Eine Rechtsberatung Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Rechtsberatung entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen ruhigen Ablauf. Kläre zuerst Datum, Ort, Juristen und Dolmetscher, bevor du Anmeldungen öffnest. Danach folgen Formular, Datenschutzinformationen, Einladungen und die Einteilung der Gesprächszeiten. Am Veranstaltungstag brauchst du getrennte Gesprächsräume, Sichtschutz, einen besetzten Empfang und einen betreuten Wartebereich. Plane außerdem Zeit für Nachfassaktionen ein: Unvollständige Anmeldungen und nicht bestätigte Termine werden sonst schnell zum Engpass.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
- 2
Juristen und Dolmetscher festlegen
- 3
Räume für Gespräche reservieren
- 4
Anmeldeformular erstellen
- 5
Datenschutzinformationen vorbereiten
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Sprechstunde online veröffentlichen
- 8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Gesprächszeiten planen
2 Personen
- 11
Bestätigungen versenden
- 12
Anmeldungen nachfassen
- 13
Informationspakete zusammenstellen
2 Personen
- 14
Formulare ausdrucken
- 15
Einkaufen gehen
2 Personen
- 16
Materialien prüfen
2 Personen
Event
- 17
Gesprächsräume einrichten
3 Personen
- 18
Empfangstheke aufbauen
2 Personen
- 19
Sichtschutz aufstellen
2 Personen
- 20
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
- 21
Empfangstheke besetzen
2 Personen
- 22
Besucher registrieren
2 Personen
- 23
Besucher an Juristen verweisen
- 24
Juristische Gespräche führen
5 Personen
- 25
Wartebereich betreuen
- 26
Getränke nachfüllen
- 27
Informationsmaterial auffüllen
- 28
Letzte Besucher registrieren
- 29
Gesprächsnotizen sicher aufbewahren
2 Personen
Nachbereitung
- 30
Dokumente und Formulare sammeln
2 Personen
- 31
Abfall sammeln
2 Personen
- 32
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 33
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
- 34
Räume reinigen
2 Personen
- 35
Materialien sicher verstauen
2 Personen
- 36
Übriggebliebene Materialien zurückgeben
- 37
Folgetermine bestätigen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 28
- BürostühleAnz. 10
- WartezimmerbankAnz. 2
- KleiderständerAnz. 2
Ausstattung
- LaptopsAnz. 6
- DruckerAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 6
- LadekabelAnz. 8
- Etikettiergerät
- TaschenrechnerAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 30
- GläserAnz. 30
- TellerAnz. 30
- TeelöffelAnz. 30
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- TablettsAnz. 3
- KühlboxenAnz. 2
Dekoration
- WegweiserAnz. 8
- NamensschilderAnz. 20
- BadgehalterAnz. 20
- SichtschutzwändeAnz. 5
- TischdeckenAnz. 8
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- HandseifeAnz. 2
- SpülbeckenAnz. 2
- PutzlappenAnz. 8
- Besen und KehrblechAnz. 2
- WischmoppsAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Papierwaren
- KopierpapierAnz. 5
- NotizblöckeAnz. 30
- KugelschreiberAnz. 50
- MarkerAnz. 12
- UmschlägeAnz. 50
- OrdnerAnz. 10
- ShowtaschenAnz. 100
- KlebezettelAnz. 10
- PrivatumschlägeAnz. 50
- InformationsbroschürenAnz. 150
- AnmeldeformulareAnz. 100
- EinverständniserklärungenAnz. 100
- EvaluierungsformulareAnz. 50
Tipps
- Lege die Gesprächskapazität fest, bevor du das Anmeldeformular veröffentlichst. Bei 4 Juristen und 20-Minuten-Terminen sind in einer vierstündigen Sprechstunde theoretisch 48 Gespräche möglich; Pausen und Dolmetschzeiten reduzieren diese Zahl.
- Bestätige Juristen und Dolmetscher mindestens 3 Wochen vor dem Termin. Ohne diese Zusagen solltest du noch keine festen Gesprächszeiten an Besucher verschicken.
- Versende die Datenschutzinformationen zusammen mit dem Anmeldeformular und prüfe jede Anmeldung auf Beratungsanliegen, Sprache und Ernährungswünsche. Fehlende Angaben kannst du bis spätestens 7 Tage vor dem Termin nachfassen.
- Richte pro gleichzeitigem Gespräch einen separaten Raum mit Tisch, Bürostühlen und Sichtschutz ein. Stelle Wegweiser vom Eingang bis zum Empfang auf und nummeriere die Räume, damit Besucher nicht im Wartebereich suchen müssen.
- Besetze die Empfangstheke während der gesamten Sprechstunde mit mindestens einer Person. Dort werden Besucher registriert, weitergeleitet und bei Verspätungen informiert; Kaffee, Tee und Wasser sollten vor Beginn in Thermoskannen bereitstehen.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man eine Rechtsberatung organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher. Juristen, Dolmetscher und Räume sollten spätestens 3 Wochen vor dem Termin feststehen, damit Anmeldung und Gesprächsplanung verlässlich möglich sind.
- Wie viele Gesprächsräume braucht eine Rechtsberatung?
- Du brauchst mindestens einen Raum pro gleichzeitig angesetztem Gespräch. Bei 4 Juristen sind also 4 geschützte Räume nötig; zusätzlich sollte ein separater Wartebereich vorhanden sein.
- Wann sollte man die Anmeldungen für eine Rechtsberatung bestätigen?
- Sende eine Eingangsbestätigung innerhalb von 2 Werktagen. Die konkrete Gesprächszeit sollte spätestens 7 Tage vor der Beratung verschickt werden; offene oder unvollständige Anmeldungen fasst du vorher nach.
- Was braucht der Empfang bei einer Rechtsberatung?
- Plane einen Tisch, Stühle, Namensschilder oder Badgehalter, einen Laptop oder Ausdrucke der Anmeldungen sowie Wegweiser ein. Eine Person sollte die Empfangstheke mindestens 15 Minuten vor Beginn besetzen und bis zum Ende der Sprechstunde dort bleiben.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!