Organiser une consultation juridique, étape par étape

Une consultation juridique repose sur une organisation précise, surtout lorsque plusieurs juristes, interprètes et entretiens se déroulent en parallèle. Commencez par confirmer la date et le lieu, puis structurez les inscriptions et les créneaux de rendez-vous. Préparez ensuite des espaces confidentiels, un accueil identifiable et les dossiers nécessaires. Les oublis les plus fréquents concernent la confidentialité, les relances des inscrits et la circulation entre la salle d’attente et les bureaux.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Convoquer des juristes et des interprètes
3
Réserver des espaces pour les entretiens
4
Établir le formulaire d'inscription
5
Préparer les informations sur la confidentialité
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Publier les permanences en ligne
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Planifier les horaires des entretiens
2 personnes
11
Envoyer les confirmations
12
Relancer les inscriptions par téléphone
13
Préparer les dossiers d’information
2 personnes
14
Imprimer les formulaires
15
Faire les courses
2 personnes
16
Vérifier le matériel
2 personnes

Événement

17
Aménager les espaces de discussion
3 personnes
18
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
19
Installer une séparation de confidentialité
2 personnes
20
Préparer le café et le thé
2 personnes
21
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
22
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
23
Orienter les visiteurs vers les juristes
24
Mener des entretiens juridiques
5 personnes
25
Assurer l’accompagnement de la salle d’attente
26
Réapprovisionner les boissons
27
Ravitaillement en matériel d’information
28
Enregistrer les derniers visiteurs
29
Ranger en sécurité les notes d’entretien
2 personnes

Suivi

30
Rassembler les documents et formulaires
2 personnes
31
Rassembler les déchets
2 personnes
32
Faire la vaisselle
2 personnes
33
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
34
Nettoyer les espaces
2 personnes
35
Ranger le matériel en toute sécurité
2 personnes
36
Retourner le matériel restant
37
Confirmer les rendez-vous de suivi
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 28
Chaises de bureauqté 10
Banc de salle d’attenteqté 2
Porte-manteauxqté 2

Équipement

Ordinateurs portablesqté 6
Imprimantesqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 6
Câbles de rechargeqté 8
Étiqueteuse
Calculatricesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 30
Verresqté 30
Assiettesqté 30
Cuillères à caféqté 30

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Plateauxqté 3
Glacièresqté 2

Décoration

Panneaux directionnelsqté 8
Badges nominatifsqté 20
Porte-badgesqté 20
Panneaux de confidentialitéqté 5
Nappesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 4
Savon pour les mainsqté 2
Bacs à vaisselleqté 2
Chiffons de nettoyageqté 8
Balai et pelleqté 2
Serpillièresqté 2

Catering

Courses

Papeterie

Papier à photocopierqté 5
Blocs-notesqté 30
Stylos à billeqté 50
Marqueursqté 12
Enveloppesqté 50
Classeursqté 10
Sacs de spectacleqté 100
Post-itqté 10
Enveloppes de confidentialitéqté 50
Brochures d’informationqté 150
Formulaires d'inscriptionqté 100
Formulaires de consentementqté 100
Formulaires d’évaluationqté 50

Conseils

Bloquez d’abord la date, le lieu et le nombre de salles d’entretien. Prévoyez une salle d’attente séparée et au moins un espace d’accueil clairement identifiable.
Ouvrez les inscriptions avec un formulaire qui recueille les coordonnées, la langue souhaitée et les besoins alimentaires. Envoyez les confirmations après attribution d’un créneau, puis relancez par téléphone les personnes qui n’ont pas répondu.
Pour chaque entretien, préparez un dossier d’information, les formulaires imprimés et les consignes de confidentialité. Installez des séparations entre les espaces afin que les échanges ne soient pas audibles depuis la salle d’attente.
Construisez le planning en tenant compte de la durée des entretiens et du temps d’orientation. Gardez une personne à l’accueil pour enregistrer les visiteurs et les diriger vers le bon juriste ou interprète.
Vérifiez le matériel au moins la veille : ordinateurs, imprimantes, rallonges, multiprises et câbles de recharge. Installez aussi les panneaux directionnels, les badges, le savon et les poubelles avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une consultation juridique ?: Envoyez les invitations dès que la date, le lieu et les intervenants sont confirmés, idéalement au moins 3 semaines avant la permanence. Faites une relance téléphonique 5 à 7 jours avant pour limiter les absences.
Combien de temps prévoir pour un entretien juridique ?: Prévoyez généralement 30 à 45 minutes par entretien, puis 10 à 15 minutes pour l’accueil et l’orientation. Ajoutez une marge d’au moins 30 minutes sur la journée pour les retards et les situations plus complexes.
Comment garantir la confidentialité des consultations juridiques ?: Utilisez une salle dédiée ou des panneaux de confidentialité autour de chaque espace d’entretien. Laissez au moins 1 mètre entre les zones lorsque la configuration le permet et ne laissez aucun dossier visible à l’accueil ou dans la salle d’attente.
Que faut-il préparer la veille d’une consultation juridique ?: La veille, imprimez les formulaires et les dossiers, testez les ordinateurs et les imprimantes, vérifiez les rallonges et installez les panneaux directionnels. Préparez également l’accueil, les badges et les boissons afin de ne pas interrompre les premiers entretiens.

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