Organiser une conférence gouvernementale, étape par étape

Une conférence gouvernementale se prépare d’abord autour du programme, des intervenants et des contraintes de sécurité ou de protocole. Commence par fixer les responsables, les échéances et le format des inscriptions avant de réserver les salles et le traiteur. Ensuite, verrouille la technique avec un plan précis de la salle et rassemble les présentations suffisamment tôt. Les deux derniers jours servent surtout à contrôler les livraisons, les badges, l’accueil et le fonctionnement de chaque espace.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations officielles
2 personnes
2
Ouvrir le formulaire d'inscription
3
Traiter les premières inscriptions
2 personnes
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Confirmer les intervenants et les modérateurs
2 personnes
6
Établir le programme définitif
2 personnes
7
Réserver les salles de conférence
8
Réserver le traiteur
9
Réserver l'équipement audiovisuel
10
Demander le plan technique
11
Préparer l’agencement de la salle
2 personnes
12
Préparer la liste des participants
13
Confirmer la présence des participants
2 personnes
14
Préparer les badges et les feuilles de présence
2 personnes
15
Rassembler les présentations
16
Vérifier la compatibilité des présentations
17
Préparer le briefing pour le personnel
2 personnes
18
Préparer le programme et la liste de contacts
2 personnes
19
Commander les imprimés et la signalétique
20
Faire les courses et récupérer le matériel
3 personnes
21
Vérifier les livraisons reçues
2 personnes
22
Imprimer les documents des participants
2 personnes
23
Démonter le comptoir d’accueil
2 personnes
24
Vérifier la salle et les sanitaires
2 personnes
25
Installer les tables et les chaises
5 personnes
26
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
27
Préparer les badges et les documents
2 personnes
28
Installer la signalisation
2 personnes
29
Installer la scène et le pupitre
4 personnes
30
Installer l'écran et le projecteur
2 personnes
31
Brancher les microphones et la sonorisation
2 personnes
32
Tester les présentations et la vidéo
2 personnes
33
Installer le buffet café et déjeuner
4 personnes
34
Mettre les repas diététiques à part
2 personnes
35
Briefing de l’accueil et de l’équipe salle
3 personnes

Événement

36
Accueillir et enregistrer les participants
4 personnes
37
Accompagner les participants à la salle
2 personnes
38
Lancer le programme d’ouverture
2 personnes
39
Gérer les présentations et les microphones
2 personnes
40
Accompagner les intervenants à la scène
41
Servir le café et le thé
3 personnes
42
Réapprovisionner les boissons et le buffet
3 personnes
43
Animer les sessions parallèles
4 personnes
44
Servir le buffet du déjeuner
5 personnes
45
Vérifier les repas adaptés au régime
2 personnes
46
Débarrasser les tables du déjeuner entre-temps
3 personnes
47
Soutenir le programme du soir
3 personnes
48
Préparer les micros de pupitre
2 personnes
49
Servir le buffet du dîner
5 personnes
50
Ravitaillez en café et en eau
2 personnes
51
Accompagner la clôture et le départ
3 personnes

Suivi

52
Rassembler les badges et les documents
2 personnes
53
Ranger les buffets traiteur
4 personnes
54
Retirer la signalétique et la décoration
3 personnes
55
Démonter le matériel audiovisuel
2 personnes
56
Remettre le mobilier en place
5 personnes
57
Collecter les déchets et les matériaux recyclables
3 personnes
58
Laver la vaisselle et les ustensiles de cuisine
3 personnes
59
Nettoyer la salle et l’entrée
3 personnes
60
Vérifier les objets oubliés
2 personnes
61
Retourner le matériel loué
2 personnes
62
Archiver les documents des participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 120
Tables de congrèsqté 12
Tables d’inscriptionqté 2
Table de prise de parole
Scène
Lutrin
Tables de buffetqté 6
Porte-manteauxqté 4

Équipement

Vidéoprojecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Ordinateurs portablesqté 3
Microphones sans filqté 6
Pieds de microqté 3
Console de mixage
Haut-parleursqté 4
Câbles HDMIqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Cliques de présentationqté 3
Pointeurs laserqté 3

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 150
Verres à vinqté 120
Assiettes de dînerqté 150
Couvertsqté 150
Louchesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 12
Cuillères à caféqté 120

Décoration

Chemins de tableqté 12
Présentoirs pour cartes nominativesqté 120
Drapeauxqté 6
Compositions floralesqté 8
Porte-nomsqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3

Catering

Courses

Conseils

Ouvre les inscriptions dès que le programme provisoire est assez stable pour recueillir les coordonnées et les besoins alimentaires. Relance les inscrits non confirmés 7 à 10 jours avant la conférence afin d’obtenir une liste exploitable.
Confirme les intervenants et les modérateurs avant d’établir le programme définitif. Demande les présentations au plus tard 5 jours ouvrés avant l’événement et teste chaque fichier sur l’ordinateur qui sera utilisé en salle.
Demande un plan technique complet, pas seulement une liste de matériel : microphones, console de mixage, vidéoprojecteur, écran, haut-parleurs, câbles HDMI et rallonges doivent être prévus selon la disposition réelle de la salle.
Prépare l’accueil à partir de la liste finale des participants : badges, feuilles de présence, programme et contacts doivent être imprimés au moins 2 jours avant. Prévoyez une table d’inscription visible et un rangement séparé pour les documents de réserve.
Fais une visite de contrôle la veille : disposition des tables et des chaises, scène, lutrin, signalétique, sanitaires, machines à café et branchements. Vérifie les livraisons une par une avant de démonter le comptoir d’accueil ou de ranger le matériel.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une conférence gouvernementale ?: Prévoyez au minimum 8 à 12 semaines pour coordonner les invitations officielles, les intervenants, les salles, le traiteur et l’équipement audiovisuel. Pour un programme dense ou plusieurs espaces, commencez plutôt 4 à 6 mois à l’avance.
Quand envoyer les invitations officielles à une conférence ?: Envoyez-les idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Fermez les inscriptions environ 7 jours avant afin de finaliser les badges, les feuilles de présence, les besoins alimentaires et les quantités du traiteur.
Quand faut-il confirmer les intervenants et le programme ?: Obtenez une confirmation ferme des intervenants au moins 4 semaines avant la conférence. Établissez le programme définitif 2 à 3 semaines avant, puis rassemblez les présentations et vérifiez leur compatibilité au plus tard 5 jours ouvrés avant.
Que vérifier la veille d’une conférence gouvernementale ?: Contrôlez la salle, les sanitaires, l’agencement, les livraisons et tous les branchements la veille. Faites aussi un test de 30 à 60 minutes avec les microphones, le vidéoprojecteur, l’écran et les présentations utilisées le lendemain.

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