Organiser une course caritative, étape par étape

Une course caritative se prépare d’abord sur le parcours et la sécurité, puis sur les inscriptions et le financement. Commencez par fixer la date, l’itinéraire et les autorisations avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, structurez les packs de sponsoring, répartissez les bénévoles et suivez les besoins alimentaires des participants. Les derniers jours servent surtout à contrôler les listes, récupérer le matériel, préparer les dossards et installer un accueil qui fonctionne dès la première arrivée.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Réserver l’itinéraire et signaler
2 personnes
3
Vérifier les autorisations
4
Vérifier l’assurance
5
Définir l’objectif de sponsoring
2 personnes
6
Composer les packs de sponsoring
3 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Publier le formulaire d'inscription
9
Publier la carte du parcours
10
Distribuer les formulaires de sponsoring
3 personnes
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Répartir les bénévoles
2 personnes
14
Répartir les postes de circulation
2 personnes
15
Assurer la présence des secours
16
Commander les dossards
17
Informer les employés
2 personnes
18
Vérifier la liste des participants
2 personnes
19
Trier les dossards
2 personnes
20
Enregistrer les montants des sponsors
2 personnes
21
Vérifier la liste des courses
2 personnes
22
Faire les courses
3 personnes
23
Récupérer le matériel
3 personnes
24
Refroidir les boissons
2 personnes
25
Préparer les colis
3 personnes
26
Vérifier l’itinéraire à l’avance
2 personnes

Événement

27
Balisage du départ et de l'arrivée
4 personnes
28
Installer les flèches d'orientation
4 personnes
29
Installer des barrières de circulation
4 personnes
30
Monter les tentes de réception
4 personnes
31
Installer les tables et les chaises
4 personnes
32
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
33
Aménager le point de distribution
3 personnes
34
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
35
Tester le système de sonorisation
2 personnes
36
Préparer les dossards
2 personnes
37
Remplir les points d'eau
3 personnes
38
Préparer les bananes et les snacks
2 personnes
39
Inscrire les bénévoles
2 personnes
40
Briefer les bénévoles
3 personnes
41
Accueillir les participants
4 personnes
42
Distribuer les dossards
3 personnes
43
Récupérer les formulaires de sponsor
2 personnes
44
Encadrer la zone de départ
4 personnes
45
Faire le discours d’ouverture
46
Don de solidarité de départ
2 personnes
47
Tenir le poste de route
8 personnes
48
Tenir le suivi des arrivées
3 personnes
49
Canaliser les participants
3 personnes
50
Distribuer de l'eau
3 personnes
51
Servir les boissons
3 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Distribuer des fruits et des snacks
2 personnes
54
Servir des amuse-bouches
3 personnes
55
Rassembler la vaisselle
2 personnes
56
Vérifier les résultats
2 personnes
57
Préparer les prix
2 personnes
58
Annoncer les résultats
2 personnes
59
Remettre les prix
3 personnes
60
Prononcer les remerciements
61
Guider les visiteurs
2 personnes
62
Démonter le poste de parcours
8 personnes

Suivi

63
Retirer les flèches d’itinéraire
4 personnes
64
Retirer les barrières de circulation
4 personnes
65
Démonter les tentes de fête
4 personnes
66
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
67
Rassembler les déchets
4 personnes
68
Nettoyer le lieu
4 personnes
69
Faire la vaisselle
3 personnes
70
Ranger le matériel audio
2 personnes
71
Vérifier le matériel
2 personnes
72
Retourner le matériel
3 personnes
73
Traiter les formulaires de sponsoring
2 personnes
74
Calculer le résultat
2 personnes
75
Informer les donateurs
2 personnes
76
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
77
Transférer le produit

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 24
Table d'inscription
Poubellesqté 6

Matériel de sport

Numéros de départqté 150
Épingles de sûretéqté 300
Flèches de directionqté 40
Ruban de balisageqté 6
Cônesqté 30
Chronomètresqté 4
Ruban de départ et d'arrivéeqté 2
Rubans de médailleqté 150
Coupes médaillesqté 3
Prixqté 6
Presse-papiersqté 10
Stylosqté 30
Cartes d'itinéraireqté 30
Barrières de circulationqté 12
Gilets de sécuritéqté 12
Siffletsqté 12
Panneaux STOPqté 4
Trousse de premiers secoursqté 2
Poches de glaceqté 8
Couverturesqté 4

Équipement

Mégaphoneqté 2
Enceintes portablesqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 3
Batteries externesqté 4
Lampes rechargeablesqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes de pocheqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 200
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Carafes d’eauqté 12

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 4
Louches de serviceqté 6
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Pincesqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2

Décoration

Ballonsqté 150
Ruban à ballonsqté 4
Panneaux indicateursqté 12
Bannières sponsorsqté 10
Nappesqté 8
Fond de scène

Nettoyage

Balaiqté 3
Éléments pharesqté 3
Seauxqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Bacs à vaisselleqté 3

Catering

Courses

Conseils

Validez l’itinéraire, les autorisations et l’assurance avant d’envoyer les invitations. Publiez ensuite la carte du parcours avec les points de signalisation, les barrières et les postes de circulation prévus.
Fixez un objectif de sponsoring chiffré et créez plusieurs packs avant de distribuer les formulaires. Enregistrez chaque montant reçu dans un suivi unique pour éviter les écarts entre promesses et paiements.
Fermez les inscriptions à une date précise et contrôlez la liste au moins une fois avant le jour de la course. Demandez les besoins alimentaires pendant l’inscription, pas lors de la remise des dossards.
Répartissez les bénévoles par poste, avec une personne responsable de chaque zone de circulation. Confirmez séparément la présence des secours et prévoyez des gilets, sifflets et moyens de communication pour les équipes sur le parcours.
Préparez les colis et triez les numéros de départ avant l’installation. Refroidissez les boissons et récupérez le matériel suffisamment tôt pour pouvoir remplacer un élément manquant sans retarder le départ.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course caritative ?: Prévoyez idéalement au moins 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de valider l’itinéraire, les autorisations, l’assurance, les sponsors, les inscriptions et les secours.
Quand ouvrir les inscriptions pour une course caritative ?: Ouvrez-les dès que la date, l’itinéraire et les conditions de participation sont confirmés, généralement 6 à 8 semaines avant l’événement. Fixez une date de clôture quelques jours avant la course pour finaliser les dossards et les besoins alimentaires.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une course caritative ?: Le nombre dépend du parcours, mais répartissez au minimum une personne par point de circulation ou de signalisation, avec une équipe séparée pour l’accueil et l’arrivée. Finalisez les affectations au moins 7 jours avant la course.
Quand préparer les dossards et les colis participants ?: Triez les dossards et préparez les colis 1 à 2 jours avant l’événement, une fois la liste des participants vérifiée. Gardez une petite réserve de numéros et d’épingles pour les corrections de dernière minute.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.