Cómo organizar una carrera solidaria sin perder el control

Una carrera solidaria empieza mucho antes de colocar la cinta de salida. Primero debes cerrar la fecha y la ruta, comprobar permisos y seguro, y fijar el objetivo de patrocinio. Después vienen las inscripciones, la coordinación de voluntarios y la preparación de dorsales y material. El mayor riesgo es dejar para la última semana asuntos que dependen de terceros, como la autorización de la ruta, los puestos de tráfico o los primeros auxilios.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y ruta
2 personas
2
Reservar y notificar la ruta
2 personas
3
Comprobar permisos
4
Comprobar el seguro
5
Fijar el objetivo de patrocinio
2 personas
6
Preparar paquetes de patrocinio
3 personas
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Publicar el formulario de inscripción
9
Publicar mapa de ruta
10
Distribuir los formularios de patrocinio
3 personas
11
Gestionar inscripciones
2 personas
12
Recoger preferencias dietéticas
13
Asignar voluntarios
2 personas
14
Asignar puestos de tráfico
2 personas
15
Asignar personal de primeros auxilios
16
Pedir dorsales
17
Informar al personal
2 personas
18
Comprobar la lista de participantes
2 personas
19
Ordenar los dorsales
2 personas
20
Registrar los importes de los patrocinadores
2 personas
21
Comprobar la lista de la compra
2 personas
22
Hacer la compra
3 personas
23
Recoger el material
3 personas
24
Enfriar bebidas
2 personas
25
Preparar los paquetes
3 personas
26
Comprobar la ruta con antelación
2 personas

Evento

27
Delimitar la zona de salida y llegada
4 personas
28
Colocar flechas de ruta
4 personas
29
Colocar vallas de tráfico
4 personas
30
Montar las carpas
4 personas
31
Colocar mesas y sillas
4 personas
32
Montar el mostrador de inscripción
2 personas
33
Montar el punto de entrega
3 personas
34
Montar el puesto de primeros auxilios
2 personas
35
Probar el sistema de sonido
2 personas
36
Preparar los dorsales
2 personas
37
Rellenar los puntos de agua
3 personas
38
Preparar plátanos y snacks
2 personas
39
Inscribir voluntarios
2 personas
40
Instruir a los voluntarios
3 personas
41
Recepción de participantes
4 personas
42
Repartir dorsales
3 personas
43
Recoger los formularios de patrocinio
2 personas
44
Coordinar el área de salida
4 personas
45
Dar el discurso de apertura
46
Dar salida a la carrera de patrocinio
2 personas
47
Atender el puesto de ruta
8 personas
48
Llevar el registro de llegada a meta
3 personas
49
Recibir a los participantes
3 personas
50
Repartir agua
3 personas
51
Servir las bebidas
3 personas
52
Rellenar las bebidas
2 personas
53
Repartir fruta y snacks
2 personas
54
Servir aperitivos
3 personas
55
Recoger la vajilla
2 personas
56
Comprobar los resultados
2 personas
57
Preparar los premios
2 personas
58
Anunciar el resultado
2 personas
59
Entregar premios
3 personas
60
Preparar el discurso de agradecimiento
61
Guiar a los visitantes
2 personas
62
Desmontar el punto de ruta
8 personas

Seguimiento

63
Retirar las flechas de ruta
4 personas
64
Retirar las vallas de tráfico
4 personas
65
Desmontar las carpas
4 personas
66
Recoger mesas y sillas
4 personas
67
Recoger la basura
4 personas
68
Limpiar el lugar
4 personas
69
Lavar la vajilla
3 personas
70
Empaquetar el equipo de sonido
2 personas
71
Comprobar el material
2 personas
72
Devolver el material
3 personas
73
Procesar formularios de patrocinio
2 personas
74
Calcular los ingresos
2 personas
75
Informar a los donantes
2 personas
76
Enviar mensaje de agradecimiento
2 personas
77
Transferir los ingresos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesascant. 8
Sillascant. 24
Mesa de inscripción
Papeleracant. 6

Material deportivo

Dorsalescant. 150
Imperdiblescant. 300
Flechas de rutacant. 40
Cinta de señalizacióncant. 6
Conoscant. 30
Cronómetroscant. 4
Cinta de salida y metacant. 2
Cintas de medallacant. 150
Copas de medallacant. 3
Premioscant. 6
Portapapelescant. 10
Bolígrafoscant. 30
Mapas de rutacant. 30
Vallas de tráficocant. 12
Chalecos reflectantescant. 12
Silbatoscant. 12
Señales de stopcant. 4
Botiquín de primeros auxilioscant. 2
Compresas de hielocant. 8
Mantascant. 4

Equipo

Megáfonocant. 2
Altavoces portátilescant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 3
Baterías externascant. 4
Lámparas recargablescant. 6

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 4
Linternascant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 200
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Jarras de aguacant. 12

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 4
Cucharones para servircant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchilloscant. 6
Bandejas de servircant. 12
Pinzascant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2

Decoración

Globoscant. 150
Cinta para globoscant. 4
Carteles direccionalescant. 12
Banners de patrocinadorescant. 10
Mantelescant. 8
Fondo del escenario

Limpieza

Escobacant. 3
Puntos de atraccióncant. 3
Cuboscant. 4
Recogedores de basuracant. 4
Cubetas para lavarcant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y la ruta antes de abrir las inscripciones. Reserva el recorrido y confirma por escrito los permisos, el seguro y cualquier restricción de tráfico con varias semanas de margen.
Define el objetivo de patrocinio antes de contactar con empresas. Prepara paquetes concretos y registra cada importe recibido para saber cuánto falta y evitar confusiones al preparar los materiales.
Publica el mapa de ruta junto con el formulario de inscripción. Pide las preferencias dietéticas durante el registro y fija una fecha límite, por ejemplo 7 días antes, para poder comprar y preparar las cantidades correctas.
Asigna voluntarios por puesto, no solo por número total. Necesitas responsables identificados para el tráfico, los primeros auxilios, la mesa de inscripción y la señalización con conos, flechas y vallas.
Haz una comprobación final del material entre 48 y 72 horas antes. Ordena los dorsales, prepara los paquetes, enfría las bebidas y prueba megáfono, altavoces, micrófono, cables y baterías antes de que llegue el primer participante.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una carrera solidaria?: Empieza al menos 8 a 12 semanas antes. Ese margen permite cerrar la ruta, tramitar permisos, contratar o verificar el seguro, conseguir patrocinadores y abrir las inscripciones sin improvisar.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones para una carrera solidaria?: Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes si necesitas pedir dorsales, preparar paquetes y comprar comida o bebida. Si aceptas participantes el mismo día, reserva dorsales y una mesa de inscripción separada.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una carrera solidaria?: Calcula como mínimo 1 voluntario por cada puesto operativo y añade 2 o 3 personas de apoyo. Deben quedar cubiertos el tráfico, los primeros auxilios, la salida y meta, la inscripción y los puntos de la ruta.
¿Qué hay que revisar el día antes de una carrera solidaria?: Comprueba la lista de participantes, ordena los dorsales y prepara los paquetes. Revisa también la señalización, los chalecos reflectantes, los silbatos, las bebidas y todo el equipo de sonido y alimentación eléctrica.

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