Organiser une conférence d’investisseurs sans rien laisser au dernier moment

Une conférence d’investisseurs se prépare dans un ordre précis : d’abord le lieu, la date et le programme, puis les intervenants, les invitations et les inscriptions. Les besoins alimentaires, les présentations et la technique doivent être verrouillés avant la dernière semaine. Le jour J, prévoyez un accueil distinct, des badges nominatifs et un déroulé imprimé pour chaque personne clé. Cette méthode vous aide à repérer les oublis qui perturbent souvent les échanges et les prises de parole.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer le lieu et la date
2
Définir le programme
2 personnes
3
Confirmer les intervenants et les panélistes
2 personnes
4
Rédiger les invitations
2 personnes
5
Envoyer les invitations
6
Ouvrir le formulaire d’inscription
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Rassembler les informations sur les intervenants
10
Recevoir les présentations
11
Vérifier les présentations
2 personnes
12
Réserver le catering
13
Réserver la technique
14
Commander les imprimés
15
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
16
Vérifier la liste des participants
17
Établir le plan de table
2 personnes
18
Imprimer le déroulé
19
Imprimer la signalisation
20
Faire les courses
2 personnes
21
Refroidir les boissons
2 personnes
22
Installer le matériel de présentation
2 personnes
23
Ouvrir le lieu
2 personnes
24
Vérifier les espaces
2 personnes
25
Installer les tables
4 personnes
26
Installer les chaises
4 personnes
27
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
28
Aménager la table de scène
2 personnes
29
Installer le projecteur et l'écran
2 personnes
30
Brancher les microphones
2 personnes
31
Tester le système de sonorisation
2 personnes
32
Charger les présentations
33
Régler l’éclairage
2 personnes
34
Préparer les badges nominatifs
2 personnes

Événement

35
Tenir le comptoir d’accueil
3 personnes
36
Accueillir les intervenants
2 personnes
37
Enregistrer les participants
3 personnes
38
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
39
Animer la présentation d'ouverture
2 personnes
40
Veiller au planning
41
Changer les microphones
42
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
43
Préparer la pause café
3 personnes
44
Servir le café et le thé
3 personnes
45
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
46
Débarrasser les tasses utilisées
2 personnes
47
Animer la table ronde
2 personnes
48
Installer le buffet du dîner
4 personnes
49
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
50
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
51
Dégager les tables au fil de l’événement
3 personnes
52
Servir le dessert
3 personnes
53
Installer le cocktail de réseautage
3 personnes
54
Servir le cocktail réseau
3 personnes
55
Dire au revoir aux intervenants
56
Accompagner les participants à la sortie
2 personnes

Suivi

57
Rassembler la vaisselle
3 personnes
58
Trier les déchets
2 personnes
59
Ranger le buffet et la cuisine
3 personnes
60
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
61
Éteindre la technique
2 personnes
62
Emballer le matériel
3 personnes
63
Nettoyer le lieu
4 personnes
64
Retourner les matériels de location
2 personnes
65
Ranger le stock restant
2 personnes
66
Archiver le matériel de présentation
67
Envoyer les messages de remerciement
68
Archiver la liste des participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de réceptionqté 2
Tables de congrèsqté 15
Chaisesqté 140
Tables de buffetqté 5
Tabourets de barqté 12
Table de prise de parole
Table de scène
Poubellesqté 8

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 2
Console de mixage
Haut-parleursqté 2
Cliqueur de présentationqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Ordinateur portableqté 2
Câbles HDMIqté 3
Clés USBqté 3

Éclairage

Lampadairesqté 6
Éclairage d’ambianceqté 8
Pilesqté 24

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 150
Assiettes à dessertqté 150
Tasses à caféqté 150
Verres à eauqté 180
Verres à vinqté 180
Verres à champagneqté 140
Sets de couverts pour le dînerqté 150
Couverts de serviceqté 20
Cuillères à caféqté 150
Carafesqté 20
Plateaux de serviceqté 16
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Bains-marieqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 6
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 6
Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 12
Louchesqté 12
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4

Catering

Badges nominatifsqté 150
Porte-badgesqté 150
Lanyardsqté 150
Blocs-notesqté 140
Stylos à billeqté 160
Brochures du programmeqté 150
Cartes nominatives des tablesqté 20
Cartons buffetqté 20
Braceletsqté 150
Courses

Décoration

Bannières logoqté 3
Compositions floralesqté 8
Chemins de tableqté 20
Bougeoirsqté 20
Cartes de menuqté 150

Nettoyage

Chiffons microfibresqté 20
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Gantsqté 12
Sacs poubelleqté 40
Papier toiletteqté 24
Savon pour les mainsqté 8
Rouleaux d’essuie-mainsqté 12

Conseils

Commencez par confirmer le lieu, la date et le programme avant d’envoyer les invitations. Prévoyez au moins 6 semaines pour recueillir les disponibilités des intervenants et ouvrir les inscriptions.
Demandez les présentations au plus tard 5 jours ouvrés avant la conférence. Vérifiez ensuite chaque fichier sur l’ordinateur portable utilisé sur place, avec le vidéoprojecteur, l’écran et les câbles HDMI.
Fermez la liste des participants 48 heures avant l’accueil. Utilisez-la pour préparer les badges nominatifs, le plan de table et le nombre de repas, puis ajoutez une marge de 5 % au catering.
Faites tester les microphones sans fil, la console de mixage, les haut-parleurs et le cliqueur au moins 2 heures avant l’arrivée des invités. Gardez des piles, des rallonges, des multiprises et une clé USB de secours à portée de main.
Imprimez le déroulé, la signalisation et les listes avant le jour J. Ouvrez le lieu 90 minutes à l’avance pour vérifier les espaces, installer les tables, les chaises et le matériel de présentation, puis refroidir les boissons.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une conférence d’investisseurs ?: Envoyez-les idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Laissez au moins 2 semaines pour les réponses, les besoins alimentaires et les ajustements de programme.
Quand confirmer les intervenants et les panélistes ?: Confirmez-les au plus tard 4 semaines avant la conférence. Demandez leurs informations, leur titre exact et leur présentation finale 5 jours ouvrés avant l’événement.
Combien de temps prévoir pour installer la technique ?: Réservez au minimum 2 heures sur place avant l’ouverture des portes. Ce délai permet de tester le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones, le son, les câbles et le cliqueur.
Quand arrêter les inscriptions et commander le catering ?: Arrêtez les inscriptions 48 heures avant la conférence et transmettez alors le nombre confirmé au traiteur. Ajoutez environ 5 % de repas et vérifiez les demandes alimentaires avant la commande finale.

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