Zo organiseer je een schaatswedstrijd
Begin met de schaatsbaan en het wedstrijdreglement; die bepalen hoeveel deelnemers je aankunt en hoeveel tijd je nodig hebt. Leg daarna juryleden, tijdwaarnemers en vrijwilligers vast voordat je de uitnodigingen verstuurt. Zodra de inschrijvingen binnenkomen, verwerk je categorieën, dieetwensen en startgroepen in één overzicht. In de laatste week controleer je deelnemers, materiaal en techniek opnieuw. Op de wedstrijddag draait alles om een korte officialsbriefing, duidelijke startlijsten en een vaste volgorde van oproepen, rijden en uitslagen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
- 2
Schaatsbaan reserveren
- 3
Juryleden vastleggen
- 4
Tijdwaarnemers vastleggen
- 5
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 6
Inschrijfformulier openen
- 7
Sponsoren benaderen
2 personen
- 8
Wedstrijdcategorieën bepalen
2 personen
- 9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 10
Dieetwensen verzamelen
- 11
Deelnemers bevestigen
2 personen
- 12
Startgroepen indelen
2 personen
- 13
Startlijsten maken
2 personen
- 14
Officialsbriefing voorbereiden
- 15
Prijzen bestellen
- 16
Muziekselectie samenstellen
- 17
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 18
Parkeerinformatie versturen
- 19
Weersverwachting controleren
- 20
Aanmeldingen opnieuw controleren
2 personen
- 21
Boodschappen doen
2 personen
- 22
Startnummers sorteren
2 personen
- 23
Wedstrijdmappen klaarmaken
2 personen
- 24
Apparatuur opladen
- 25
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
- 26
Transportmateriaal laden
3 personen
- 27
Locatie openen
2 personen
- 28
Baan en kleedkamers controleren
2 personen
- 29
Inschrijfbalie opbouwen
2 personen
- 30
Jurytafel opstellen
2 personen
- 31
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
- 32
Publiekszones afzetten
2 personen
- 33
Start- en finishmarkering plaatsen
3 personen
- 34
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
- 35
Tijdwaarneming testen
3 personen
- 36
Juryformulieren klaarleggen
2 personen
- 37
Startnummers klaarleggen
2 personen
- 38
Prijzen uitstallen
- 39
Koffiepunt inrichten
2 personen
- 40
Dranken koud zetten
2 personen
- 41
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 42
Veiligheidsmateriaal klaarleggen
2 personen
- 43
Vrijwilligers instrueren
2 personen
- 44
Jurybriefing houden
4 personen
Event
- 45
Deelnemers ontvangen
3 personen
- 46
Startnummers uitgeven
2 personen
- 47
Deelnemers registreren
2 personen
- 48
Publiek verwelkomen
2 personen
- 49
Openingsmededeling doen
- 50
Ritten omroepen
- 51
Startgroepen begeleiden
3 personen
- 52
Rondetijden registreren
3 personen
- 53
Juryformulieren verzamelen
2 personen
- 54
Wedstrijdstanden bijwerken
2 personen
- 55
Dranken serveren
2 personen
- 56
Dranken bijvullen
2 personen
- 57
Hapjes serveren
2 personen
- 58
Afval verzamelen
2 personen
- 59
Kleedkamers controleren
- 60
Tussenstanden publiceren
- 61
Finalisten aankondigen
- 62
Finales begeleiden
4 personen
- 63
Einduitslagen controleren
3 personen
- 64
Prijsuitreiking houden
3 personen
- 65
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 66
Wedstrijdmateriaal verzamelen
3 personen
- 67
Geluidsinstallatie afbouwen
2 personen
- 68
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 69
Baanzones vrijmaken
3 personen
- 70
Servies afwassen
2 personen
- 71
Koffiepunt schoonmaken
2 personen
- 72
Afval afvoeren
2 personen
- 73
Locatie schoon achterlaten
3 personen
- 74
Uitslagen digitaal versturen
- 75
Deelnemers bedanken
- 76
Prijzen naleveren
- 77
Voorraad controleren
2 personen
- 78
Materiaal reinigen
2 personen
- 79
Materialen retourneren
2 personen
- 80
Wedstrijdadministratie archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 24
- Klaptafel juryaantal 2
- Tafelkledenaantal 8
- Kledingrekkenaantal 4
- Afvalbakkenaantal 8
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Koffiekopjesaantal 80
- Schotelsaantal 80
- Bordenaantal 120
- Besteksetsaantal 120
- Serveerbladenaantal 8
Sportmateriaal
- Startnummersaantal 120
- Startnummerbandenaantal 120
- Pionnenaantal 24
- Markeerschijvenaantal 30
- Finishvlaggenaantal 2
- Startpistool
- Fluitjesaantal 6
- Rondebordenaantal 4
- Stopwatchaantal 6
- Rondetellersaantal 4
- Handbellenaantal 2
- Medische coldpacksaantal 10
- Afzetlintaantal 6
- Dranghekkenaantal 12
- Startblokkenaantal 8
- Podiumelementenaantal 3
- Medaillesaantal 36
- Bekersaantal 12
- Medaillelintenaantal 36
- Scorebord
- Jurytafelnummersaantal 8
- Klembordenaantal 12
- Juryformulierenaantal 200
- Inschrijfformulierenaantal 120
- Clipboardsaantal 16
- Pennensetsaantal 12
- Naamstickersaantal 150
- Polsbandjesaantal 150
- EHBO-koffer
- Veiligheidshesjesaantal 12
Apparatuur
- Geluidsinstallatie
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Oplaadbare batterijenaantal 24
- Laptopaantal 2
- Printer
- Powerbanksaantal 4
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 3
- Opscheptangenaantal 6
- Schaaltjesaantal 12
- Waterkannenaantal 6
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 6
- Ballonnenaantal 100
- Podiumdoek
- Pijlbordenaantal 12
- Tafelnummersaantal 12
Schoonmaak
- Dweilsetsaantal 3
- Emmersaantal 4
- Handvegersaantal 3
- Microvezeldoekenaantal 20
- Handdesinfectie dispensersaantal 6
Verlichting
- Ledlampenaantal 6
- Kabelhaspelsaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Reserveer de schaatsbaan voordat je een datum breed deelt. Leg tegelijk vast hoeveel ijsuren je krijgt, wanneer opbouw mogelijk is en hoeveel startgroepen binnen die tijd passen.
- Open de inschrijving pas nadat categorieën, sluitingsdatum en wedstrijdreglement klaar zijn. Sluit de inschrijving uiterlijk één week vooraf, zodat je deelnemers kunt bevestigen en startgroepen kunt indelen.
- Plan juryleden, tijdwaarnemers en vrijwilligers minstens drie weken van tevoren. Maak per functie een back-up; zonder extra tijdwaarnemer loopt een vertraging direct door in alle volgende ritten.
- Maak startlijsten en sorteer startnummers uiterlijk de dag voor de wedstrijd. Leg de wedstrijdmappen, stopwatches, rondetellers en geluidsinstallatie klaar en laad apparatuur en batterijen volledig op.
- Plan de prijsuitreiking al bij het wedstrijdschema in. Bestel de prijzen vóór de laatste week en controleer op de wedstrijddag of finishvlaggen, microfoons, coldpacks en bewegwijzering op hun plek liggen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een schaatswedstrijd organiseren?
- Begin minimaal acht weken vooraf met de baanreservering en het reglement. Leg jury, tijdwaarnemers en vrijwilligers uiterlijk drie weken voor de wedstrijd vast.
- Wanneer sluit je de inschrijving voor een schaatswedstrijd?
- Sluit de inschrijving ongeveer één week voor de wedstrijddag. Zo houd je tijd over om aanmeldingen opnieuw te controleren, deelnemers te bevestigen en startgroepen te maken.
- Hoeveel tijd heb je nodig voor een officialsbriefing?
- Reserveer 30 minuten vóór de eerste start voor de briefing. Bespreek daarin het reglement, de startprocedure, tijdwaarneming, rondetellingen en de manier waarop uitslagen worden doorgegeven.
- Wanneer maak je de startlijsten voor een schaatswedstrijd?
- Maak de startlijsten uiterlijk één dag vooraf, nadat de inschrijving is gesloten en de deelnemers zijn gecontroleerd. Sorteer de startnummers en leg per groep de volgorde en baanindeling vast.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!