Organiser une compétition de mini-golf sans rien oublier

Une compétition de mini-golf se prépare dans un ordre précis : confirmer les participants, réserver le parcours, puis construire les équipes et le planning des matchs. Prévoyez aussi l’accueil, les cartes de score et la remise des prix avant le jour J. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, les stylos de secours et le refroidissement des boissons. Ce plan vous aide à coordonner le jeu, le buffet et l’installation sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Établir la liste des participants
2
Envoyer les invitations
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Confirmer les inscriptions
6
Réserver le mini-golf
7
Commander le catering
8
Organiser les prix pour les gagnants
9
Répartir les équipes
2 personnes
10
Établir le planning des matchs
11
Préparer les cartes de score
12
Créer les badges nominatifs
13
Vérifier les prévisions météo
14
Faire les courses
2 personnes
15
Préparer les prix et le matériel
2 personnes
16
Refroidir les boissons
2 personnes
17
Installer la table du concours
2 personnes
18
Installer la table d'inscription
2 personnes
19
Installer les tables et les chaises
4 personnes
20
Monter le buffet
3 personnes
21
Installer la décoration
2 personnes
22
Tester la technique et l’éclairage
2 personnes

Événement

23
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
24
Accueillir les participants
3 personnes
25
Expliquer les équipes et les règles du jeu
2 personnes
26
Distribuer les cartes de score
2 personnes
27
Encadrer les parties de mini-golf
4 personnes
28
Vérifier les scores
2 personnes
29
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
30
Servir des amuse-bouches
3 personnes
31
Mettre le buffet en place
3 personnes
32
Servir le dîner
4 personnes
33
Dégager les tables
3 personnes
34
Saisir les scores finaux
2 personnes
35
Annonce des gagnants
36
Remettre les prix
2 personnes
37
Faire ses adieux aux participants
2 personnes

Suivi

38
Rassembler le matériel
3 personnes
39
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
40
Faire la vaisselle
3 personnes
41
Nettoyer le lieu
4 personnes
42
Remettre le mobilier en place
4 personnes
43
Rendre les articles empruntés
2 personnes
44
Vérifier le décompte final

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 56
Tables de buffetqté 3
Table d'inscription
Poubellesqté 4

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 60
Verres réutilisablesqté 100
Tassesqté 60
Fourchettesqté 60
Couteauxqté 60
Cuillèresqté 60
Plateaux de serviceqté 12
Couverts de serviceqté 8

Équipement

Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Micro sans fil
Enceinte Bluetooth

Matériel de sport

Clubs de mini-golfqté 56
Balles de mini-golfqté 60
Panneaux de scoreqté 12
Stylosqté 60
Taille-crayons de rechangeqté 4

Décoration

Fanions de fêteqté 4
Ballonsqté 50
Supports de badges nominatifsqté 60
Nappe de remise des prix

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la liste des participants et fixez une date limite d’inscription. Demandez les besoins alimentaires avant de confirmer les réservations et la commande du catering.
Réservez le mini-golf avant de répartir les équipes. Une fois le nombre de joueurs connu, prévoyez des groupes équilibrés et communiquez le planning des matchs au plus tard quelques jours avant la compétition.
Préparez les cartes de score, les panneaux de score et les stylos en plusieurs exemplaires. Ajoutez au moins 20 % de stylos de rechange et deux taille-crayons si les crayons utilisés doivent être taillés.
Organisez l’installation en deux zones distinctes : une table d’inscription près de l’entrée et une table du concours pour les scores et les prix. Arrivez au moins 90 minutes avant l’accueil pour installer les tables, les chaises, le buffet et la signalétique.
Vérifiez la météo la veille si une partie de l’activité se déroule dehors. Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et testez les rallonges, multiprises, l’éclairage et le micro avant l’arrivée des participants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une compétition de mini-golf ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le mini-golf, recueillir les inscriptions, commander le catering et préparer les équipes et le planning.
Quand faut-il répartir les équipes de mini-golf ?: Répartissez-les après la clôture des inscriptions, généralement 3 à 5 jours avant l’événement. Vous aurez alors le nombre définitif de joueurs et pourrez envoyer les horaires sans devoir les modifier.
Combien de temps faut-il prévoir pour l’installation le jour même ?: Comptez au moins 90 minutes avant l’accueil. Ce temps couvre l’installation des tables, du buffet, de la table d’inscription, de la décoration et le test de la technique et de l’éclairage.
Quand préparer les boissons et le buffet pour une compétition de mini-golf ?: Mettez les boissons au frais 4 à 6 heures avant le début, selon la capacité des glacières. Installez le buffet après les zones d’inscription et de jeu, afin de ne pas gêner l’arrivée des participants.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.