Organiser une compétition de patinage sans rien oublier

Une compétition de patinage se prépare dans un ordre précis : sécuriser la patinoire, fixer les règles, puis ouvrir les inscriptions. Le nombre de participants détermine les catégories, les groupes de départ, le jury et le temps nécessaire sur la glace. Les oublis arrivent surtout dans les dernières 48 heures : dossards, listes corrigées, appareils chargés, sonorisation et informations de parking. Ce plan vous aide à avancer du cadrage initial à la remise des prix.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Établir le règlement du concours
2 personnes
2
Réserver la patinoire
3
Définir les membres du jury
4
Prévoir des chronométreurs
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Ouvrir le formulaire d’inscription
7
Contacter les sponsors
2 personnes
8
Définir les catégories de compétition
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Confirmer les participants
2 personnes
12
Répartir les groupes de départ
2 personnes
13
Créer les listes de départ
2 personnes
14
Préparer le briefing des officiels
15
Commander les prix
16
Composer la sélection musicale
17
Répartir les bénévoles
2 personnes
18
Envoyer les infos de parking
19
Vérifier les prévisions météo
20
Revérifier les inscriptions
2 personnes
21
Faire les courses
2 personnes
22
Trier les dossards
2 personnes
23
Préparer les dossiers du concours
2 personnes
24
Recharger les appareils
25
Préparer la remise des prix
2 personnes
26
Charger le matériel de transport
3 personnes
27
Ouvrir le lieu
2 personnes
28
Vérifier le terrain et les vestiaires
2 personnes
29
Monter le comptoir d’inscription
2 personnes
30
Installer la table du jury
2 personnes
31
Installer les tables et les chaises
4 personnes
32
Délimiter les zones du public
2 personnes
33
Installer le marquage de départ et d’arrivée
3 personnes
34
Raccorder la sonorisation
2 personnes
35
Tester le chronométrage
3 personnes
36
Préparer les formulaires du jury
2 personnes
37
Préparer les dossards
2 personnes
38
Installer les lots
39
Mettre en place le point café
2 personnes
40
Mettre les boissons au frais
2 personnes
41
Préparer les en-cas
3 personnes
42
Préparer le matériel de sécurité
2 personnes
43
Briefer les bénévoles
2 personnes
44
Organiser le briefing du jury
4 personnes

Événement

45
Accueillir les participants
3 personnes
46
Distribuer les numéros de départ
2 personnes
47
Enregistrer les participants
2 personnes
48
Accueillir le public
2 personnes
49
Faire l’annonce d’ouverture
50
Annoncer les tours
51
Accompagner les groupes de départ
3 personnes
52
Enregistrer les temps au tour
3 personnes
53
Rassembler les formulaires du jury
2 personnes
54
Mettre à jour les classements de la compétition
2 personnes
55
Servir les boissons
2 personnes
56
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
57
Servir des amuse-bouches
2 personnes
58
Rassembler les déchets
2 personnes
59
Vérifier les vestiaires
60
Publier les classements intermédiaires
61
Annoncer les finalistes
62
Encadrer les finales
4 personnes
63
Vérifier les résultats finaux
3 personnes
64
Organiser la remise des prix
3 personnes
65
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

66
Rassembler le matériel de compétition
3 personnes
67
Démonter la sono
2 personnes
68
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
69
Dégager les zones de piste
3 personnes
70
Faire la vaisselle
2 personnes
71
Nettoyer le point café
2 personnes
72
Évacuer les déchets
2 personnes
73
Laisser le lieu propre
3 personnes
74
Envoyer les résultats numériquement
75
Remercier les participants
76
Acheminer les prix
77
Vérifier les stocks
2 personnes
78
Nettoyer le matériel
2 personnes
79
Retourner les matériels
2 personnes
80
Archiver l’administration du concours

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 24
Table pliante du juryqté 2
Nappesqté 8
Portants à vêtementsqté 4
Poubellesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Plateauxqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 8

Matériel de sport

Numéros de départqté 120
Bracelets de dossardqté 120
Cônesqté 24
Disques de marquageqté 30
Fanions d’arrivéeqté 2
Pistolet de départ
Siffletsqté 6
Assiettes rondesqté 4
Chronomètreqté 6
Compteurs de tableqté 4
Clochettes à mainqté 2
Pochettes de froid médicalesqté 10
Ruban de balisageqté 6
Barrières de fouleqté 12
Blocs de départqté 8
Éléments de scèneqté 3
Médaillesqté 36
Gobeletsqté 12
Rubans de médailleqté 36
Tableau des scores
Numéros de table du juryqté 8
Presse-papiersqté 12
Fiches de juryqté 200
Formulaires d'inscriptionqté 120
Presse-papiersqté 16
Sets de stylosqté 12
Étiquettes nominativesqté 150
Braceletsqté 150
Trousse de premiers secours
Gilets de sécuritéqté 12

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Piles rechargeablesqté 24
Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Batteries externesqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pince de serviceqté 6
Petits bolsqté 12
Carafes d’eauqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Ballonsqté 100
Drapé de scène
Panneaux indicateursqté 12
Numéros de tableqté 12

Nettoyage

Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 4
Balais à mainqté 3
Chiffons microfibresqté 20
Distributeurs de désinfectant pour les mainsqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Rallonges à enrouleurqté 3

Catering

Courses

Conseils

Commencez par réserver la patinoire et rédiger le règlement avant d’envoyer les invitations. Précisez les catégories, les critères de jugement, les horaires et les conditions d’inscription pour éviter les demandes contradictoires.
Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant la compétition. Gardez ensuite quelques jours pour vérifier les informations, recueillir les besoins alimentaires, confirmer les participants et établir les groupes de départ.
Prévoyez un briefing des officiels avant l’ouverture des portes. Le jury, les chronométreurs et les bénévoles doivent connaître leur poste, l’ordre de passage, les signaux utilisés et la personne à contacter en cas de problème.
Préparez les dossards, les listes de départ et les dossiers du concours la veille, puis rechargez les appareils et testez la sonorisation. Vérifiez aussi les microphones, les rallonges, les multiprises et les piles rechargeables avant l’arrivée du public.
Ne laissez pas la remise des prix au dernier moment. Commandez les récompenses assez tôt pour tenir compte du délai de livraison et préparez leur ordre de présentation à partir des résultats attendus.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une compétition de patinage ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver la patinoire, définir le règlement, contacter les sponsors, ouvrir les inscriptions et commander les prix sans devoir tout gérer dans les derniers jours.
Quand faut-il fermer les inscriptions à une compétition de patinage ?: Fermez les inscriptions environ 7 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de traiter les dossiers, confirmer les participants, répartir les groupes et imprimer les listes de départ et les numéros.
Combien de personnes faut-il prévoir pour le jury et le chronométrage ?: Le nombre dépend des catégories et du format, mais prévoyez au minimum les membres du jury annoncés dans le règlement et deux chronométreurs pour assurer une relève ou un contrôle. Ajoutez des bénévoles pour l’accueil, les dossards et l’orientation du public.
Que faut-il vérifier la veille d’une compétition de patinage ?: Contrôlez les inscriptions, les listes de départ, les dossards, le matériel de marquage et les dossiers du concours. Faites aussi un test de sonorisation, rechargez les appareils et envoyez les informations de parking au plus tard la veille.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.