Cómo organizar una competición de patinaje sin perder el control

Una competición de patinaje se organiza en este orden: primero se fijan el reglamento, las categorías y la pista; después se abren las inscripciones y se forma el equipo de oficiales. La última semana se dedica a cerrar participantes, grupos de salida, música, dorsales y material. El día del evento, las carpetas del concurso y la sesión informativa evitan decisiones improvisadas. También conviene prever aparcamiento, dietas, sonido y una alternativa si cambia el tiempo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Redactar el reglamento del concurso
2 personas
2
Reservar la pista de hielo
3
Definir el jurado
4
Asignar cronometristas
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Abrir el formulario de inscripción
7
Contactar con los patrocinadores
2 personas
8
Determinar las categorías del concurso
2 personas
9
Gestionar inscripciones
2 personas
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Confirmar participantes
2 personas
12
Dividir los grupos de salida
2 personas
13
Hacer las listas de salida
2 personas
14
Preparar la sesión informativa para oficiales
15
Encargar premios
16
Preparar la selección musical
17
Asignar voluntarios
2 personas
18
Enviar la información de aparcamiento
19
Comprobar el pronóstico del tiempo
20
Volver a revisar las inscripciones
2 personas
21
Hacer la compra
2 personas
22
Ordenar los dorsales
2 personas
23
Preparar carpetas del concurso
2 personas
24
Cargar el equipo
25
Preparar la entrega de premios
2 personas
26
Cargar el material de transporte
3 personas
27
Abrir la ubicación
2 personas
28
Comprobar la pista y los vestuarios
2 personas
29
Montar el mostrador de inscripción
2 personas
30
Montar la mesa del jurado
2 personas
31
Colocar mesas y sillas
4 personas
32
Delimitar las zonas del público
2 personas
33
Colocar la marca de salida y meta
3 personas
34
Conectar el equipo de sonido
2 personas
35
Probar el cronometraje
3 personas
36
Preparar las hojas de jurado
2 personas
37
Preparar los dorsales
2 personas
38
Exponer los premios
39
Montar el punto de café
2 personas
40
Enfriar las bebidas
2 personas
41
Preparar aperitivos
3 personas
42
Preparar el material de seguridad
2 personas
43
Instruir a los voluntarios
2 personas
44
Hacer el briefing con el jurado
4 personas

Evento

45
Recepción de participantes
3 personas
46
Entregar los dorsales
2 personas
47
Registrar a los participantes
2 personas
48
Dar la bienvenida al público
2 personas
49
Hacer el anuncio de apertura
50
Anunciar carreras
51
Guiar a los grupos de salida
3 personas
52
Registrar los tiempos por vuelta
3 personas
53
Recoger los formularios del jurado
2 personas
54
Actualizar los marcadores del concurso
2 personas
55
Servir las bebidas
2 personas
56
Rellenar las bebidas
2 personas
57
Servir aperitivos
2 personas
58
Recoger la basura
2 personas
59
Comprobar los vestuarios
60
Publicar los tiempos intermedios
61
Anunciar a los finalistas
62
Acompañar las finales
4 personas
63
Comprobar los resultados finales
3 personas
64
Celebrar la entrega de premios
3 personas
65
Despedir a los participantes
2 personas

Seguimiento

66
Recoger el material de competición
3 personas
67
Desmontar el equipo de sonido
2 personas
68
Recoger mesas y sillas
4 personas
69
Despejar las zonas de la pista
3 personas
70
Lavar la vajilla
2 personas
71
Limpiar el rincón del café
2 personas
72
Retirar los residuos
2 personas
73
Dejar el lugar limpio
3 personas
74
Enviar los resultados digitalmente
75
Agradecer a los participantes
76
Entregar los premios
77
Comprobar el inventario
2 personas
78
Limpiar el material
2 personas
79
Devolver los materiales
2 personas
80
Archivar la administración de la competición

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 24
Mesa plegable del juradocant. 2
Mantelescant. 8
Percheroscant. 4
Papeleracant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Bandejascant. 80
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de serviciocant. 8

Material deportivo

Dorsalescant. 120
Brazaletes con número de salidacant. 120
Conoscant. 24
Discos de marcajecant. 30
Banderas de metacant. 2
Pistola de salida
Silbatoscant. 6
Platos redondoscant. 4
Cronómetrocant. 6
Contadores de vueltacant. 4
Campanillas de manocant. 2
Compresas frías médicascant. 10
Cinta de balizamientocant. 6
Vallas de control de multitudescant. 12
Bloques de salidacant. 8
Elementos del escenariocant. 3
Medallascant. 36
Vasoscant. 12
Cintas de medallacant. 36
Marcador
Números de mesa del juradocant. 8
Portapapelescant. 12
Hojas de evaluación del juradocant. 200
Formularios de inscripcióncant. 120
Portapapelescant. 16
Juego de bolígrafoscant. 12
Pegatinas con nombrecant. 150
Pulserascant. 150
Botiquín de primeros auxilios
Chalecos reflectantescant. 12

Equipo

Equipo de sonido
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Baterías recargablescant. 24
Portátilcant. 2
Impresora
Baterías externascant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Pinzas para servircant. 6
Cuencoscant. 12
Jarras de aguacant. 6

Decoración

Guirnaldascant. 6
Globoscant. 100
Telón de escenario
Carteles direccionalescant. 12
Números de mesacant. 12

Limpieza

Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Escobas de manocant. 3
Paños de microfibracant. 20
Dispensadores de desinfectante de manoscant. 6

Iluminación

Lámparas LEDcant. 6
Enrollacablescant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra el reglamento antes de abrir el formulario de inscripción. Incluye categorías, horarios, criterios de puntuación y normas de participación para que no tengas que corregir respuestas después.
Reserva la pista con margen y confirma los horarios al menos 14 días antes. Comprueba qué zonas estarán disponibles para el jurado, los participantes, los percheros y la entrega de premios.
No esperes al último día para formar los grupos de salida. Revisa las inscripciones dos veces, confirma participantes y prepara las listas junto con los dorsales y los brazaletes numerados.
Haz una reunión breve con jurado, cronometradores y voluntarios antes de abrir la pista. Repasa quién controla el cronómetro, las vueltas, la salida, los micrófonos y los posibles incidentes.
Prepara el equipo en cajas identificadas la víspera: sonido, cables, regletas, baterías, conos, discos, banderas, silbatos y compresas frías. Lleva una copia de las listas, el reglamento y el orden musical en cada carpeta del concurso.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que reservar la pista de hielo?: Haz la reserva entre 6 y 8 semanas antes, sobre todo si necesitas una franja concreta o zonas adicionales. Confirma por escrito el horario y el acceso al menos 14 días antes del concurso.
¿Cuándo debo abrir las inscripciones para una competición de patinaje?: Ábrelas entre 4 y 6 semanas antes del evento. Fija una fecha de cierre 10 días antes para poder revisar datos, preferencias dietéticas, categorías y grupos de salida.
¿Cuándo se preparan las listas de salida y los dorsales?: Prepara una primera versión 7 días antes y revísala de nuevo 48 horas antes. Encarga o separa los dorsales solo después de confirmar participantes y categorías.
¿Qué debe incluir la reunión de los oficiales?: Reserva entre 30 y 45 minutos antes de la apertura. Explica el reglamento, el orden de las pruebas, las funciones del jurado y cronometradores, el uso del sonido y el procedimiento ante una incidencia.

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