Zo organiseer je een SUP-clinic zonder last-minute gedoe
Begin een SUP-clinic niet met het bestellen van boards, maar met de waterroute en de veiligheidsvoorwaarden. Leg daarna instructeurs, begeleiders en het maximale aantal deelnemers vast, zodat je materiaal en begeleiding daarop kunt afstemmen. Open vervolgens de aanmeldingen en verzamel dieetwensen, zodat lunch en deelnemerspakketten kloppen. In de laatste week draait alles om weer, route-informatie, communicatie en een volledige materiaalcontrole. Op de dag zelf werk je van registratie naar uitleg, omkleden en veilig te water gaan.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Locatie en waterroute reserveren
- 2
Vergunningen en regels controleren
- 3
Instructeurs en begeleiders vastleggen
- 4
Uitnodigingen versturen
- 5
Aanmeldingen openen
- 6
Aanmeldingen verwerken
- 7
Dieetwensen verzamelen
- 8
Deelnemerslijst bijwerken
- 9
Weersverwachting controleren
- 10
Route en veiligheidsplan delen
- 11
Deelnemers praktische informatie sturen
- 12
Materiaal en aantallen controleren
2 personen
- 13
Boodschappenlijst controleren
- 14
Boodschappen doen
2 personen
- 15
Dranken koelen
- 16
Hapjes en lunch voorbereiden
3 personen
- 17
Deelnemerspakketten klaarleggen
2 personen
- 18
Boardnummers aanbrengen
2 personen
- 19
Accu's en communicatiemiddelen laden
Event
- 20
Weerbericht opnieuw controleren
- 21
Veiligheidsmateriaal klaarleggen
2 personen
- 22
Inschrijftafel opbouwen
2 personen
- 23
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
- 24
Partytenten en omkleedruimte opbouwen
4 personen
- 25
SUP-materialen naar de waterkant brengen
4 personen
- 26
Boards en peddels uitstallen
3 personen
- 27
Registratiebalie inrichten
2 personen
- 28
Ontvangst en registratie verzorgen
2 personen
- 29
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
- 30
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
- 31
Deelnemers indelen per groep
2 personen
- 32
Veiligheidsbriefing geven
3 personen
- 33
Peddeltechniek demonstreren
2 personen
- 34
Boards en uitrusting uitdelen
4 personen
- 35
Beginners op het water begeleiden
4 personen
- 36
Gevorderde groep begeleiden
3 personen
- 37
Water en snacks uitdelen
2 personen
- 38
Deelnemers veilig terugbrengen
4 personen
- 39
Boards en peddels innemen
4 personen
- 40
Materiaal afspoelen en drogen
3 personen
- 41
Broodjes en hapjes serveren
3 personen
- 42
Dranken bijvullen
2 personen
- 43
Deelnemersvragen beantwoorden
2 personen
- 44
Servies en glazen afwassen
2 personen
- 45
Afval tussentijds verzamelen
2 personen
- 46
Laatste deelnemers uitchecken
Nazorg
- 47
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
- 48
Tenten afbreken en opbergen
4 personen
- 49
Waterkant schoon achterlaten
3 personen
- 50
Materialen inventariseren
2 personen
- 51
Beschadigingen registreren
- 52
Materialen schoon en droog opbergen
3 personen
- 53
Afval afvoeren
2 personen
- 54
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 55
Deelnemers bedanken
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 6
- Klapstoelenaantal 30
- Partytentenaantal 2
- Bierbankenaantal 4
- Kledingrekkenaantal 4
Sportmateriaal
- SUP-boardsaantal 22
- SUP-peddelsaantal 22
- Enkelbandenaantal 22
- Reddingsvestenaantal 25
- Wetsuitsaantal 20
- Reservepeddelsaantal 4
- Waterdichte tonnenaantal 6
- Draagriemenaantal 6
Veiligheid
- Reddingsboeienaantal 2
- Werplijnenaantal 3
- Fluitjesaantal 6
- EHBO-koffersaantal 2
- Zaklampenaantal 4
- Waterdichte telefoonhoezenaantal 4
Apparatuur
- Megafonenaantal 2
- Oplaadbare portofoonsaantal 6
- Verlengsnoerenaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
- Koelboxenaantal 6
- Thermoskannenaantal 4
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 50
- Bordenaantal 40
- Besteksetsaantal 40
- Mokkenaantal 30
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 6
- Serveerschalenaantal 8
- Opscheplepelsaantal 6
- Broodmandenaantal 4
Verlichting
- LED-lantaarnsaantal 8
Schoonmaak
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakdoekenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Reserveer de locatie en waterroute vroeg en controleer direct welke vergunningen en lokale regels gelden. Plan uiterlijk één week vooraf een alternatief voor slecht weer of hoog water.
- Houd per deelnemer bij welke maat wetsuit en welk reddingsvest nodig is. Tel boards, peddels, enkelbanden en reservepeddels apart na; een tekort ontdek je anders pas aan de waterkant.
- Stuur route, veiligheidsplan, starttijd, parkeerinformatie en kledingadvies minimaal 3 dagen vooraf. Vermeld ook wanneer deelnemers aanwezig moeten zijn voor registratie en materiaaluitgifte.
- Laad accu’s van portofoons en andere communicatiemiddelen de avond ervoor. Leg reddingsboeien, werplijnen, fluitjes, EHBO-koffers en waterdichte telefoonhoezen op één duidelijk gemarkeerde plek klaar.
- Bouw registratie, tafels, stoelen, partytenten en omkleedruimte vóór aankomst van de groep op. Breng boardnummers vooraf aan en zet materiaal eerst bij elkaar voordat je deelnemers laat omkleden.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet je een SUP-clinic organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de locatie, waterroute, instructeurs en vergunningen. Open de aanmeldingen daarna, zodat je uiterlijk 1 week voor de clinic de deelnemersaantallen en materiaalbehoefte kent.
- Hoeveel begeleiders heb je nodig voor een SUP-clinic?
- Dat hangt af van de groepsgrootte, route en ervaring, maar leg naast de instructeur minimaal één begeleider vast voor registratie, materiaal en ondersteuning aan de kant. Plan extra begeleiding zodra de groep niet overzichtelijk vanaf één punt te volgen is.
- Wanneer controleer je het weer voor een SUP-clinic?
- Controleer de weersverwachting opnieuw 48 uur en nogmaals op de ochtend van de clinic. Deel bij een gewijzigde windrichting, onweer of onveilige waterstand direct de aangepaste route of afgelasting met alle deelnemers.
- Wat moet je deelnemers vooraf laten weten voor een SUP-clinic?
- Stuur minimaal 3 dagen vooraf de starttijd, verzamelplek, route, kledingadvies, veiligheidsregels en informatie over eten en drinken. Vraag uiterlijk dan ook naar dieetwensen en relevante bijzonderheden, zodat je lunch en deelnemerspakketten kunt voorbereiden.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Gebruik dit planGratis te starten — geen creditcard nodig.