Organiser une collecte de jouets, étape par étape

Une collecte de jouets se prépare d’abord comme un point de dépôt, puis comme une opération de tri. Commencez par réserver le lieu, définir les dons acceptés et ouvrir les inscriptions des bénévoles. Prévoyez ensuite un parcours lisible entre accueil, dépôt, vérification et tri. Le jour J, l’équipe doit pouvoir accueillir les donateurs, contrôler rapidement les articles et les orienter sans créer d’attente.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu de dépôt
2
Définir les règles de collecte
2 personnes
3
Créer le formulaire d’inscription
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Distribuer les affiches promotionnelles
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
9
Confirmer les modalités de retrait
2 personnes
10
Vérifier la liste des courses
2 personnes
11
Faire les courses
2 personnes
12
Récupérer les tables et les chaises
2 personnes
13
Installer les bacs de tri
2 personnes
14
Imprimer les autocollants de collecte
15
Imprimer les étiquettes de tri
16
Informer les bénévoles

Événement

17
Ouvrir le lieu
2 personnes
18
Installer le bureau d’accueil
3 personnes
19
Installer les tables de tri
4 personnes
20
Balisage du parcours
2 personnes
21
Suspendre la décoration
2 personnes
22
Préparer le café et le thé
2 personnes
23
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
24
Accepter les dons
4 personnes
25
Vérifier les dons
3 personnes
26
Trier les jouets
6 personnes
27
Mettre de côté les articles rejetés
2 personnes
28
Étiqueter les boîtes et les sacs
2 personnes
29
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
30
Servir le café et le thé
2 personnes
31
Réapprovisionner les boissons
32
Rassembler les déchets
2 personnes
33
Accepter les derniers dons
3 personnes
34
Fermer les bacs de tri
3 personnes
35
Transporter les dons vers le stockage
6 personnes

Suivi

36
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
37
Faire la vaisselle
2 personnes
38
Nettoyer le lieu
4 personnes
39
Vider les conteneurs à déchets
2 personnes
40
Inventorier le matériel
2 personnes
41
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
42
Emballer les jouets restants
3 personnes
43
Archiver les données des dons

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 24
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 4
Armoires de rangementqté 4

Équipement

Ordinateur portable
Imprimante d'étiquettes
Chariots à mainqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Plateaux de serviceqté 4
Louchesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Assiettes réutilisablesqté 50
Couvertsqté 50

Décoration

Bannières de bienvenueqté 2
Panneaux d'informationqté 6
Panneaux de directionqté 10
Nappesqté 8
Badges nominatifsqté 30

Éclairage

Lampes LEDqté 4

Nettoyage

Balaiqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 12
Chiffons microfibresqté 12

Catering

Courses

Conseils

Réservez le lieu au moins 4 semaines à l’avance et vérifiez qu’il permet de stocker les dons avant et après la collecte. Prévoyez aussi les horaires d’ouverture et de retrait dès le départ.
Écrivez les règles de collecte sur les affiches et les panneaux d’information : jouets acceptés, état attendu, articles refusés et modalités de retrait. Des consignes visibles évitent les discussions au comptoir.
Répartissez les bénévoles par postes avant d’envoyer les invitations : accueil, contrôle des dons, étiquetage, tri, orientation et rangement. Prévoyez au minimum une personne à l’accueil et une personne au tri pendant toute la durée d’ouverture.
Installez les tables de tri, les bacs et les étiquettes avant l’arrivée du public. Gardez un passage dégagé pour les chariots et placez les panneaux de direction à chaque changement de zone.
Préparez le café, le thé et les gobelets pour les bénévoles avant l’ouverture, mais ne laissez pas cette tâche au dernier moment. Faites aussi une vérification rapide des rallonges, de l’imprimante d’étiquettes et des fournitures de nettoyage la veille.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une collecte de jouets ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Il faut réserver le lieu, définir les règles, mobiliser les bénévoles, communiquer les horaires et organiser le tri avant le jour de collecte.
Combien de bénévoles faut-il pour une collecte de jouets ?: Pour une petite collecte, comptez au moins 4 postes couverts : accueil, vérification, tri et rangement. Ajoutez une personne dès que l’affluence augmente ou que le lieu comporte plusieurs zones.
Quand faut-il installer les tables et les bacs de tri ?: Installez-les le jour même au moins 60 minutes avant l’ouverture. Ce délai permet de tester le parcours, poser les étiquettes et corriger les zones qui ralentissent la circulation.
Comment éviter les dons impossibles à trier ?: Publiez les règles au moins 2 semaines avant la collecte et rappelez-les sur place. À l’accueil, vérifiez chaque don avant de l’envoyer vers une table de tri afin de limiter les retours et l’encombrement.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.