Organiser une clinique de SUP sans rien laisser au hasard

Une clinique de stand-up paddle se prépare d’abord sur l’eau, puis autour de l’accueil et de la sécurité. Commence par réserver le site et le parcours, vérifier les autorisations et confirmer les instructeurs et accompagnateurs. Ensuite, ouvre les inscriptions afin de connaître le nombre de participants, leurs besoins alimentaires et les tailles de combinaisons. La dernière semaine sert à verrouiller la météo, le matériel, les communications et le plan de sécurité.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le site et le parcours aquatique
2
Vérifier les permis et les règles
3
Réserver les instructeurs et les accompagnateurs
4
Envoyer les invitations
5
Ouvrir les inscriptions
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Mettre à jour la liste des participants
9
Vérifier les prévisions météo
10
Partager l'itinéraire et le plan de sécurité
11
Envoyer aux participants les informations pratiques
12
Vérifier le matériel et les quantités
2 personnes
13
Vérifier la liste des courses
14
Faire les courses
2 personnes
15
Refroidir les boissons
16
Préparer les encas et le déjeuner
3 personnes
17
Préparer les kits des participants
2 personnes
18
Apposer les numéros des boards
2 personnes
19
Charger les batteries et les moyens de communication

Événement

20
Vérifier à nouveau la météo
21
Préparer le matériel de sécurité
2 personnes
22
Installer la table d’inscription
2 personnes
23
Installer les tables et les chaises
3 personnes
24
Monter les tentes de fête et l’espace vestiaire
4 personnes
25
Apporter le matériel SUP au bord de l’eau
4 personnes
26
Installer les boards et les pagaies
3 personnes
27
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
28
Assurer l’accueil et l’enregistrement
2 personnes
29
Préparer le café et le thé
2 personnes
30
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
31
Répartir les participants par groupe
2 personnes
32
Donner le briefing de sécurité
3 personnes
33
Montrer la technique de pagayage
2 personnes
34
Distribuer les planches et l’équipement
4 personnes
35
Accompagner les débutants sur l’eau
4 personnes
36
Accompagner le groupe avancé
3 personnes
37
Distribuer de l'eau et des snacks
2 personnes
38
Raccompagner les participants en toute sécurité
4 personnes
39
Récupérer les planches et les pagaies
4 personnes
40
Rincer et sécher le matériel
3 personnes
41
Servir les sandwichs et les en-cas
3 personnes
42
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
43
Répondre aux questions des participants
2 personnes
44
Laver la vaisselle et les verres
2 personnes
45
Ramasser les déchets entre-temps
2 personnes
46
Enregistrer les derniers participants au départ

Suivi

47
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
48
Démonter et ranger les tentes
4 personnes
49
Laisser le bord de l’eau propre
3 personnes
50
Inventorier le matériel
2 personnes
51
Enregistrer les dommages
52
Ranger le matériel propre et sec
3 personnes
53
Évacuer les déchets
2 personnes
54
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
55
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 30
Tentes de réceptionqté 2
Bancs de brasserieqté 4
Portants à vêtementsqté 4

Matériel de sport

Planches de SUPqté 22
Pagaies de SUPqté 22
Bracelets de chevilleqté 22
Gilets de sauvetageqté 25
Combinaisons néoprèneqté 20
Pagaies de rechangeqté 4
Tonneaux étanchesqté 6
Sangles de transportqté 6

Sécurité

Bouées de sauvetageqté 2
Lignes de lancerqté 3
Siffletsqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 4
Étuis étanches pour téléphoneqté 4

Équipement

Mégaphonesqté 2
Talkies-walkies rechargeablesqté 6
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Glacièresqté 6
Thermosqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 50
Assiettesqté 40
Couvertsqté 40
Tassesqté 30

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Louchesqté 6
Corbeilles à painqté 4

Éclairage

Lanternes LEDqté 8

Nettoyage

Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Réserve le site, le parcours aquatique et les encadrants avant d’envoyer les invitations. Sans ces confirmations, tu risques de devoir modifier les horaires ou le nombre de places après l’ouverture des inscriptions.
Fixe une date limite d’inscription au moins 7 jours avant la clinique. Il te faut ce délai pour traiter les réponses, prévoir les combinaisons, préparer les kits et acheter les encas et le déjeuner.
Prévois le matériel par participant, puis ajoute quelques éléments de secours : pagaies de rechange, gilets supplémentaires et moyens de communication chargés. Vérifie les quantités une première fois plusieurs jours avant, puis encore la veille.
Envoie l’itinéraire, les horaires, les consignes vestimentaires et le plan de sécurité avant le jour J. Indique clairement où s’inscrire, où se changer et à quelle heure les participants doivent être présents, car ces informations sont souvent oubliées.
Commence l’installation assez tôt pour monter les tentes, placer les tables, préparer l’accueil et amener le matériel au bord de l’eau avant l’arrivée du groupe. Garde les boissons au frais et prépare les encas et le déjeuner pendant que l’équipe vérifie la zone de pratique.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une clinique de SUP ?: Prévois au minimum 4 semaines pour réserver le site, le parcours et les encadrants, puis ouvrir les inscriptions. Garde les 7 derniers jours pour les besoins alimentaires, la météo, le matériel et les informations pratiques.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour une clinique de SUP ?: Ouvre-les dès que le site, le parcours et les instructeurs sont confirmés, idéalement 3 à 4 semaines avant la date. Ferme les inscriptions environ 7 jours avant afin de finaliser les quantités et les équipements.
Que faut-il vérifier la veille d’une clinique de SUP ?: Vérifie une nouvelle fois la météo, le nombre de participants, les gilets, les planches, les pagaies et le matériel de sécurité. Charge aussi les talkies-walkies, les batteries et les autres moyens de communication avant de préparer le départ.
Que faut-il prévoir pour la sécurité en SUP ?: Prépare des gilets de sauvetage adaptés, des bouées, des lignes de lancer, des sifflets et au moins une trousse de premiers secours accessible. Ajoute un itinéraire partagé, un plan de sécurité et un moyen de communication pour chaque équipe d’encadrement.

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