sponsors.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir l’objectif et le montant récolté
2 personnes
Définir la date et l’itinéraire
3 personnes
Demander les autorisations
Réserver le lieu avant le départ
Vérifier l’assurance
Contacter les secours
2 personnes
Prévoir des agents de circulation
2 personnes
Créer le formulaire d'inscription
Ouvrir la page de dons
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Approcher les sponsors locaux
3 personnes
Rassembler les panneaux des sponsors
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Inspecter le parcours
3 personnes
Imprimer la carte d'itinéraire
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Confirmer la réservation des barrières de sécurité
Confirmer la réservation du matériel son
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Imprimer les consignes des bénévoles
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer des kits pour les bénévoles
2 personnes

Événement

Balisage de la zone de départ
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer les points d'eau
3 personnes
Installer les flèches d'orientation
4 personnes
Installer les panneaux kilométriques
2 personnes
Installer des barrières de sécurité
4 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
Préparer les dossards
2 personnes
Inscrire les bénévoles
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Ouvrir les inscriptions
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Enregistrer les dons
2 personnes
Accompagner les participants au départ
3 personnes
Assurer le mot de bienvenue
Lancer la course caritative
2 personnes
Doter les postes du parcours en personnel
8 personnes
Distribuer de l’eau en route
6 personnes
Enregistrer les arrivants
3 personnes
Distribuer des fruits et des snacks
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accompagner le moment photo à l'arrivée
2 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Annoncer le montant final
Accueillir les derniers participants
3 personnes
Rassembler les flèches de parcours
4 personnes
Démonter les barrières
4 personnes

Suivi

Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
Sécuriser les fonds des dons
2 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Réfrigérer les restes
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Finaliser et vérifier l'itinéraire
2 personnes
Traiter administrativement les dons
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
Publier les résultats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 30
Table d'inscription
Tables pliantesqté 2

Matériel de sport

Numéros de départqté 250
Bracelets de dossardqté 250
Flèches de directionqté 40
Bornes kilométriquesqté 10
Cônesqté 30
Gobelets d'eauqté 700
Chronomètresqté 4
Presse-papiersqté 8
Siffletsqté 10
Gilets réfléchissantsqté 20
Barrières de fouleqté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 100
Couverts réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 80
Thermosqté 6

Catering

Glacièresqté 6
Carafes d’eauqté 8
Plateaux de serviceqté 10
Couverts de serviceqté 12
Nappesqté 8
Courses

Équipement

Système de sonorisation mobile
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 6

Premiers secours

Trousses de premiers secoursqté 3
Packs de froidqté 12
Couvertures de survieqté 10
Gants jetablesqté 100

Décoration

Panneaux de sponsorqté 12
Arche de départ et d'arrivée
Drapeauxqté 20
Banderolesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 10
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 4
Bacs à vaisselleqté 3
Épongesqté 8
Torchonsqté 12

Autre

Caisse d'espèces
Machine à compter les billets
Stylosqté 30
Marqueurs indélébilesqté 12
Rouleaux de ruban adhésifqté 8
Serre-câblesqté 200
Jeux de ciseauxqté 6
Cartes d'itinéraireqté 100
Gilets de bénévolesqté 25

Conseils

Commencez par définir le montant à récolter, la date et l’itinéraire. Les demandes d’autorisation, l’assurance et le contact avec les secours doivent être réglés avant d’ouvrir les inscriptions.
Inspectez le parcours avant l’événement et prévoyez une signalisation visible : flèches de direction, cônes et bornes kilométriques. Imprimez la carte d’itinéraire et transmettez-la aux bénévoles.
Ne gardez pas les inscriptions pour la dernière semaine. Créez le formulaire, ouvrez la page de dons, recueillez les besoins alimentaires et envoyez les informations pratiques aux participants avant le départ.
Confirmez séparément les barrières de foule, le matériel sonore et les agents de circulation. Vérifiez aussi les rallonges et multiprises : leur absence bloque souvent l’accueil ou les annonces.
Préparez les dossards et les numéros de départ par ordre avant le jour J. Faites les courses en tenant compte des gobelets d’eau, des carafes, des glacières et de la vaisselle réutilisable.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un course caritatif ?: Commencez plusieurs semaines avant la date prévue, dès que l’objectif, le montant à récolter et l’itinéraire sont définis. Les autorisations, l’assurance et les réservations de matériel doivent être confirmées avant la promotion et les inscriptions.
Quelles autorisations faut-il demander pour un course caritatif ?: Cela dépend du parcours et des routes utilisées, mais prévoyez les autorisations liées à l’occupation des espaces et à la circulation. Faites ces démarches avant d’envoyer les invitations, afin de ne pas promouvoir un itinéraire encore incertain.
Combien de temps avant envoyer les informations aux participants ?: Envoyez les consignes au moins 7 jours avant le départ. Indiquez l’horaire, le lieu, l’itinéraire, le numéro de départ, les points de ravitaillement et les consignes de sécurité.
Que prévoir pour la sécurité d’un course caritatif ?: Prévoyez des agents de circulation, des bénévoles identifiables avec des gilets réfléchissants, des cônes, des barrières et un contact avec les secours. Confirmez ces dispositifs au plus tard quelques jours avant l’événement et inspectez le parcours une dernière fois.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.