Zo organiseer je een sponsorloop
Begin een sponsorloop niet met het uitdelen van sponsorformulieren, maar met een haalbare route en een duidelijk sponsordoel. Leg daarna vergunningen, verzekering, verkeersposten en EHBO vast voordat je de inschrijving opent. Deelnemers hebben vervolgens een routekaart, startnummer en praktische informatie nodig. Op de dag zelf draait alles om een gecontroleerde start, herkenbare posten, veilige begeleiding en een sluitende registratie van sponsorbedragen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en route vastleggen
2 personen
- 2
Route reserveren en melden
2 personen
- 3
Vergunningen controleren
- 4
Verzekering controleren
- 5
Sponsordoel vastleggen
2 personen
- 6
Sponsorpakketten samenstellen
3 personen
- 7
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 8
Inschrijfformulier publiceren
- 9
Routekaart publiceren
- 10
Sponsorformulieren verspreiden
3 personen
- 11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 12
Dieetwensen verzamelen
- 13
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 14
Verkeersposten indelen
2 personen
- 15
EHBO-bezetting vastleggen
- 16
Startnummers bestellen
- 17
Medewerkers informeren
2 personen
- 18
Deelnemerslijst controleren
2 personen
- 19
Startnummers sorteren
2 personen
- 20
Sponsorbedragen registreren
2 personen
- 21
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 22
Boodschappen doen
3 personen
- 23
Materiaal ophalen
3 personen
- 24
Dranken koelen
2 personen
- 25
Pakketten klaarzetten
3 personen
- 26
Route vooraf controleren
2 personen
Event
- 27
Start- en finishgebied afzetten
4 personen
- 28
Routepijlen plaatsen
4 personen
- 29
Verkeershekken plaatsen
4 personen
- 30
Partytenten opbouwen
4 personen
- 31
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 32
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
- 33
Uitgiftepunt inrichten
3 personen
- 34
EHBO-punt inrichten
2 personen
- 35
Geluidsinstallatie testen
2 personen
- 36
Startnummers klaarleggen
2 personen
- 37
Waterpunten vullen
3 personen
- 38
Bananen en snacks klaarzetten
2 personen
- 39
Vrijwilligers aanmelden
2 personen
- 40
Vrijwilligers instrueren
3 personen
- 41
Deelnemers ontvangen
4 personen
- 42
Startnummers uitdelen
3 personen
- 43
Sponsorformulieren innemen
2 personen
- 44
Startgebied begeleiden
4 personen
- 45
Openingswoord verzorgen
- 46
Sponsorloop starten
2 personen
- 47
Routepost bemannen
8 personen
- 48
Finishregistratie bijhouden
3 personen
- 49
Deelnemers afvangen
3 personen
- 50
Water uitdelen
3 personen
- 51
Dranken serveren
3 personen
- 52
Dranken bijvullen
2 personen
- 53
Fruit en snacks uitdelen
2 personen
- 54
Hapjes serveren
3 personen
- 55
Servies verzamelen
2 personen
- 56
Uitslag controleren
2 personen
- 57
Prijzen klaarzetten
2 personen
- 58
Uitslag bekendmaken
2 personen
- 59
Prijzen uitreiken
3 personen
- 60
Bedankwoord verzorgen
- 61
Bezoekers begeleiden
2 personen
- 62
Routepost afbouwen
8 personen
Nazorg
- 63
Routepijlen verwijderen
4 personen
- 64
Verkeershekken verwijderen
4 personen
- 65
Partytenten afbreken
4 personen
- 66
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 67
Afval verzamelen
4 personen
- 68
Locatie schoonmaken
4 personen
- 69
Servies afwassen
3 personen
- 70
Geluidsapparatuur inpakken
2 personen
- 71
Materiaal controleren
2 personen
- 72
Materiaal retourneren
3 personen
- 73
Sponsorformulieren verwerken
2 personen
- 74
Opbrengst berekenen
2 personen
- 75
Donateurs informeren
2 personen
- 76
Bedankbericht versturen
2 personen
- 77
Opbrengst overmaken
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 24
- Inschrijftafel
- Afvalbakkenaantal 6
Sportmateriaal
- Startnummersaantal 150
- Veiligheidsspeldenaantal 300
- Routepijlenaantal 40
- Markeerlintaantal 6
- Pionnenaantal 30
- Stopwatchesaantal 4
- Start- en finishlintaantal 2
- Medaillelintenaantal 150
- Medaillebekersaantal 3
- Prijzenaantal 6
- Klembordenaantal 10
- Pennenaantal 30
- Routekaartenaantal 30
- Verkeershekkenaantal 12
- Verkeersvestenaantal 12
- Fluitjesaantal 12
- Stopbordenaantal 4
- EHBO-kofferaantal 2
- IJscompressenaantal 8
- Dekensaantal 4
Apparatuur
- Megafoonaantal 2
- Draagbare speakersaantal 2
- Microfoon
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 3
- Powerbanksaantal 4
- Oplaadbare lampenaantal 6
Verlichting
- Lichtslingersaantal 4
- Zaklampenaantal 8
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 200
- Bordenaantal 150
- Besteksetsaantal 150
- Waterkannenaantal 12
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- Thermoskannenaantal 4
- Schenklepelsaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Messenaantal 6
- Serveerschalenaantal 12
- Tangenaantal 6
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
Decoratie
- Ballonnenaantal 150
- Ballonnenlintaantal 4
- Pijlbordenaantal 12
- Sponsorbannersaantal 10
- Tafelkledenaantal 8
- Podiumachtergrond
Schoonmaak
- Bezemaantal 3
- Blikvangersaantal 3
- Emmersaantal 4
- Vuilnisgrijpersaantal 4
- Afwasteiltjesaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de route eerst vast en controleer daarna of reservering, melding en vergunning nodig zijn. Plan verkeersposten op kruisingen en lastige oversteekpunten; laat deelnemers pas inschrijven als de route definitief is.
- Maak sponsorpakketten eenvoudig te begrijpen en zet één deadline voor sponsorformulieren. Registreer bedragen direct per deelnemer, zodat je na afloop niet met losse papieren en ontbrekende namen zit.
- Stuur deelnemers uiterlijk één week vooraf de routekaart, starttijd, verzamelplek en instructies. Verzamel dieetwensen op hetzelfde inschrijfformulier als contactgegevens, zodat je geen tweede inventarisatie hoeft te doen.
- Maak per verkeerspost een naam, tijdstip en vervanger bekend en geef medewerkers herkenbare verkeersvesten en fluitjes. Controleer de bezetting opnieuw op de dag vóór de loop; juist afmeldingen op het laatste moment veroorzaken gaten.
- Zet de inschrijftafel, startnummers, veiligheidsspelden, routepijlen en finishmaterialen de avond ervoor klaar. Test megafoon, microfoon, speakers, verlengkabels en powerbanks vóór de deelnemers arriveren en wijs één persoon aan voor materiaalproblemen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een sponsorloop organiseren?
- Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, route, sponsordoel en vergunningen. Open de inschrijving zodra route en veiligheidsplan rond zijn, bij voorkeur 4 tot 6 weken voor de loop.
- Heb je een vergunning nodig voor een sponsorloop?
- Dat hangt af van route, gemeente en gebruik van openbare weg. Controleer dit minimaal 8 weken vooraf; een melding of vergunning kan nodig zijn als je verkeer beïnvloedt of de route afzet.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een sponsorloop?
- Plan per verkeerspost minimaal 2 mensen wanneer verkeer of oversteken een rol speelt, plus een aparte EHBO-bezetting en enkele mensen voor inschrijving en finish. Maak daarnaast minstens 1 vervanger beschikbaar.
- Wanneer deel je startnummers en sponsorformulieren uit?
- Verspreid sponsorformulieren zodra de inschrijving opent, meestal 4 tot 6 weken vooraf. Sorteer startnummers uiterlijk de dag vóór de sponsorloop per deelnemer of groep, zodat de inschrijftafel niet ophoopt.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!