Organiser une compétition de plongée, étape par étape

Une compétition de plongée se prépare d’abord autour du règlement, du bassin et de l’organisation des épreuves. Fixez les catégories, les critères de notation et l’ordre de départ avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez ensuite les jurés, les bénévoles, les feuilles de score et le matériel étanche. Le jour J, l’accueil, le briefing et la circulation entre inscription, tribunes et zone de compétition doivent être prêts avant l’arrivée des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver la piscine
2
Définir le règlement du concours
2 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Ouvrir le formulaire d’inscription
5
Traiter les inscriptions
2 personnes
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Confirmer les jurés
8
Répartir les bénévoles
2 personnes
9
Planifier les épreuves de la compétition
2 personnes
10
Commander les prix
11
Publier le programme
12
Vérifier la liste des participants
2 personnes
13
Établir l’ordre de départ
2 personnes
14
Préparer le briefing du jury
15
Imprimer les feuilles de score
16
Informer les participants
17
Faire les courses
2 personnes
18
Préparer les sandwiches
3 personnes
19
Mettre les boissons au frais
2 personnes
20
Rassembler le matériel de compétition
3 personnes
21
Emballer le matériel par courrier
2 personnes
22
Vérifier le lieu et l'accès
2 personnes
23
Installer les tables et les chaises
4 personnes
24
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
25
Installer les tables du jury
3 personnes
26
Installer les tableaux de score
2 personnes
27
Vérifier le matériel de compétition
3 personnes
28
Tester le système de sonorisation
2 personnes
29
Installer le matériel de sécurité
2 personnes
30
Mettre en place le service traiteur
3 personnes

Événement

31
Distribuer les dossards
3 personnes
32
Enregistrer les participants
3 personnes
33
Briefer les membres du jury
2 personnes
34
Donner le briefing d'ouverture
2 personnes
35
Animer l’échauffement
4 personnes
36
Encadrer les rondes de plongée
8 personnes
37
Saisir les scores
3 personnes
38
Vérifier les scores
2 personnes
39
Servir les sandwiches
3 personnes
40
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
41
Rassembler les formulaires du jury
2 personnes
42
Vérifier le classement final
3 personnes
43
Assurer la remise des prix
4 personnes
44
Annoncer les résultats
45
Faire le check-out des participants
2 personnes

Suivi

46
Rassembler la vaisselle utilisée
3 personnes
47
Ranger le matériel de compétition
4 personnes
48
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
49
Rassembler les déchets
2 personnes
50
Faire la vaisselle
3 personnes
51
Nettoyer le lieu
4 personnes
52
Rendre les articles empruntés
2 personnes
53
Envoyer les résultats numériquement
54
Informer les gagnants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 6
Chaisesqté 30
Porte-manteauxqté 2

Matériel de sport

Panneaux de scoreqté 2
Presse-papiersqté 10
Chronomètresqté 4
Siffletsqté 4
Numéros de départqté 70
Cônes de signalisationqté 12
Classeurs de scores imperméablesqté 10
Médaillesqté 12
Diplômesqté 12
Boîtes de prixqté 12
Caisses de rangement étanchesqté 6

Équipement

Ordinateur portable
Imprimante
Enceinte portable
Micro sans fil
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 3
Étuis de téléphone étanchesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Carafes d’eauqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Packs de froidqté 8
Couvertures de survieqté 6
Tapis antidérapantsqté 8

Décoration

Bannière de compétition
Panneaux directionnelsqté 8
Nappesqté 6

Nettoyage

Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 20

Catering

Courses

Conseils

Réservez la piscine avant d’annoncer la date, puis vérifiez les horaires d’accès, les vestiaires et les zones disponibles au moins 4 semaines à l’avance. Demandez aussi les règles du site concernant le son, les tables et l’alimentation.
Fermez les inscriptions 7 à 10 jours avant la compétition. Vous aurez ainsi le temps de vérifier la liste des participants, leurs besoins alimentaires et l’ordre de départ, puis d’informer chacun de son horaire.
Préparez un briefing écrit pour le jury avec les critères de notation, les pénalités et la procédure en cas d’ex æquo. Imprimez les feuilles de score et rangez-les dans des classeurs imperméables, avec au moins 2 exemplaires de secours.
Attribuez les rôles des bénévoles par créneau de 2 à 3 heures : accueil, inscription, accompagnement des participants, aide au jury et service des boissons. Une personne doit rester disponible pour remplacer un bénévole absent.
Regroupez le matériel par fonction la veille : chronomètres, sifflets, numéros de départ, panneaux de score et cônes d’un côté, récompenses et documents de l’autre. Testez le micro, l’enceinte, l’imprimante et les rallonges avant l’ouverture du bassin.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une compétition de plongée ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Les 2 premières semaines servent à réserver la piscine et fixer le règlement, puis les 3 à 4 suivantes aux inscriptions, au jury et au programme.
Quand faut-il clôturer les inscriptions à une compétition de plongée ?: Clôturez-les 7 à 10 jours avant l’épreuve. Ce délai permet de contrôler les informations, établir l’ordre de départ, préparer les feuilles de score et envoyer le programme définitif.
Combien de jurés et de bénévoles prévoir ?: Prévoyez au moins 3 jurés pour noter les prestations et 1 bénévole pour 8 à 10 participants présents simultanément. Ajoutez une personne coordinatrice pour gérer les changements et les imprévus.
Que préparer la veille d’une compétition de plongée ?: Préparez les dossiers du jury, les numéros de départ, les récompenses et les caisses de matériel. Testez les équipements électriques, mettez les boissons au frais et terminez l’installation au moins 60 minutes avant l’accueil.

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